Gestión de inventario mayorista: consejos, beneficios y software

La gestión de inventario mayorista puede ser compleja. Puede ser el mejor aliado de tu empresa o su mayor enemigo. Cuando lo haces bien, te estás preparando para tener un crecimiento empresarial constante. Pero cuando estás desorganizado, puede convertirse en un desastre total.

Por eso, este artículo está repleto de consejos sobre gestión de inventario y las mejores técnicas para asegurarte de que tu negocio esté en la categoría de “crecimiento” y no en la de “desastre”.

Aprenderás qué es la gestión de inventario y por qué es tan importante, algunos consejos para asegurarte de que tu sistema de inventario al por mayor esté completamente optimizado, y algunas de las tecnologías que puedes utilizar para agilizar el proceso.

¿Qué es la gestión de inventario mayorista?

La gestión de inventario mayorista es el sistema que utilizas para adquirir, almacenar, vender y entregar productos a tus clientes. Los mejores sistemas de gestión de inventario mayorista son precisos en sus predicciones sobre la demanda del mercado.

La importancia de la gestión de inventario en un negocio mayorista

Cuando puedes predecir qué artículos comprarán los clientes y cuándo lo harán, puedes ajustar tu recuento de inventario. Esto significa que no tendrás un exceso de inventario que termine perdiendo valor o desperdiciándose. También evitarás tener muy poco inventario, lo que te llevaría a quedarte sin stock y perder clientes frente a la competencia.

Es posible hacer estas predicciones con cálculos matemáticos tradicionales y hojas de cálculo de Excel, pero hay una forma mucho más sencilla de hacerlo: plataformas y herramientas tecnológicas.

Ahora que entiendes las bases de la gestión de inventario mayorista, aquí tienes algunos consejos que puedes implementar en tu negocio para que todo funcione sin problemas.

Beneficios de la gestión de inventario mayorista

Mejor flujo de caja

El inventario, junto con cuentas por cobrar y cuentas por pagar es muy importante. Mantener un nivel óptimo de inventario permite a las empresas mantener el flujo de caja, lo cual es vital para la reinversión y el crecimiento. 

Con un software de gestión de inventario, los mayoristas mantienen un nivel óptimo de stock, para no tener que quedarse con productos no vendidos. Esto libera efectivo para otras inversiones, como el marketing.

Pronósticos precisos

Un pronóstico preciso ayuda a las empresas a tomar mejores decisiones de compra y a prepararse para períodos de alta demanda con una gestión de inventario mayorista efectiva.

Utilizando datos de ventas pasadas y herramientas de gestión de inventario, los distribuidores mayoristas pueden pronosticar la demanda de artículos estacionales como abrigos de invierno. Con esto, pueden realizar compras bien informadas, evitar el exceso de stock y satisfacer las demandas de los clientes.

Mayor satisfacción del cliente

Con la cantidad adecuada de stock, los pedidos se cumplen de manera precisa y a tiempo, lo que lleva a compras recurrentes y a mejores relaciones con los clientes. 

Imagina que un mayorista de comida se asegura de que sus clientes restaurantes tengan la cantidad correcta de stock para poder satisfacer sus demandas. Cumplir con los pedidos a tiempo y de manera precisa hará que quieran volver a comprar.

Mejor gestión de costes

El propósito de la gestión de inventario mayorista es reducir los costes de almacenamiento, que incluyen almacenamiento, seguros y gestión. Al optimizar los niveles de inventario, puedes minimizar los gastos de almacenamiento y los costes de exceso de inventario.

Mejor software de gestión de inventario mayorista

Muchos de tus problemas de gestión de inventario pueden resolverse gracias a una buena tecnología. Como se mencionó anteriormente, un buen software de gestión de inventario mayorista puede ahorrarte muchos dolores de cabeza y garantizar que las tareas y detalles importantes no se pasen por alto.

Si no tienes un gran presupuesto para software de automatización sofisticado, existen muchas herramientas para aliviar la carga de la gestión manual del inventario al por mayor.

Aquí tienes algunas herramientas que te ayudarán sin necesidad de invertir mucho dinero.

