Cashflow-Management: Definition und Umsetzung inkl. Beispiele

Das Cashflow-Management ist einer der vielen Gründe, warum es so schwierig ist, ein neues Unternehmen auf die Beine zu stellen. Neue und wachsende Unternehmen haben oft keinen Puffer an zusätzlichem Kapital, um kurzfristige Engpässe zu überbrücken, da sie ständig reinvestieren. Jahre mit dem größten Wachstum – insbesondere die ersten Jahre im Leben eines Unternehmens – sind auch in Bezug auf den Cashflow herausfordernd.

Die Verbesserung des Cashflows ist eine kluge Entscheidung für jedes Unternehmen. Es spielt keine Rolle, wie gut dein Geschäftsmodell ist, wie profitabel es ist oder wie viele Investor:innen du gewonnen hast. Wenn du nach einem Bereich suchst, auf den du dich konzentrieren kannst, um einen dramatischen Einfluss auf dein Unternehmen zu erzielen, dann ist dies der richtige.

Was bedeutet Cashflow?

Der Cashflow ist der Geldfluss in deinem Unternehmen. Dabei handelt es sich sowohl um das Geld, das in ein Unternehmen fließt (z. B. Verkäufe, Zinsen aus Investitionen, Gutschriften und ähnliches) als auch um das Geld, das aus einem Unternehmen abfließt (z. B. Ausgaben wie Website-Wartung und -Hosting, Einkauf von Waren, Miete, Versandkosten und mehr).

Eine Cashflow-Rechnung dokumentiert diese Zuflüsse und Abflüsse, sodass du alles auf einen Blick sehen und bei Bedarf tiefer eintauchen kannst. Um den Cashflow zu berechnen, notiert ein Unternehmen, wie viel Bargeld zu Beginn und am Ende eines bestimmten Zeitraums – z. B. einer Woche oder eines Monats – verfügbar ist. Das Unternehmen hat einen positiven Cashflow, wenn am Ende des Zeitraums mehr Geld auf dem Konto ist als zu Beginn. Ist am Ende weniger Geld vorhanden, handelt es sich um einen negativen Cashflow.

Gut im Cashflow-Management zu werden, ist eine der besten Maßnahmen, die du für dein Unternehmen ergreifen kannst. Darüber hinaus ist es eine Fähigkeit, die du auch in anderen Unternehmungen sowie in deinen persönlichen Finanzen anwenden kannst.

Die Bedeutung des Cashflow-Managements

1. Engpässe vorhersagen
2. Stress im Unternehmen reduzieren
3. Wissen, wann man wachsen kann
4. Vorteile nutzen
5. Budget-Genauigkeit verbessern

1. Engpässe vorhersagen

Effektives Cashflow-Management hilft dir, potenzielle Geldengpässe zu erkennen und vorherzusagen, bevor sie eintreten. Wenn du dir der möglichen Probleme bewusst bist, kannst du lähmende Engpässe vermeiden und rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, bevor es kritisch wird. Beispiele für solche Maßnahmen sind:

• Deine:n Vermieter:in anrufen und darum bitten, ein paar Tage später zahlen zu dürfen
• Eine Lieferung verzögern, um die Zahlung von Zöllen hinauszuschieben
• Eine Promotion starten, um schnell zusätzliche Verkäufe zu erzielen
• Eine Inkasso-Aktion starten, um ausstehende Rechnungen einzutreiben

2. Stress reduzieren

Das Management des Cashflows kann dir viel Stress ersparen. Ein großer Teil der Unsicherheit im Unternehmen kommt daher, dass die Finanzplanung nicht transparent ist. Es ist viel beruhigender, einen Überblick zu haben, auch wenn die Aussichten nicht rosig sind. Wenn du den Status Quo kennst, bist du besser vorbereitet und kannst entsprechend reagieren.

3. Unternehmenswachstum planen

Wenn du den Cashflow im Griff hast, kannst du das Unternehmenswachstum planen. Denn nur weil deine Gewinn- und Verlustrechnung ein Plus anzeigt, bedeutet das nicht, dass dieses Geld tatsächlich verfügbar ist. Ein genauer Einblick in die liquiden Mittel ist Grundvoraussetzung für strategische Entscheidungen.

