Wie du eine Quittung erstellst: auf Papier und digital (2025)

Für kleine Geschäftsinhaber:innen ist das Führen einer digitalen oder papierbasierten Dokumentation ein grundlegender Bestandteil der Geschäftsabläufe.

Wenn Kund:innen einen Artikel kaufen oder eine Rückgabe vornehmen, ist eine Quittung der Nachweis des Kaufs und wird zur genauen Bestandsaufnahme aufgezeichnet. Für die Steuern dokumentieren Belege die geltend gemachten Geschäftsausgaben.

Unabhängig von ihrer Art, sind Quittungen wertvoll, um genaue Aufzeichnungen zu führen und den Erfolg deines Unternehmens zu messen. Hier erfährst du alles, was du über Quittungen wissen musst, wie du eine Quittung erstellst und diese für deinen Shop automatisieren kannst.

Was ist eine Quittung?

Eine Quittung ist ein gedruckter oder elektronischer Nachweis einer Geschäftstransaktion, auch bekannt als Kaufnachweis. Sie beweist, dass Kund:innen für Waren oder Dienstleistungen bezahlt haben, zeigt, wie viel sie gekostet haben, und bestätigt, dass die Händler:innen das Produkt geliefert haben. Weitere Details auf der Quittung können das Datum und die Uhrzeit der Transaktion sowie die Zahlungsmethode umfassen.

Obwohl du gesetzlich nicht verpflichtet bist, Kund:innen für Waren oder Dienstleistungen eine Quittung auszustellen, kann es von deinem Bundesland verlangt werden. Sie dienen als Aufzeichnung darüber, welche Umsatzsteuern du bei jedem Verkauf erhebst.

Warum sind Quittungen wichtig?

Quittungen im Einzelhandel dienen als Aufzeichnung deiner Transaktionen, die dir helfen, das Verkaufsvolumen deines Unternehmens zu verstehen. Das Point-of-Sale (POS)-System, das du wählst, bestimmt, ob du deinen Kund:innen physische und digitale Belege anbieten kannst.

Sie sind aus mehreren Gründen notwendig:

• Rückgaben und Umtausch. Belege erleichtern die Bearbeitung von Rückgaben oder Umtausch. Wenn Kund:innen versuchen, eine gültige Rückgabe ohne Quittung vorzunehmen und eine Rückerstattung verweigert wird, könntest du sie als Kund:innen für immer verlieren. Viele positive Einkaufserlebnisse hängen von dieser grundlegenden Praxis und Vorgehensweise ab.
• Verkaufstracking. Quittungen helfen dabei, nachzuvollziehen, welche Produkte oder Dienstleistungen deine Kund:innen am häufigsten kaufen. Diese Daten helfen dir, dein Angebot besser auf deine Zielgruppe abzustimmen.
• Warenkorbgröße. Die Warenkorbgröße gibt an, wie viele Artikel eines bestimmten Produkts du verkaufst. Von dort aus kannst du bewerten, welche Produkte den meisten Umsatz generieren und diese in deinen Marketingkampagnen stärker hervorheben.
• Buchhaltung. Belege helfen dabei, die Geschäftseinnahmen und -ausgaben für Gewinn- und Verlustrechnungen zu dokumentieren.
• Unternehmenssteuern. Wenn das Finanzamt dein Unternehmen prüft, möchte es deine Quittungen für Transaktionen sehen. Kopien der an Kund:innen ausgestellten Quittungen beweisen, wie viel Geld dein Unternehmen eingenommen hat – und wann. Quittungen dokumentieren auch die Umsatzsteuern, die Kund:innen bei der Transaktion gezahlt haben, da in Deutschland die Umsatzsteuer auf den meisten Verkäufen erhoben wird. Eine Quittung sollte die gezahlten Steuern klar als separate Position ausweisen.

Was sollte ich in meiner Quittung aufnehmen?