1. QuickBooks Commerce

Antes conocido como TradeGecko, QuickBooks Commerce es una solución integral de gestión de inventario mayorista que ayuda a ejecutar, automatizar y optimizar varios aspectos de tu negocio. QuickBooks está orientado a pequeñas y medianas empresas, y te permite gestionar varios canales, rastrear ventas y se integra con varias plataformas de comercio electrónico y envío.

Pros:

• Informes de inventario personalizables.
• Interfaz fácil de usar.
• Muchas opciones de integración.

Precios:

• Plus: 38 € al mes
• Avanzado: 70 € al mes

2. Ordoro

Ordoro es otro software integral de gestión de inventario mayorista. Se describe a sí mismo como “un centro de control para todos los asuntos de inventario”, te ayuda a gestionar el inventario y enviar pedidos desde todos los canales de venta de tu negocio.

Ordoro es reconocido por su servicio de atención al cliente y ofrece un panel fácil de usar con funcionalidades muy útiles para la gestión de inventario, como informes detallados, perfilado de clientes y tarifas de envío con descuento.

Pros:

• Funcionalidades de dropshipping.
• Ventas multicanal.
• Excelente servicio de atención al cliente.

Precios:

Ordoro tiene un plan gratuito. Los planes de pago comienzan en $349 al mes (298 € aprox.). Para gestión completa de inventario, kits, dropshipping, RMA y portales de proveedores, necesitarás el plan Premium, que cuesta $299 al mes (255 € aprox.).

3. inFlow

inFlow es una herramienta completa que ayuda con el inventario, las ventas, las compras, los informes y mucho más. La empresa incluso ofrece un Smart Scanner, un práctico smartphone Android personalizado con un escáner láser integrado que te ayuda con los pasos de gestión de inventario, dondequiera que estés.

Pros:

• Acceso sin conexión.
• Asequible.
• Versátil para usuarios mayoristas.

Precios:

Prueba gratuita de 14 días. Los planes de pago son los siguientes:

• Emprendedor: $186 al mes (158 € aprox.); para 100 pedidos al mes.
• Pequeña empresa: $436 al mes (372 € aprox.); para 1000 pedidos al mes.
• Mediana empresa: $999 al mes (853 € aprox.); para 5000 pedidos al mes.

4. Cin7

Cin7 es una solución de gestión de inventario muy valorada por su amplia gama de funcionalidades y facilidad de integración con otros sistemas. 

Con Cin7, puedes rastrear el stock en tiempo real y tener sincronización automática entre canales, de modo que todos los canales de venta tengan la información más actualizada sobre el inventario. También tienes acceso a funcionalidades como tarjetas de trabajo e inventario agregado a trabajos.

Pros:

• Facilidad de uso.
• Relación calidad-precio.
• Informes personalizables.

Precios:

Cin7 ofrece varios niveles de precios, comenzando en $349 al mes (298 € aprox.) para el plan Estándar. El plan Pro tiene un precio de $599 al mes (511 € aprox.) y el plan Avanzado a $999 (853 € aprox.) al mes. Para el plan Omni, contacta a Cin7 para conocer el precio.

5. NetSuite

NetSuite es otra plataforma popular de gestión de inventario para mayoristas. Tiene controles de cumplimiento integrales para reducir los tiempos de ciclo y los costes de envío, mientras aumenta las tasas de entrega a tiempo. También puedes acceder a datos de clientes en tiempo real y a información financiera y contable en tiempo real.

Pros:

• Gran personalización.
• Datos centralizados.
• Escalable.

Precios:

Precios: La página oficial de NetSuite no muestra los precios del servicio.

6. Fishbowl

Fishbowl es una solución integral y asequible para mayoristas que quieren gestionar su inventario de manera más eficiente. Con su integración fluida con QuickBooks, este sistema te ayuda a gestionar pedidos, hacer un seguimiento del inventario y optimizar los procesos de almacén.

Pros:

• Integración fluida con QuickBooks.
• Seguimiento avanzado del inventario.
• Informes personalizables.