Wenn du deinen Cashflow über mehrere Wochen oder Monate im Blick hast, weißt du, wie viel du beiseite legen und wie viel du für Wachstum investieren kannst.

4. Kommunikation erleichtern

Ein gutes Cashflow-Management verschafft dir einige Vorteile. Wenn du beispielsweise Geld von der Bank über eine Kreditlinie benötigst, wird dir eine fundierte Cashflow-Planung helfen.

Finanzinstitute schätzen eine klare Planung. Vor allem wenn du ihnen genau aufzeigen kannst, wann du das Geld zurückzahlen wirst. Auch Lieferant:innen sind eher bereit, flexibel zu sein, wenn sie wissen, wie und wann du zahlen wirst. Sie wollen deine Aufträge und sind eher bereit, dir entgegenzukommen, wenn sie dir vertrauen können.

5. Budget-Genauigkeit verbessern

Cashflow-Analysen sind oft viel genauer als Budgets. Budgets zeigen dir, was du dir wünschst – sie sind eher optimistisch. Cashflow-Prognosen hingegen zeigen dir, was tatsächlich passiert. Sie helfen dir, entsprechend zu handeln – auch wenn die Realität nicht mit deinen ursprünglichen Plänen übereinstimmt.

Viele Unternehmer:innen möchten am liebsten nicht über das Cashflow-Management nachdenken und hoffen einfach, dass alles gut geht. Doch das Risiko ist zu groß. Es lohnt sich, den Überblick über dein Geld zu behalten, falls du dein Budget anpassen musst.

10 Strategien für das Cashflow-Management

1. Erstelle eine Prognose
2. Konzentriere dich auf die Bestandskontrolle
3. Leasen, nicht kaufen
4. Rechnungen pünktlich versenden und bezahlen
5. Suche nach alternativen Einnahmequellen
6. Überprüfe, ob Lieferant:innen Rabatte für frühzeitige Zahlungen anbieten
7. Verhandel Lieferantenbedingungen
8. Eröffne ein hochverzinsliches Sparkonto
9. Habe ein Notfallfond
10. Investiere in Software

1. Erstelle eine Prognose

Effektives Cashflow-Management beginnt mit der Prognose deiner Geldzuflüsse und -abflüsse, der Zeitplanung und der voraussichtlichen Cash-Bestände.

Stelle sicher, dass du alle Geldzuflüsse und -abflüsse berücksichtigst – einschließlich Gehältern, Forderungseingängen, Miete, Warenkäufen, Investitionen und Darlehenszahlungen. Je genauer deine Cashflow-Prognose ist, desto bessere Entscheidungen kannst du über Ausgaben, Investitionen und Wachstum treffen.

Angenommen, du musst nächsten Monat das Sicherheitssystem deines Geschäfts überholen. Es handelt sich um eine große Ausgabe, die deine Zahlungsfähigkeit beeinträchtigen könnte. Die Implementierung deiner Cashflow-Prognose gibt dir genügend Zeit für die Planung und Steuerung dieser Ausgabe, ohne an anderer Stelle in Engpässe zu gelangen.

Behalte jederzeit den Überblick über deinen Cashflow – egal ob für ein Quartal oder ein Jahr. Probier dies mit dem Cashflow-Rechner von Shopify aus.

Die meisten Unternehmen arbeiten am besten, wenn sie wöchentlich planen. Manche müssen jedoch täglich planen, während andere nur monatlich planen müssen. Es liegt auch an dir, ob du jede einzelne Ausgabe oder nur Kategorien von Ausgaben einbeziehen möchtest. Diese Entscheidungen hängen von der Größe und Komplexität deines Unternehmens ab.

Ähnlich werden manche Unternehmen in der Lage sein, ihren Cashflow für sechs Monate genau vorherzusagen, während andere dies nur für zwei Wochen können. Im Allgemeinen solltest du versuchen, vier bis sechs Wochen mit angemessener Genauigkeit zu prognostizieren. Eine gute Faustregel für das Cashflow-Management in kleinen Unternehmen ist: Je weiter du in die Zukunft schaust, desto ungenauer werden deine Vorhersagen sein.

