Como automatizar o processamento de pedidos (2025)

Para os varejistas, a jornada de compra — do "compre agora" ao "pacote entregue" — envolve uma série de etapas complexas. Para realizá-la de forma eficiente, as empresas precisam alocar tempo e recursos para a gestão de estoque, envio e rastreamento.

Quando realizados manualmente ou por meio de sistemas que não se comunicam entre si, esses processos podem gerar gargalos e comprometer a experiência do cliente. A automação do processamento de pedidos surge como uma solução estratégica, reunindo todas essas etapas em um sistema integrado e eficiente.

Neste guia, você vai entender como funciona a automação no processamento de pedidos e como ela pode ser aplicada de forma inteligente no varejo online.

O que é automação do processamento de pedidos?

A automação do processamento de pedidos é uma abordagem tecnológica que simplifica e integra as diferentes etapas envolvidas nesse processo. Com o uso combinado de softwares e dispositivos, é possível automatizar tarefas manuais e repetitivas de gestão e controle de estoque, separação, embalagem e envio dos pedidos.

Ao centralizar essas operações em um sistema unificado, os varejistas conseguem otimizar fluxos de trabalho, reduzir a necessidade de intervenção humana, minimizar erros e garantir mais precisão no processamento de pedidos dos clientes.

Vantagens de automatizar o processamento de pedidos

• Elimina a entrada manual de dados
• Otimiza o espaço de armazenamento
• Reduz os custos operacionais
• Melhora a experiência do cliente
• Simplifica a gestão de devoluções

Automatizar o processamento de pedidos é como contar com uma máquina bem ajustada impulsionando seu e-commerce: cada etapa — do controle de estoque à entrega — funciona de forma integrada e eficiente. Veja algumas das principais vantagens:

Elimina a entrada manual de dados

A entrada manual de dados consome tempo e pode levar a erros, causando problemas na cadeia de suprimentos. Ao eliminar etapas manuais, você reduz erros no processamento de pedidos e em outras tarefas repetitivas, aumentando a confiabilidade e a eficiência de todo o processo.

Otimiza o espaço de armazenamento

Automatizar o processamento de pedidos aprimora a gestão do armazém, permitindo atualizações em tempo real e um controle mais preciso dos níveis de estoque. Com um sistema de gestão integrado, é possível automatizar diversas tarefas, desde a previsão de demanda até o planejamento de compras de estoque.

Esse controle mais eficiente ajuda e-commerces a se adaptarem rapidamente a variações inesperadas na demanda.

Reduz os custos operacionais

Automatizar o processamento de pedidos gera economia significativa. A automação reduz os custos com mão de obra, já que minimiza tarefas manuais e repetitivas no centro de distribuição.

Além de agilizar as operações, é possível aproveitar descontos em envios de grande volume e otimizar o uso de embalagens, reduzindo os custos com frete. A capacidade de adaptação rápida às mudanças do mercado também torna a gestão de estoque e da cadeia de suprimentos mais eficiente, abrindo novas oportunidades para economizar.

Melhora a experiência do cliente

Os consumidores esperam entregas rápidas e precisas ao fazer compras online. Ao automatizar a gestão de pedidos, sua empresa pode oferecer um serviço mais ágil e confiável, gerando um impacto direto na satisfação do cliente.

Além disso, a automação reduz significativamente a chance de atrasos e erros, garantindo uma experiência de compra mais positiva e consistente.

Simplifica a gestão de devoluções

As devoluções são parte inevitável de administrar um e-commerce. Softwares de automação de processamento de pedidos gerenciam todo o processo de devolução, desde o recebimento de um pacote até a atualização do estoque da loja.

Como automatizar o processamento de pedidos

1. Avalie suas operações atuais de processamento de pedidos
2. Escolha um software eficiente e confiável para automação
3. Integre o sistema escolhido à sua plataforma de e-commerce
4. Automatize a gestão de estoque
5. Otimize as atividades do seu armazém
6. Acelere os processos de envio
7. Implemente a gestão automatizada das devoluções
8. Realize auditorias periódicas e ajuste continuamente o processo

Confira um guia passo a passo para ajudá-lo a navegar pelo processo de automação do processamento de pedidos:

1. Avalie suas operações atuais de processamento de pedidos

Avalie seu sistema atual de processamento de pedidos para identificar ineficiências e áreas que requerem entrada manual de dados. Monitore métricas como o tempo de envio e a taxa de precisão dos pedidos para entender o desempenho atual do seu processo.

2. Escolha um software eficiente e confiável para automação

Opte por uma solução de processamento de pedidos que ofereça recursos como:

• Rastreamento de estoque em tempo real

• Sincronização automática de pedidos

• Algoritmos de envio

• Capacidades de integração

Soluções como FBA - Logística da Amazon, Magalu e Mercado Livre permitem automatizar grande parte do processo e selecionar as opções de envio mais econômicas.

3. Integre o sistema escolhido à sua plataforma de e-commerce

Conecte sua plataforma de e-commerce ao software de processamento escolhido para transferir dados automaticamente, mantendo o estoque e o processamento de pedidos sempre atualizados. Essa integração é a base da automação do processamento, garantindo que os pedidos fluam de forma eficiente da sua loja virtual até o centro de distribuição.

A API de processamento de pedidos da Shopify permite integrar facilmente serviços de processamento externos, sincronizando automaticamente dados de pedidos, níveis de estoque e informações de envio entre sua plataforma de e-commerce e a solução selecionada.

4. Automatize a gestão de estoque

Uma solução avançada de gestão de estoque oferece recursos como alertas de reabastecimento automatizados e análises preditivas para planejamento de demanda. Use essas ferramentas para implementar práticas de estoque just-in-time, reduzindo custos de armazenamento.