Auf einer Quittung kannst du eine Vielzahl von Informationen erwarten. Zu den Details gehören:

• Unternehmensdetails. Dazu gehören die Kontaktdaten deines Unternehmens, einschließlich Firmenname, Geschäftsadresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
• Kaufinformationen. Diese umfassen eine Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung, die zugehörige Artikelnummer (SKU) und die Menge der gekauften Artikel.
• Zahlungsdetails. Deine Quittungen sollten die Gesamtsumme, den zu zahlenden Betrag und die Zahlungsmethode der Kund:innen ausweisen.
• Kaufdatum. Dies umfasst das Kaufdatum, die Uhrzeit und manchmal den Namen der Mitarbeitenden, die die Kund:innen bedient haben.
• Belegnummer. Eine Quittungsnummer ist die eindeutige Kennung, die mit dem Kauf verbunden ist. Einige Händler:innen bevorzugen, dass ihre Belegnummern während eines Arbeitstags oder einer Woche fortlaufend beginnen.
• Angemessene Sprache. Jeder Beleg sollte das Wort „Quittung“ deutlich darauf gedruckt haben, um Verwechslungen mit anderen Verkaufsdokumenten wie einem Frachtbrief oder einer Rechnung zu vermeiden, die später zu bezahlen sind. Individuelle Belege können auch deine Rückgabebedingungen am Ende für den Verweis enthalten.

Beachte, dass du Kreditkarteninformationen so kürzen musst, dass vollständige Kreditkartennummern nicht auf dem Beleg angezeigt werden können. Auch die Ablaufdaten von Kredit- und Debitkarten müssen verborgen bleiben. Diese Kundendaten sind sensibel und müssen sorgfältig behandelt werden, um sie vor Cyberbetrug zu schützen.

Je nach Bundesland können weitere Vorschriften und Gesetze gelten, einschließlich der Art und Weise, wie die Umsatzsteuer pro Verkauf dargestellt wird. Überprüfe die Steuersätze und Ausnahmeregelungen deines Bundeslandes, um deren Auswirkungen auf dein Unternehmen zu verstehen.

Wie erstelle ich eine digitale Quittung?

1. Finde eine Standardvorlage für Quittungen
2. Füge Verkaufsinformationen hinzu
3. Gib die Quittung an deine Kund:innen weiter

1. Finde eine Standardvorlage für Quittungen

Egal, ob du einen kostenlosen Online-Quittungsersteller verwendest oder deine eigene Vorlage erstellst, das Hinzufügen von Unternehmensdetails zu deiner Quittungsvorlage kann dir später Zeit sparen. Ein Quittungsersteller ist eine einfache und kostengünstige Möglichkeit, schnell und unkompliziert eine Quittung erstellen kannst. Außerdem kann es, wenn du viele SKUs hast, eine Zeitersparnis sein.

Verwende Software wie Microsoft Word, Microsoft Excel und Canva, um eine kostenlose Vorlage für Quittungen zu erhalten, die du jedes Mal anpassen kannst, wenn du Quittungen erstellst.

Oder, wenn du Shopify-Händler:in bist, kannst du deine digitale Quittungsvorlage anpassen, indem du im Shopify-Adminbereich unter „Point of Sale“ den Reiter „Vertriebskanäle“ aufrufst. Klicke auf „Quittungsanpassung“ und nutze die Designfunktionen, um dein eigenes Logo hinzuzufügen, die Kopfzeile zu ändern und zusätzliche Bestellinformationen hinzuzufügen.

2. Füge Verkaufsinformationen hinzu

Füge zum Zeitpunkt des Verkaufs die sich ändernden Details zu deiner Quittung hinzu, wie die Gesamtsumme, die Anzahl der verkauften Artikel, die SKU und die Karteninformationen für Kredit- oder Debitverkäufe. Zu deinem eigenen Vorteil und für deine Aufzeichnungen ist es auch eine gute Idee, eine Quittungs- oder Rechnungsnummer hinzuzufügen, um den Verkauf nachverfolgen zu können. Shopify POS kann diese Informationen automatisch hinzufügen.

3. Gib die Quittung an deine Kund:innen weiter

Du musst deinen Kund:innen eine Kopie übergeben, es sei denn, sie lehnen diese ab. Am besten sendest du die digitale Quittung per E-Mail oder SMS, was du direkt aus deinem Shopify POS-System tun kannst.

Wie erstelle ich Papierbelege von meinem POS?

Jedes POS-Gerät hat leicht unterschiedliche Methoden zur Erstellung von Quittungen, aber die grundlegenden Schritte sind im Allgemeinen ähnlich. Für die Zwecke dieses Leitfadens verwenden wir die Shopify POS-App, um die verschiedenen Schritte zur Erstellung von Papierquittungen im Geschäft zu veranschaulichen.