2. Konzentriere dich auf die Bestandskontrolle

Im Hinblick auf das Cashflow-Management solltest du in Betracht ziehen, deinen Bestand zu aktualisieren, um die aktuellen Angebots- und Nachfrage-Stufen in deinem Unternehmen widerzuspiegeln. Führe eine häufige ABC-Analyse deiner Produkte durch, um zu bestimmen, was sich verkauft und was nicht. Dann kannst du mehr Lagerbestand bereithalten, der voraussichtlich schnell verkauft wird, und langsam drehende Bestände zu einem Rabatt abstoßen.

3. Leasen, nicht kaufen

Die Finanzierung kleiner Unternehmen ist immer knifflig, besonders in schwierigen Zeiten. Du möchtest nicht zu viel Schulden machen, aber manchmal musst du in Ausrüstung oder Waren investieren, die sich langfristig auszahlen.

Gute Cash-Management-Praktiken wären, zu leasen anstatt zu kaufen. Wenn du leasen kannst, zahlst du kleinere Beträge über die Zeit und hältst so den Cashflow für deine täglichen Geschäfte aufrecht. Außerdem sind Leasingraten Betriebsausgaben, die du von deinen Steuern absetzen kannst.

4. Rechnungen pünktlich versenden und bezahlen

Ein wichtiger Teil des Cashflow-Managements für kleine Unternehmen besteht darin, so schnell wie möglich bezahlt zu werden. Wenn du Rechnungen sofort versendest, werden die Forderungen schneller eingehen.

Wenn du normalerweise in einem monatlichen Abrechnungszyklus arbeitest, kann sich ein Wechsel zu einem Rechnungsmodell auf Abruf lohnen. Für einen schnelleren Zahlungseingang kannst du deinen Kund:innen außerdem einen Rabatt für frühzeitige Zahlungen anbieten.

5. Suche nach alternativen Einnahmequellen

Wenn sich deine Situation ändert und Druck auf deine aktuellen Einnahmequellen ausübt, suche nach alternativen Möglichkeiten, um online Geld zu verdienen. Möglicherweise kannst du weniger profitable Einnahmequellen vorübergehend oder sogar dauerhaft durch einfachere und effektivere ersetzen.

Beispielsweise kannst du verschiedene Einkaufserlebnisse wie Click & Collect und lokale Lieferoptionen anbieten. Dies kann dir helfen, dein Cashflow-Management zu erleichtern und den Druck auf deine Einnahmen zu verringern.

6. Überprüfe Zahlungsziele

Prüfe, ob Lieferant:innen unterschiedliche Zahlungsziele und gegebenenfalls Skonto anbieten. Es kann sich mitunter lohnen, Rechnungen schneller zu bezahlen. Wenn du deine Lieferant:innen frühzeitig bezahlst, kannst du Geld sparen und sogar die Integrität deiner Lieferbeziehungen verbessern, insbesondere wenn andere Unternehmen in schwierigen Zeiten Zahlungen verzögern.

7. Verhandle Lieferantenbedingungen

In schwierigen Zeiten solltest du die Lieferant:innen, mit denen du eine starke Geschäftsbeziehung hast, kontaktieren und um günstigere Bedingungen bitten. Viele Lieferant:innen sind bereit, einen flexiblen Zahlungsplan zu vereinbaren oder eine längere Zahlungsfrist zu gewähren.

Der Schlüssel ist, starke und vertrauensvolle Beziehungen aufzubauen, bevor deine Cashflow-Situation kritisch wird. Sei ehrlich, halte die Kommunikation offen und zahle pünktlich. Wenn du beispielsweise in der Vergangenheit frühzeitig und pünktlich gezahlt hast, sind deine Lieferant:innen möglicherweise bereit, dir eine verlängerte Zahlungsfrist zu gewähren.

8. Eröffne ein hochverzinsliches Sparkonto

Überprüfe deine Einnahmen im Vergleich zu deinen Ausgaben. Eventuelle Überschüsse kannst du in einem hochverzinslichen Geschäftskonto sparen, um deinen Cashflow zu maximieren.

