Tipy, jak vytvořit profesionální firemní e-mail

Většina z nás má nějakou trapnou e-mailovou adresu (například milovniceandulek91, diskoholka, bbbbbalon23 – však to znáte). Tyto hravé a přehnaně upřímné přezdívky byly součástí hledání vlastní identity na internetu.

V obchodním styku může dobře zvolená e-mailová adresa přispět k profesionálnímu image, může také zanechat pozitivní dojem a snížit riziko zmeškaných zpráv. Andulky budete mít v srdci navždy, ale moderní obchodní komunikace vyžaduje odpovídající profesionální e-mailovou adresu. V dnešní digitální době to znamená adekvátně prezentovat sám sebe a mít jasnou a stručnou e-mailovou adresu pro své podnikání.

Prvky e-mailové adresy

• Lokální část
• @
• Doména

Každá e-mailová adresa je jedinečná. Všechny adresy ale mají následující základní formát:

Lokální část

„Lokální část“ vaší e-mailové adresy tvoří vaše uživatelské jméno. Může se skládat z písmen, čísel a většiny alfanumerických znaků.

@

Symbol „zavináč“ je základním prvkem všech e-mailových adres. Poprvé jej použil v roce 1971 průkopník e-mailu Ray Tomlinson k oddělení jména a zařízení zamýšleného příjemce. V dnešní době odděluje uživatelské jméno od poskytovatele e-mailu nebo vlastní domény.

Doména

Vaše e-mailová doména označuje cílový webový server, na který bude vaše pošta odeslána. Například u osobního účtu Gmail je doménovým jménem gmail.com. Profesionální doména je obvykle název společnosti nebo vaše vlastní jméno (v případě osobních značek či portfoliových webů).

Tipy, jak vytvořit firemní e-mail

• E-mail má být jednoduchý a zapamatovatelný
• Použijte své jméno, nikoliv svůj titul
• Interpunkci používejte střídmě
• Vytvořte si primární a sekundární schránky
• Svou webovou doménu propojte s e-mailem
• Udržujte všeobecné schránky všeobecnými

Vytvoření e-mailové adresy se zdá být opravdu jednoduchým úkonem. Když si ale uvědomíte, kolik jich už existuje (v roce 2025 celkový počet činí přibližně 8 miliard), situace se trochu zkomplikuje. Klíčem k úspěchu je najít způsob, jak se co nejvěrněji prezentovat v rámci dostupných možností.

Níže uvádíme několik věcí, na které je třeba si dávat pozor:

E-mail má být jednoduchý a zapamatovatelný

Firemní e-mailové adresy by měly být snadno vyslovitelné. Vaše e-mailová adresa by měla být dostatečně jasná, aby si ji někdo mohl na schůzce nebo na networkingové akci správně zapsat a v případě potřeby se s vámi spojit.

Použijte své jméno, nikoliv svůj titul

Pracovní tituly se neustále mění, a to i v rámci jedné organizace. V obchodní e-mailové adrese by tedy neměly figurovat. Svůj pracovní titul, informace o společnosti, profesní kvalifikace a/nebo tituly si raději uložte do podpisové šablony e-mailu.

Pokud opravdu chcete, můžete svou pracovní funkci do své e-mailové adresy zahrnout. Může se ale stát, že bude v budoucnu zastaralá nebo nepřesná. Zahrnutí pracovní funkce funguje nejlépe u adres konzultantů nebo samostatně výdělečně činných profesionálů, jejichž dovednosti jsou jejich živobytím (např. „janaspisovatelka@doména.com“ nebo „jenda.pravnik@doména.com“).

Interpunkci používejte střídmě

Použití teček a podtržítek k oddělení jmen a iniciál může zabránit pravopisným chybám a usnadnit čtení vaší adresy, ale jejich nadměrné používání může mít opačný účinek. Snažte se dodržovat jeden způsob a držte se ho v celé adrese.

Vytvořte si primární a sekundární schránky

Z organizačních a bezpečnostních důvodů není dobré používat stejnou e-mailovou adresu pro osobní a pracovní účely. Vytvořte si dva (nebo více) e-mailových účtů. Jeden bude sloužit jako primární obchodní e-mailová adresa a druhý jako samostatná schránka určená pouze pro osobní poštu.

