No empezaste tu negocio de comercio electrónico para tener que lidiar con cuentas y balances. Lo hiciste para vender productos, atender a tus clientes y ganar dinero en el proceso. Sin embargo, la contabilidad en el comercio electrónico es una parte necesaria e importante para mantener tus cuentas en buen estado.
La contabilidad en el comercio electrónico es el proceso de registrar y gestionar todas las transacciones financieras de tu negocio, incluyendo ventas, compras y pagos. Los contables llevan un seguimiento de todos los costos e ingresos para ayudar a una empresa a tomar decisiones financieras informadas.
El objetivo de la contabilidad es mostrarte la situación financiera de tu negocio, equilibrar tus cuentas y mejorar la gestión del flujo de caja de manera estratégica. Te ayuda a entender a dónde va tu dinero para que puedas tomar decisiones informadas.
Aun si tienes experiencia en contabilidad, hay algunas sutilezas importantes en la contabilidad de comercio electrónico que querrás seguir. Aquí descubrirás cómo llevar la contabilidad de un ecommerce, las herramientas que pueden ayudarte y los errores comunes que debes evitar.
Plataformas de comercio electrónico y registro contable
La belleza del comercio electrónico radica en la gran cantidad de plataformas disponibles para vender tus productos. Independientemente de tu plataforma de comercio electrónico, necesitarás equilibrar tus cuentas.
Ya sea Shopify, BigCommerce, WooCommerce o Adobe Commerce, debes llevar un control de los ingresos, gastos y cualquier impuesto relevante.
Muchas plataformas de comercio electrónico ofrecen características que te ayudan a llevar un seguimiento de la información importante que necesitas para tu registro contable, como el inventario y los impuestos sobre ventas. Aunque no presentará tus impuestos por ti, puede ayudarte a monitorizar tus obligaciones fiscales y a recaudar la cantidad correcta. Esto facilita mucho la gestión del periodo de impuestos.
Las plataformas de comercio electrónico a menudo cobran comisiones a los comerciantes, lo cual es un elemento único de la contabilidad de comercios online que los vendedores deberán gestionar.
La comisión del comerciante variará según la plataforma que utilices, pero son detalles como este los que debes tener en cuenta al usar una plataforma de comercio electrónico. Afortunadamente, hay muchos programas de contabilidad que se integran con plataformas de comercio electrónico, facilitando el control de tus ventas y gastos.
Mejores prácticas para el registro contable en plataformas de comercio electrónico
El registro contable en el comercio electrónico es una parte integral del negocio, independientemente de la plataforma en la que vendas tus productos. Aquí hay algunas mejores prácticas a considerar:
- Integra tu tienda con un software de contabilidad: La mayoría de las plataformas de comercio electrónico se integran con un software de contabilidad dedicado u ofrecen complementos para ayudar con el seguimiento. Esto es útil a la hora de remitir tus liquidaciones del IVA o presentar tus impuestos, ya que tu software y tu tienda estarán sincronizados.
- Configura las reglas fiscales: Establece las ubicaciones fiscales en tu tienda, para que la plataforma sepa si debe contabilizar un impuesto sobre las ventas o un IVA y dónde no. Esto te ayudará a automatizar los pedidos y asegurarte de que estás recaudando impuestos cuando y donde sea necesario.
- Concilia tus cuentas regularmente: Cualquiera que sea la plataforma que utilices, mantendrá un registro descargable de todas tus ventas hasta la fecha. Es importante descargar esos informes, revisarlos y conciliarlos de manera regular.
- Gestiona devoluciones y contracargos:Mantente al tanto de las devoluciones y contracargos, ya que tendrán un impacto en las cifras de tus cuentas contables.
- Haz un seguimiento de otros gastos: La plataforma de comercio electrónico que utilices no rastreará gastos externos como costes de personal, fabricación o publicidad, así que depende de ti llevar un control de estos en otro lugar o agregarlos manualmente.
- Automatiza el flujo de trabajo: Facilita tu trabajo automatizando el proceso de contabilidad.
Impuesto sobre el valor añadido: IVA y contabilidad
El IVA se añade al precio final de cada venta online y deberás liquidarlo ante la Agencia Tributaria mediante el modelo 303 trimestralmente, y el modelo 390 anualmente.