O Shopify PDV integra vendas online e presenciais, permitindo que os varejistas gerenciem o estoque de forma centralizada e em tempo real, o que garante maior controle e visibilidade dos produtos.

5. Otimize as atividades do seu armazém

Se você administra seu próprio armazém, adote um sistema de gestão de armazém (WMS) que automatize operações essenciais. Algoritmos inteligentes para alocação de espaço, além de rotinas automatizadas de separação e embalagem, ajudam a otimizar recursos e o aproveitamento do espaço.

A automação eficiente das funções do armazém reduz significativamente erros humanos e acelera todo o processo de processamento dos pedidos.

6. Acelere os processos de envio

Integre soluções de envio baseadas em algoritmos que selecionam automaticamente a transportadora ideal para cada pedido. Esses algoritmos consideram fatores como custo, destino e peso do pacote para escolher a melhor opção, ajudando a reduzir custos e acelerar os prazos de entrega. Além disso, a implementação da impressão automática de etiquetas e o processamento em lote potencializam ainda mais a agilidade no envio.

O Shopify Shipping (ainda não disponível no Brasil) simplifica o envio ao oferecer tarifas com desconto, além de possibilitar a impressão de etiquetas e o processamento rápido dos pedidos — tudo em uma única plataforma. Essas automações ajudam a reduzir significativamente os custos de envio, garantindo uma vantagem competitiva para o seu negócio.

Mesmo que você não utilize o Shopify Shipping, é possível automatizar outras etapas do processamento de pedidos com o Shopify Flow. Essa ferramenta conta com modelos pré-configurados para automatizar tarefas de processamento, como:

• Enviar notificações de baixo estoque antes de o estoque ser zerado

• Reabastecer automaticamente para garantir fornecimento contínuo de estoque

• Gerar etiquetas de pedidos, comprovantes de embalagem e etiquetas de envio

• Priorizar pedidos para processamento

• Escolher transportadoras com base nos critérios do pedido

Por exemplo, você pode configurar o Shopify Flow para priorizar pedidos de clientes que pagaram por envio expresso. Esses pedidos são direcionados a um transportador rápido que pode se comprometer com a entrega no dia seguinte. Tudo isso acontece sem a sua intervenção manual, permitindo que você faça o que faz de melhor: vender.

7. Implemente a gestão automatizada das devoluções

Utilize uma plataforma especializada em gestão de devoluções que automatize esse processo. Isso acelera as devoluções e permite uma rotação mais rápida do estoque.

Para aumentar a satisfação do cliente, use recursos como geração automatizada de autorização de devolução de mercadorias (RMA), atualizações de estoque em tempo real ao receber devoluções e reembolsos acionados automaticamente.

8. Realize auditorias periódicas e ajuste continuamente o processo

Revise regularmente seu sistema automatizado de processamento de pedidos para identificar ineficiências e áreas para melhoria. Use indicadores-chave de desempenho (KPIs), como taxa de precisão dos pedidos, custos de processamento e pontuações de satisfação do cliente, para medir a eficácia da sua automação.

Faça ajustes baseados em dados em seus fluxos de trabalho, configurações de software e estratégias de gestão de estoque para garantir uma otimização contínua. Se você dedica duas horas por semana para emitir etiquetas de pedidos, isso representa mais de 100 horas por ano, tempo que pode ser economizado com o uso do Shopify Flow.

Integre a automação do processamento de pedidos com sua cadeia de suprimentos

Tradicionalmente, as equipes de processamento operavam de forma isolada, sem acesso a dados de vendas ou de estoque. Elas utilizavam sistemas próprios de gestão de armazém, com informações restritas ao centro de distribuição, como pedidos e níveis de estoque locais.

Plataformas de comércio unificado, como a Shopify, centralizam dados de diferentes fontes em um único painel. Em vez de atualizar manualmente fornecedores e parceiros logísticos com informações sobre estoque ou produtos, é possível automatizar esse processo por meio da integração entre o sistema WMS e a conta Shopify, garantindo atualizações em tempo real.

Essa integração é ainda mais relevante em operações omnicanal, nas quais os pedidos podem vir de diferentes frentes: tanto do seu e-commerce quanto de clientes que compraram na loja física e optaram por receber os produtos em casa.

Um painel centralizado com dados de estoque e processamento ajuda a manter a consistência operacional e garante que os produtos certos estejam disponíveis para atender os pedidos, independentemente do canal de venda

Estratégias para otimizar a automação da cadeia de suprimentos

O processamento de pedidos é apenas uma etapa da cadeia de suprimentos. Nos últimos anos, a indústria logística tem avançado rapidamente com o uso de ferramentas de automação, como:

• Análises preditivas. Em vez de tomar decisões apenas com base em dados históricos, combine-os com tendências sazonais e condições de mercado. A maioria das soluções automatizadas de WMS possui esse tipo de análise preditiva para prever a demanda e otimizar os níveis de estoque.

• Sistemas automatizados de armazenagem e recuperação (AR/RS). Essas soluções robóticas localizam e embalam produtos automaticamente, eliminando a necessidade de busca manual pela equipe do armazém. Isso reduz o tempo de deslocamento interno e aumenta a agilidade e a precisão no processamento de pedidos.

• Faturamento e pagamentos automatizados. Manter os pagamentos em dia fortalece o relacionamento com fornecedores e contribui para a continuidade no abastecimento de estoque. Soluções como PagSeguro e Conta Azul permitem automatizar esse processo, melhorando o fluxo de caixa e evitando custos com atrasos.