Svou webovou doménu propojte s e-mailem

Většina balíčků webových stránek obsahuje několik bezplatných firemních e-mailových účtů připojených k vaší vlastní doméně. Používání vlastní domény namísto domény jako @gmail.com nebo @yahoo.com může působit profesionálněji a pomáhá s rozpoznáním vaší značky. Jakmile nastavíte své e-mailové adresy, propojte je se svým preferovaným poskytovatelem e-mailových služeb (Gmail, Outlook nebo jiná e-mailová aplikace). E-mailové adresy také můžete propojit s jakýmikoliv CRM a marketingovými nástroji, jako jsou Hubspot nebo Klaviyo.

Udržujte všeobecné schránky všeobecnými

Pro zprávy, které nejsou určeny konkrétní osobě, můžete nastavit všeobecnou kontaktní e-mailovou schránku, ke které bude mít přístup více zaměstnanců nebo několik oddělení. Příchozí zprávy od potenciálních klientů nebo dotazy zákazníků pak můžete přesměrovat příslušnému členovi týmu.

Klíčovými prvky všeobecné e-mailové adresy jsou jednoduchost a předvídatelnost. Cílem takové adresy je to, aby vás někdo mohl co nejjednodušším způsobem kontaktovat. Zvažte například adresu „marketing@vašedoména.com“ nebo „kontaktujtenas@vašedoména.com.“ Možná zjistíte, že jednoduchá obecná e-mailová adresa pro prodej generuje více potenciálních zákazníků než adresa s chytrým, ale méně intuitivním uživatelským jménem.

Nápady na profesionální e-mailovou adresu

• Celé jméno
• Část jména
• Týmové schránky

Mnoho společností, dokonce i v kreativních nebo neformálních odvětvích, má zavedené konvence pro pojmenování e-mailů. Vytvoření vlastní profesionální e-mailové adresy může vyžadovat trochu experimentování, a to zejména pokud je vaše jméno relativně běžné a související e-mailová adresa je již obsazená.

Níže uvádíme několik nápadů na profesionální e-mailovou adresu pro vás a váš tým, spolu s několika příklady, jak můžete strukturovat své uživatelské jméno:

Celé jméno

Nejprve zkuste, zda můžete použít své celé jméno (janazmijova@doména.com). Pokud používáte prostřední jméno nebo iniciálu prostředního jména, zkuste je zahrnout (janakzmijova@doména.com). Alternativně také můžete pro lepší odlišení a čitelnost použít interpunkci (jana.k.zmijova@doména.com, jana.kamila.zmijova@doména.com).

Částečné jméno

Případně můžete zvolit pouze své příjmení a své křestní jméno označit iniciálou. Tím si zachováte určitou úroveň soukromí a budete mít na výběr z více variant. Malé společnosti, které mají pouze několik členů týmu, se mohou rozhodnout pouze pro křestní jméno uživatele (jana@doména.com). Větší společnosti zase mohou zkusit strukturování lokální části e-mailu pomocí kombinace křestního jména a příjmení (například iniciála křestního jména plus iniciála prostředního jména a příjmení: jkzmijova@doména.com).

Týmové schránky

Jako zakladatel nebo vedoucí týmu, který nastavuje základní schránky společnosti, můžete zahrnout několik sdílených adres, a to v závislosti na potřebách vašeho podnikání. Obecné e-mailové adresy šetří čas tím, že umožňují týmovou spolupráci v rámci monitorování pošty a odpovídání na příchozí e-maily.

• Spolupráce s freelancery: Pokud spolupracujete s freelancery, zvažte při vytváření své e-mailové adresy použití klíčových slov souvisejících s daným oborem, jako „prihlasky@doména.com“.
• Nábor: Pro rychle rostoucí značky nebo náborové týmy jsou adresy, jako např. „kariera@doména.com“ nebo „prace@doména.com“ snadným a intuitivním způsobem, jak monitorovat žádosti o zaměstnání.
• Obecné komunikace: V případě obecných e-mailových adres pro prodej používejte jednoduché názvy, jako „dotazy@doména.com“ nebo „prodej@doména.com.“
• Zákaznický servis: „podpora@doména.com“ je běžná e-mailová adresa zákaznického servisu, zatímco adresa „vracenizbozi@doména.com“ funguje jako obecná e-mailová adresa pro vracení zboží.