Si tu negocio vende productos o servicios a consumidores en España o la Unión Europea, estás obligado a aplicar el tipo de IVA o impuesto sobre las ventas correspondiente y a declararlo según el régimen fiscal que te corresponda.
No importa en qué comunidad autónoma tengas tu sede: el IVA se gestiona a nivel estatal, salvo en territorios con régimen especial como Canarias, Ceuta o Melilla.
Cómo gestionar el IVA en el registro contable de un comercio electrónico
- Identifica tus obligaciones fiscales: En España, el impuesto que se aplica a las ventas de productos y servicios es el IVA (impuesto sobre el valor añadido), no un impuesto regional. Estás obligado a recaudar IVA si vendes a clientes dentro del territorio de aplicación del impuesto, incluyendo ventas a otras comunidades autónomas o a otros países de la UE si superas ciertos umbrales.
- Determina el tipo de IVA aplicable a tus productos: Los productos no tributan de forma distinta por comunidad autónoma (salvo Canarias, Ceuta y Melilla, que tienen regímenes fiscales propios). En la península y Baleares, los tipos impositivos son: 21 % general (para la mayoría de bienes y servicios), 10 % reducido (para alimentos en general, medicamentos humanos, transporte, hostelería, etc.), 4 % superreducido (para productos de primera necesidad, libros, medicamentos veterinarios, etc.). Consulta con Hacienda o tu asesor fiscal qué tipo aplica a tu catálogo.
- Registra tu negocio: Asegúrate de cumplir con la normativa registrándote en la administración correspondiente. Debes darte de alta como autónomo o sociedad en la Agencia Tributaria (modelo 036 o 037), indicando que vas a llevar a cabo actividades sujetas a IVA. Si vendes a otros países de la UE, puedes darte de alta en el régimen especial OSS (One Stop Shop) para declarar el IVA extranjero de forma centralizada.
- Recauda el impuesto sobre ventas: Agrega el impuesto sobre ventas a cada compra; asegúrate de que tu plataforma de ecommerce aplica automáticamente el IVA correcto según el país del cliente, muestra los precios con el IVA incluido, y emite facturas válidas con el desglose del impuesto.
- Presenta una declaración: Crea y presenta una declaración de impuestos antes de la fecha límite y guarda todos los registros de facturación y ventas para estar preparado ante una posible inspección.
Cómo calcular el IVA y reportarlo en tus registros contables
Para saber cuánto IVA debes recaudar y declarar, primero necesitas identificar el tipo impositivo aplicable a tus productos o servicios según la legislación vigente.
Aquí está la fórmula:
Precio de venta (Base imponible) x Tipo de IVA = Cuota de IVA
Aquí tienes un ejemplo de cómo usar la fórmula:
Vendiste un artículo por 100 €. Si el tipo aplicable es del 21 %, la fórmula quedaría así:
100 € x 0,21 = 21 € de IVA
El total del IVA sería de 21 €, lo que llevaría el precio final del artículo a 121 €.
Es importante monitorizar el IVA correctamente en tu plan de cuentas, para que esté claro cuánto de tu efectivo en el banco debe reservarse para impuestos.
Para reflejar correctamente el IVA en tu contabilidad, registra el total cobrado en la cuenta de caja o banco, y reparte ese importe entre ingresos por ventas (base imponible) e IVA repercutido (la parte que deberás ingresar a Hacienda).
Gestión de inventario y contabilidad
La gestión de inventario es una parte clave del proceso contable porque tu inventario se considera un activo que tiene valor.
Mantener un control te brinda una visión clara de cuánto stock tienes, cuánto necesitas y cualquier tendencia de ventas emergente. También te permite predecir cuándo necesitarás reabastecerte, ordenar suministros y ajustar tu estrategia de precios, si es necesario.
Cómo monitorizar el inventario en la contabilidad de comercio electrónico
Realizar un seguimiento de tu inventario mensual o trimestralmente, y llevar a cabo un informe de cierre de existencias, es clave para asegurarte de que tienes tu inventario al día. Esto es especialmente importante si procesas devoluciones o almacenas inventario en múltiples ubicaciones.