Diese Konten ermöglichen es dir, eine Reserve für schwierigere Zeiten anzusparen. Bei der Auswahl eines Sparkontos solltest du eines in Betracht ziehen, das leicht zugänglich und einfach zu bedienen ist. Außerdem solltest du auf eine attraktive Verzinsung und eine niedrige Mindesteinlage achten. Dies kann deine Cash-Position von Monat zu Monat verbessern und dir helfen, dich auf unvorhergesehene Auswirkungen auf deine Kund:innen oder Lieferant:innen vorzubereiten.

9. Lege eine Notreserve an

Das Wachstum eines Unternehmens belastet deinen Cashflow. Bereite dein Unternehmen vor, indem du eine Notreserve einrichtest. Mit dieser Rücklage kannst du Betriebskosten, Schulden, wirtschaftliche Abschwünge oder Notfälle abdecken.

Eine Notreserve hilft dir, unerwartete Herausforderungen zu meistern – insbesondere in schwierigen Zeiten, wenn Wachstumschancen entstehen oder wenn du finanzielle Flexibilität benötigst. Die Reserve sorgt dafür, dass Geld verfügbar ist, wenn es gebraucht wird, ohne deinen Cashflow negativ zu beeinflussen.

Drei bis sechs Monate Betriebskosten sind ein guter Ausgangspunkt. Überprüfe deine finanziellen Verpflichtungen, dein Unternehmen und deine Branche, um zu bestimmen, wie viel du beiseite legen solltest.

10. Investiere in Software

Es gibt mehr Tools denn je, die dir helfen, effektiv für deine Cash-Bedürfnisse zu planen und das Chaos des Cashflow-Managements zu beruhigen.

Buchhaltungssoftware kann deine Dateneingabe digitalisieren, während Automatisierungsplattformen Ausgaben in Echtzeit verfolgen, Finanzberichte automatisieren und Einblicke in die Finanzplanung bieten.

Wenn du beispielsweise Probleme mit pünktlichen Zahlungen feststellst, kann eine Software für Kreditorenbuchhaltung wie QuickBooks deinen Zahlungsprozess erleichtern, deinen Cashflow verbessern und deinen Ruf bei Lieferant:innen und Kund:innen stärken. Auch Lösungen, die auf künstlicher Intelligenz basieren, sind verfügbar. Damit kannst du Geschäftsprozesse wie z. B. die Erstellung von Budgets und das Management des Cashflows optimieren.

Zum Beispiel nutzt Panax, eine KI-gestützte Cashflow-Management-Plattform, Open Banking und generative KI-Algorithmen, um Cashflow-Prognosen zu verbessern, Transaktionen automatisch zu kategorisieren und Nutzer:innen Echtzeitzugriff auf Cashflow-Details zu bieten.

Tools für das Cashflow-Management

Von Tabellenkalkulationen bis hin zu speziellen Finanzmanagement-Plattformen gibt es viele Optionen für Tools zum Cashflow-Management, die dir helfen, einen besseren Überblick über dein Unternehmen zu bekommen.

Google Sheets

Für einige Unternehmen ist das kostenlose Tool das beste: Google Sheets. Jede:r kann eine Google-Tabelle verwenden, um Cashflow-Rechnungen zu erstellen.

Obwohl der Prozess manuell abläuft, dauert es nicht lange, um eine Cashflow-Rechnung einzurichten und das Cashflow-Management einfach zu verfolgen. Noch wichtiger ist, dass der Prozess leicht anpassbar ist und sich an deine spezifischen Bedürfnisse oder Situationen anpassen lässt. Du kannst so allgemein oder so spezifisch sein, wie du möchtest. Die Zeit, die du mit der Erstellung und Aktualisierung deiner Tabelle verbringst, ist wertvoll, um ein klareres Bild deiner Situation zu erhalten.

Die Cashflow-Tabelle ist eine Übersicht darüber, wohin dein Geld fließt. Sie zeigt dir, wann Geld eingeht und wann es ausgeht, und ist eine großartige Möglichkeit, das Cashflow-Management zu visualisieren und deinen Ansatz anzupassen.