1. Finde einen Drucker für deine Quittungen

Der erste Schritt, wie du eine Quittung erstellst, besteht darin, ein Drucksystem zu finden, das mit deinem POS kompatibel ist. Es gibt drei Hauptoptionen:

• Reguläres Papier und Tinte
• Kohlenpapier und Druck
• Thermopapier und Wärme

POS-Anbieter:innen bieten in der Regel Drucker an, die mit dem Kassensystem funktionieren, da es sehr frustrierend sein kann, selbst einen kompatiblen Drucker zu finden. Der Shopify POS-Hardware-Shop bietet beispielsweise verschiedene Drucker mit unterschiedlichen Anschlussmöglichkeiten, die nahtlos mit Shopify POS integriert werden können.

2. Verbinde den Drucker mit deinem POS

Shopify POS ermöglicht es Shopify-Mitgliedern, benutzerdefinierte gedruckte Quittungen nahtlos zu erstellen. Nach einem Kauf kannst du Quittungen per SMS oder als digitale Quittungen per E-Mail teilen.

Verbinde zunächst deinen Drucker mit der Stromversorgung und stecke ihn ein. Je nach Art des gewählten Druckers kannst du ihn über LAN, WLAN oder Bluetooth mit deinem POS verbinden.

Öffne in der Shopify POS-App „Startseite“, dann „Einstellungen“ und wähle „> Verbundene Hardware verwalten“. Wähle „Quittungsdrucker“ aus den Optionen und klicke durch die Eingabeaufforderungen, um deine Hardware zu verbinden. Tippe auf „Quittung testen“, um zu überprüfen, ob dein Drucker und POS erfolgreich gekoppelt wurden. Tippe dann auf „Fertig“. Dein Drucker sollte unter Quittungsdruckern aufgeführt sein.

3. Erstelle eine Kundenbestellung

Nachdem du dich bei Shopify POS angemeldet hast, siehst du den Startbildschirm. Du kannst Produkte zu einer Kundenbestellung hinzufügen, indem du entweder nach ihnen suchst oder auf „Produkte“ unten tippst und aus einer Liste der Produkte wählst, die du dem System hinzugefügt hast.

Sobald du alle Artikel für die Kundenbestellung hinzugefügt hast, tippe auf „Kasse“. Wähle die Zahlungsmethode und folge den Anweisungen, um den Verkauf abzuschließen.

4. Generiere und sende deine Quittung

Sobald der Verkauf abgeschlossen ist, siehst du einen Bildschirm mit der Aufschrift „Zahlung erfolgreich“. Dort hast du die Möglichkeit, die Quittung zu drucken, per SMS zu senden, per E-Mail zu versenden oder Kund:innen einen Geschenkgutschein anzubieten.

Wenn Käufer:innen im Geschäft eine digitale Quittung wünschen, ist dies eine gute Gelegenheit, Kundendaten wie ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer zu sammeln und ein Profil für sie in der Shopify POS-App zu erstellen.

Du kannst auch dein Shopify POS so einrichten, dass Papierquittungen automatisch gedruckt werden. In einem gut laufenden Geschäft kannst du so vermeiden, nach jedem Verkauf eine Quittungsoption auswählen zu müssen. Stelle sicher, dass dein Drucker eingeschaltet und mit deinem Shopify POS verbunden ist. Gehe dann in der Shopify POS-App zu „Startseite“, „Einstellungen“ und „Gedruckte Quittungen“ und aktiviere „Quittungen automatisch drucken“.

Automatische Quittungen mit Shopify erstellen

Die Nachverfolgung von Quittungen ist der erste Schritt zur Sammlung und Organisation der großen Mengen an Papierkram, die für den Betrieb eines Einzelhandelsunternehmens erforderlich sein können.

Es wird dringend empfohlen, eine Kopie aller Quittungen aufzubewahren. Ohne sie kannst du den Gewinn und Verlust deines Unternehmens nicht genau dokumentieren. Und wenn es zu Anfragen des Finanzamts zu deinem Unternehmen kommt, zeigen deine Quittungen, was du verkauft hast und wann.

Von der Erstellung automatischer Quittungen bis zum Versand per E-Mail oder auf Papier kannst du alles mit Shopify POS erledigen.