En contabilidad, el inventario se valora y registra de acuerdo con las normas del Plan General de Contabilidad (PGC), y se puede calcular su coste a través de dos métodos válidos:
Primero en entrar, primero en salir (FIFO)
El método primero en entrar, primero en salir, asume que los artículos comprados o producidos primero son vendidos o utilizados primero. Con este sistema, los artículos de inventario más antiguos se registran como vendidos antes que los más nuevos.
Al calcular el coste de bienes vendidos, se utilizan los costes del inventario más antiguo para determinar la rentabilidad.
Valoración de coste promedio
Este método toma el costo promedio de todos los artículos de inventario vendidos, sin importar cuándo fueron adquiridos, y aplica este coste promedio a todo el inventario.
¿Qué es el coste de bienes vendidos?
En comercio electrónico y en contabilidad, el Coste de Bienes Vendidos o COGS por sus siglas en inglés (Cost of Goods Sold), que es el coste directamente atribuible a las existencias que se han vendido durante un periodo determinado.
Aunque el término “COGS” no aparece explícitamente en el Plan General de Contabilidad (PGC) español, su equivalente funcional es el Consumo de Mercaderías o Coste de Ventas, que se registra en la cuenta 600 del PGC.
Esta sería la fórmula:
Inventario inicial + Compras – Inventario final = Consumo de Mercaderías
Este cálculo representa el coste de adquisición de los productos que realmente se han vendido en el periodo.
El Consumo de Mercaderías (o COGS) es un gasto directo relacionado con la producción o adquisición de los bienes vendidos. Se diferencia claramente de otros gastos operativos, que incluyen costes indirectos como administración, marketing o logística. Ambos se deducen de las ventas para calcular el beneficio, pero deben registrarse y analizarse por separado.
Nota: En España se recomienda utilizar los términos oficiales del PGC (“Consumo de Mercaderías” o “Coste de Ventas”). El uso de “COGS” es aceptable solo en contextos internacionales o cuando se explique con detalle su significado para evitar confusiones.
Comisiones de procesamiento de pagos y registro contable
Vender online requiere que proceses pagos a través de un proveedor de pagos integrado o software externo. A menudo hay una comisión por cada pago procesado, que necesita ser rastreada y tenida en cuenta en tu registro contable.
El proveedor de pagos que utilices debería mantener un registro de las comisiones incurridas por cada pago. Si usas múltiples proveedores de pagos para compradores en diferentes ubicaciones, es importante conciliar todas las comisiones juntas para crear un monto total.
Ten en cuenta que las comisiones de procesamiento de pagos son un gasto comercial deducible.
Cómo categorizar las comisiones de procesamiento de pagos
Las comisiones de procesamiento de pagos no se consideran parte del coste de las mercancías vendidas (COGS), aunque estén directamente relacionadas con cada venta. En su lugar, se contabilizan como gasto operativo. Aun así, es importante deducirlas de tus ingresos totales para conocer tu margen bruto.
La fórmula es la siguiente:
Ingresos por ventas – Consumo de mercaderías (COGS) = Margen bruto
Estas comisiones se registran en la cuenta 626 del PGC.
Estados financieros y contabilidad
Los estados financieros proporcionan una instantánea de los ingresos, gastos, rentabilidad y deudas de tu empresa, y son una parte integral de la contabilidad de comercio electrónico.
Los estados financieros son importantes porque te ayudan a entender la salud financiera de tu negocio. Puedes ver cuánto dinero tienes disponible para reinvertir en el negocio, cuánto puedes pagarte a ti mismo y otras cuentas por pagar.
También son un gran recurso para posibles inversores que pueden ver las finanzas de tu negocio a lo largo del tiempo.
El registro contable del comercio electrónico es una forma de almacenar y organizar tus transacciones financieras. Proporciona información sobre tus débitos y créditos y la salud general de tu negocio. La información recopilada y almacenada puede convertirse en estados financieros clave, como estados de pérdidas y ganancias y balances.
Las cuentas de pérdidas y ganancias destacan los ingresos, costes y gastos de tu negocio durante un período determinado, mientras que una hoja de balance muestra tus activos y pasivos en un momento dado.