Tesorio

Tesorio bietet fortschrittliche Tools für das Cashflow-Management wie beispielsweise einheitliche Bankkonto-Berichte, Cash-Prognosen, Berichterstattung und Analysen sowie kollaborative Funktionen.

Das Total Cash Flow Dashboard integriert sich mit deinen Bank- und Buchhaltungsplattformen, um Echtzeit-Einblicke in deinen Cashflow zu bieten. Du kannst alles über vergangene, gegenwärtige und zukünftige Cashflow-Performance sehen. Es erkennt auch Muster und gibt Empfehlungen und Prognosen basierend auf der Live-Datenintegration von deiner Bank, CRM, ERP und anderen Tools, sodass du Entscheidungen auf Grundlage der neuesten Zahlen treffen kannst.

Kolleno

Kolleno bietet Funktionen für das Cashflow-Management, die Debitorenbuchhaltung (AR) und die Abgleichung. Es hilft dir, den aktuellen Cashbestand zu analysieren und zukünftige Cashflows vorherzusagen sowie Automatisierungen zur Effizienzsteigerung zu implementieren.

Jirav

Jirav ist eine umfassende Finanzmanagement-Plattform mit speziellen Funktionen zur Analyse und Optimierung des Cashflows. Sie spezialisiert sich darauf, deine Cashflow-Analyse mit dem gesamten finanziellen Bild deines Unternehmens zu integrieren.

Sie umfasst auch anpassbare Berichte, intuitive Dashboards, integrierte Cash-Kennzahlen (KPIs) sowie Automatisierungen und Integrationen mit vielen großen Plattformen.

Causal

Causal ist ein spezielles Finanz-Modellierungstool für Unternehmen. Es umfasst eine lange Liste von Funktionen, die über das Cashflow-Management hinausgehen, einschließlich Einstellungsplänen, Währungsumrechnung und -konsolidierung und mehr. Causal visualisiert die Daten, um sie leicht verständlich und teilbar zu machen.

Beispiel für Cashflow-Management

Angenommen, Neil betreibt eine Kette von Lebensmittelgeschäften in Berlin. Er hat aufgrund eines unerwarteten Rückgangs der Einnahmen mit bestimmten Cashflow-Problemen zu kämpfen. Als Reaktion darauf nimmt Neil strategische Anpassungen vor.

• Zuerst verhandelt er die Zahlungsbedingungen mit seinen Lieferant:innen neu, was seine Verbindlichkeiten um 30 Tage verlängert.
• Dann richtet Neil alternative Einnahmequellen über sein Kerngeschäft hinaus ein, indem er beispielsweise eine Delikatesse im Geschäft anbietet, wo Kund:innen fertige Mahlzeiten abholen können.
• Er richtet einen Shopify-Store ein, um Online-Bestellungen entgegenzunehmen, und arbeitet mit lokalen Anbieter:innen und Marken zusammen, um exklusive Produkte und Lieferdienste anzubieten.
• Neil nutzt eine Buchhaltungssoftware, die umsetzbare Daten und Einblicke zur Optimierung des Bestandsmanagements bietet.

Innerhalb von drei Monaten verzeichnet Neils Lebensmittelkette einen Anstieg der operativen Cashflows um 30 %, was das finanzielle Profil seines Unternehmens verbessert und einen reibungslosen Betrieb garantiert. Um sein Unternehmen gegen ähnliche unerwartete Vorfälle abzusichern, richtet Neil eine Notreserve ein und eröffnet ein hochverzinsliches Geschäftssparkonto, das seine Cash-Position von Monat zu Monat verbessert.

Durch die Implementierung der richtigen Cashflow-Management-Strategien kannst du die finanziellen Hürden deines Unternehmens überwinden und nachhaltiges Wachstum erreichen.

Cashflow-Management leicht gemacht

Die meisten Unternehmen können ohne ein angemessenes Cashflow-Management nicht überleben. Aber mit den richtigen Strategien und Tools für das Cashflow-Management kann es jeder schaffen. Nehme dir jetzt die Zeit, um organisiert zu werden, und es wird dir leicht fallen, den Überblick zu behalten.

Wenn du es noch nicht getan hast, vergiss nicht, dir deine kostenlose Cashflow-Vorlage zu sichern.