Precios:

Fishbowl ofrece una solución en la nube y una solución local con funcionalidades alojadas. Para saber el precio de ambas, debes solicitar un presupuesto a partir de su web.

7. Unleashed

Unleashed ayuda a los mayoristas a tomar decisiones comerciales basadas en datos y gestionar su stock en tiempo real. Los mayoristas que quieren ser competitivos en el mercado utilizan Unleashed porque ofrece una visión clara de los niveles de inventario, necesidades de suministro y patrones de ventas.

Pros:

• Seguimiento de lotes y números de serie.
• Control de inventario en tiempo real.
• Herramientas de informes.

Precios:

• Medio: $410 (350 € aprox.) al mes; para 3 usuarios.
• Grande: $785 (670 € aprox.) al mes; para 8 usuarios.
• Grande Plus: $1188 (1014 € aprox.) al mes; para 20 usuarios.

Seis técnicas inteligentes de gestión de inventario

1. Intenta evitar el seguimiento manual con hojas de cálculo

Este es un tema polémico en el mundo mayorista. En el pasado, mantener una hoja de cálculo de Excel (o documentos físicos) era el sistema de gestión de inventario más popular.

Las técnicas manuales funcionarán, pero solo por tiempo limitado. Te darás cuenta de que, a medida que tu tienda crezca, la gestión manual de inventario se vuelve cada vez más difícil, hasta el punto en que se vuelve imposible mantener el ritmo.

Por eso, es mejor evitar el seguimiento manual y optar directamente por utilizar software desde el principio. Aunque puede ser complicado por razones de presupuesto u otras.

Si te encuentras en esta situación, empieza utilizando el seguimiento manual, pero establece un punto de transición claro para cambiar a software de gestión de inventario mayorista. 

Por ejemplo, cuando generes 10.000 € en ingresos, podrías sentirte más cómodo reinvirtiendo parte de ese dinero en un buen software. Asegúrate de establecer un objetivo y cumplirlo, o podrías esperar demasiado, momento en el cual tu seguimiento manual puede acabar completamente desordenado.

2. Automatiza tanto como sea posible

Cuando creces, muchas cosas se te pueden escapar. Suelen ser cosas pequeñas que se convierten en problemas grandes. La automatización es la mejor forma de asegurarte de que esto no suceda.

No hay lugar para errores humanos, equivocaciones u omisiones cuando tu sistema de inventario al por mayor está construido con herramientas y tecnología. 

No tienes que asegurarte de que alguien recuerde añadir tus devoluciones al recuento del inventario cada semana. O asegurarte de que la hoja de cálculo esté actualizada con los siete campos que cambian después de cada nueva entrada.

Existen herramientas que pueden ayudarte a automatizar gran parte de tus operaciones, como:

• Rastrear tu inventario en uno o más almacenes.
• Operaciones de cumplimiento.
• Entregar pedidos a los clientes.
• Sincronizar tus datos de inventario y pedidos a través de varios canales de venta.
• Reordenar tu stock en el momento adecuado en base a cálculos de pronóstico automatizados.

3. Lleva un control con recuento cíclico

Mantener un recuento preciso de tu inventario es muy importante. Para algunas empresas, esto significa contar todo su almacén una vez al año (o más).

Pero el recuento cíclico te permite ahorrarte muchos dolores de cabeza. También te ayuda a llevar un seguimiento de los artículos de manera regular, si es necesario. El recuento cíclico funciona segmentando tu inventario y luego creando un horario para que diferentes artículos y ubicaciones de tu almacén se cuenten cada día.

Una forma popular de organizar tu inventario es utilizando la clasificación ABC. Así es cómo funciona:

• Los artículos A son artículos de alto valor o alto volumen que no cuestan mucho ni ocupan demasiado espacio en tu almacén. Podrías contarlos más a menudo que otros, como trimestralmente.
• Los artículos B tienen una rotación regular, pero tienen costes más altos que los artículos A. Podrías contarlos dos veces al año.
• Los artículos C representan el resto de tu inventario. Tienen la rotación más baja y el menor impacto en tu resultado final. Podrías contarlos una vez al año.