Errores comunes en el registro contable de un comercio electrónico
El registro contable del comercio electrónico puede parecer complicado cuando comienzas. Hay mucho que recordar y fórmulas complejas que utilizar. Esto a menudo lleva a descuidos y errores. Algunos de los errores más comunes que cometen las pequeñas empresas son:
- Intentar hacerlo todo manualmente: Ingresar datos manualmente puede llevar a duplicados e inevitables errores humanos. Es un proceso que consume tiempo y es tedioso realizar todos los cálculos de manera regular.
- No cumplir con los estándares fiscales internacionales: Las leyes fiscales varían en todo el mundo, y muchas empresas de comercio electrónico no verifican si cumplen con la normativa porque están operando esencialmente en línea.
- Mantener niveles de inventario inexactos: Un error en la valoración del inventario puede llevar a otros problemas más adelante, afectando a tus balances, cuentas de pérdidas y ganancias y proyecciones de flujo de caja .
- No sincronizar transacciones con el software de contabilidad: Cuando no sincronizas tu plataforma de comercio electrónico con tu software de contabilidad, las transacciones pueden perderse, dificultando la visión general de la situación financiera.
- Mala gestión del IVA: El IVA es una de las partes más complejas de operar un negocio en línea, por lo que no es sorprendente que las marcas tengan dificultades para presentar la cantidad correcta en el momento adecuado.
- Mantener registros desorganizados: Es fácil que tus cuentas se desorganicen cuando hay demasiadas personas gestionándolas. Esto puede llevar a entradas duplicadas, descuidos y oportunidades perdidas.
- Conciliar cuentas de manera poco frecuente: El registro contable no es una tarea divertida, por lo que muchas empresas terminan posponiéndola.
Cómo evitar estos errores y mantener tus registros contables precisos
- Usa software de contabilidad dedicado: Integrar software que recopile, almacene y te informe automáticamente sobre tu salud financiera, te ahorrará horas de tiempo y reducirá la posibilidad de error.
- Contrata a un contable:Si los números no son lo tuyo, contrata a alguien que lo haga por ti. Un contable de confianza estará disponible para responder tus preguntas y mantener tu contabilidad actualizada.
- Conciliar regularmente:Asegúrate de que tus cuentas estén actualizadas de manera regular, ya sea trimestral o mensualmente.
- Comprende el IVA: Es un tema complicado, pero entender el IVA te asegurará cumplir con la normativa y evitar multas y cargos.
- Usa un plan de cuentas: El plan de cuentas es un sistema para organizar tus archivos contables. Es la base de un registro eficiente y te ayudará a mantenerte al tanto de tu presupuesto, lo cual es particularmente importante a medida que tu negocio crece.
- Sé consistente con tu contabilidad: Ya sea porque usas el sistema de doble entrada o el sistema de entrada única, asegúrate de mantener un registro contable consistente.
Herramientas para el registro contable en el comercio electrónico
Existen numerosas herramientas de contabilidad de comercio electrónico disponibles para ayudarte a equilibrar tus cuentas y mantenerte al tanto de tus finanzas, independientemente de tu experiencia.
Las mejores herramientas para la contabilidad de comercio electrónico
Si estás buscando formas de facilitar la contabilidad online, hay varias herramientas a considerar, dependiendo de las necesidades de tu negocio.
- A2X: Esta aplicación publica automáticamente las ventas de la tienda Shopify en Xero o QuickBooks y concilia tus pagos para que puedas ver que todo ha sido contabilizado correctamente. A2X es confiable para cientos de firmas de contabilidad de comercio electrónico.
- Zoho Books: Zoho Books es un software de contabilidad en la nube que facilita la gestión financiera de tu tienda Shopify. La aplicación se integra fácilmente con tus cuentas bancarias y plataformas de pago, permitiéndote registrar automáticamente ventas, gastos e impuestos. Zoho Books ofrece herramientas para conciliar tus transacciones, generar informes financieros detallados y cumplir con las obligaciones fiscales en España. Además, cuenta con soporte en español y está adaptado a la normativa contable española.
- FreshBooks: Este software de contabilidad en la nube te ayuda a gestionar pedidos de Shopify en FreshBooks basándose en tres objetos: artículos, facturas y pagos. También utiliza tu inventario de Shopify para toda la gestión de inventario , actualizando la información financiera automáticamente.
- QuickBooks: Cuando integras Shopify con QuickBooks, tus pedidos, inventario, clientes y envíos se actualizan con precisión automáticamente. Puedes usar QuickBooks para publicar información de pedidos de comercio electrónico como entradas de diario por lotes o registros detallados a nivel de pedido y sincronizar con otros mercados de comercio electrónico, como Etsy y Amazon.
El registro contable: clave para el crecimiento de pequeñas empresas
Tanto si llevas tú mismo el registro contable de tu empresa o tienes a un contable de confianza, entender cómo fluye el dinero a través de tu negocio es vital.
Incluso si tienes poca experiencia en contabilidad, ahora tienes conocimiento de primera mano y acceso a todas tus finanzas, lo que te coloca en una posición poderosa para tomar decisiones informadas sobre el futuro de tu negocio.
Si bien hay valor en obtener ayuda y asesoramiento de expertos, asegúrate de tener una comprensión sólida de tus números, sin importar quién esté gestionando tus finanzas.
Preguntas frecuentes sobre el registro contable en el comercio electrónico
¿Qué es el registro contable en el comercio electrónico?
El registro contable en el comercio electrónico es el proceso de registrar y gestionar todas las transacciones financieras de tu tienda online. Esto incluye ventas, compras y pagos.
¿Cómo llevo el registro contable para mi negocio de comercio electrónico?
- Conecta tu software de contabilidad a la plataforma de comercio electrónico que utilizas.
- Sincroniza tus transacciones con tu software de contabilidad.
- Categoriza tus transacciones.
- Concilia tus cuentas bancarias al final de cada mes o trimestre.
- Crea y revisa tus estados financieros.
¿Cuáles son las mejores prácticas contables para negocios de comercio electrónico?
- Utiliza un software de contabilidad dedicado que se integre con tu plataforma de comercio electrónico elegida.
- Asóciate con un contable que tenga conocimiento en comercio electrónico y ventas en línea.
- Conciliar tus cuentas regularmente, tanto trimestral como mensualmente, es lo ideal.
- Comprende el funcionamiento del IVA.
- Utiliza un plan de cuentas para mantenerte al tanto de tu presupuesto.
¿Cómo manejo el IVA en el registro contable de mi comercio electrónico?
- Determina el tipo impositivo de tus productos
- Date de alta en Hacienda para declarar el IVA de tus ventas.
- Informa sobre el IVA de tus productos en todo momento.
- Presenta tus declaraciones de impuestos antes de la fecha límite.
¿Cuáles son los errores más comunes en la contabilidad de comercio electrónico?
- Intentar hacerlo todo manualmente.
- No cumplir con los estándares fiscales internacionales.
- Mantener niveles de inventario inexactos.
- No sincronizar transacciones con el software de contabilidad.
- Mala gestión del IVA.
- Mantener registros desorganizados.
- Conciliar cuentas de manera poco frecuente.
¿Cómo realizo el seguimiento de inventario en el registro contable de mi comercio electrónico?
Comienza determinando cómo registrarás tu inventario y si utilizarás el método FIFO o de valoración de coste promedio. Luego, utiliza un sistema de gestión de inventario para monitorizar tu inventario con precisión y asegúrate de auditarlo de manera regular.
¿Cómo concilio los pagos en el registro contable de mi comercio electrónico?
Conciliar tus pagos comparando los pagos registrados y reportados en tus registros financieros con los pagos mostrados en tu plataforma de comercio electrónico o a través del proveedor de pagos que utilizas para recaudar pagos.
¿Cuáles son las mejores herramientas para la contabilidad de comercio electrónico?
- A2X: Mejor para conectar las ventas de tu tienda Shopify a Xero o QuickBooks.
- FreshBooks: Mejor para conciliar artículos, facturas y pagos.
- QuickBooks: Mejor para rastrear tus pedidos, inventario, clientes y envíos.
- Zoho Books: Mejor para una solución integral de contabilidad y gestión financiera automatizada para tu tienda Shopify.