4. Intenta minimizar tu inventario disponible

En un mundo ideal, siempre tendrías la cantidad correcta de inventario. Desafortunadamente, incluso con los últimos avances tecnológicos, aún no se puede predecir el futuro.

Cuando te quedas sin stock, es complicado. Pero también puede ser malo tener demasiado. Cuanto más tiempo mantengas un producto, más disminuye su valor.

Aquí tienes algunas formas de minimizar tu inventario disponible:

• Utiliza la clasificación ABC del paso anterior. Prioriza reabastecer tus artículos A, ya que tienen la mayor rotación y valor.
• Determina si un tamaño de pedido más pequeño es una opción viable para tus proveedores. También deberías tener en cuenta si esto significaría perder descuentos por volumen, y si el valor final valdría la pena.
• Utiliza una herramienta de gestión de inventario para pronosticar y así poder predecir mejor lo que necesitarás tener en stock basado en tendencias de demanda, temporadas y el rendimiento de tu empresa.

5. Establece puntos de reorden y mantente al tanto de ellos

Los puntos de reorden, también llamados ROP, son una forma elegante de decir “el momento perfecto para pedir más productos”. Si decides calcular tus puntos de reorden, la mejor manera de asegurarte de que sean precisos es calcularlos para cada variación de cada artículo que vendes.

Supón que vendes un suéter que viene en diferentes patrones y tamaños. Necesitarás aplicar la fórmula para cada combinación. En su forma más simple, la fórmula del punto de reorden es tu demanda durante el tiempo de entrega más tu stock de seguridad.

Profundizando un poco más, existen varios cálculos de menor nivel que componen tu demanda durante el tiempo de entrega y el stock de seguridad. 

Por ejemplo, tu demanda durante el tiempo de entrega es tu uso diario medio multiplicado por el tiempo de entrega. Y tu uso diario medio es el número de pedidos realizados durante un período específico, dividido entre el número de días de ese período.

Pero cuando entiendas bien los puntos de reorden de todo tu stock, el proceso de gestión de inventario mayorista estará un paso más cerca de ser más fluido y estar más optimizado.

6. Optimiza la disposición de tu almacén

Cuando se trata de técnicas efectivas de gestión de inventario, la disposición del almacén se suele pasar por alto.

Pero puede significar una diferencia sorprendentemente grande en la capacidad de tu equipo para recoger, empaquetar y enviar las cosas lo más rápido posible.

Por ejemplo, aquí tienes dos diseños de disposición y cómo pueden ayudar a mejorar tus procesos de gestión de inventario y entrega de productos: forma de U y forma de I.

Aquí está la forma de U:

Aquí está la forma de I:

También puedes tener en cuenta algunos de estos consejos de diseño y disposición de almacenes:

• Cuando planifiques, haz un mapa que incluya todo, incluso cosas como oficinas y puertas.
• Coloca tus artículos más vendidos cerca de las zonas de recogida y empaquetado para que puedan moverse fácilmente.
• Mantén la zona de recogida dentro o al lado de la zona de almacenamiento para que tu equipo tenga fácil acceso a todo.
• Mantén las áreas de empaquetado y envío separadas del resto del almacén para maximizar el flujo de tráfico.
• Prueba todo antes de finalizar cualquier cambio. Haz un recorrido, incluyendo el uso de equipos como carretillas elevadoras.

Busca el proceso ideal de gestión de inventario mayorista

Existen muchos ejemplos de gestión de inventario y una forma casi infinita de hacer bien el trabajo. Todo es cuestión de experimentar y probar diferentes métodos y soluciones hasta encontrar lo que funcione mejor para tu negocio.

Utilizar hojas de cálculo de Excel y hacer las cosas manualmente puede funcionar, pero ten cuidado cuando tu negocio alcance un punto en el que sea hora de crecer. Ese es el momento ideal para cambiar a un sistema de gestión de inventario mayorista integral y basado en tecnología.

Cuando tienes las herramientas que ayudan a hacer el trabajo pesado, tendrás más tiempo para dedicarte a tomar las decisiones importantes de crecimiento empresarial que solo tú puedes tomar.