Useimmilla meistä on häpeällinen sähköpostin käyttäjänimi, joka kummittelee postilaatikossamme (esimerkiksi papukaijafani91, tanssija_4ever, ttttyyppi23 – tiedät kyllä, millaisia ne ovat). Teknologisena kasvuprosessina kaikki nuo leikkisät ja liian vakavat nimimerkit olivat osa oppimista siitä, miten olla ihminen internetissä.
Liiketoiminnassa hyvin valittu sähköpostiosoite voi edistää ammattimaista kuvaa, jättää positiivisen vaikutelman ja vähentää viestien katoamisen riskiä. Papukaijat tulevat aina olemaan sydämessäsi, mutta nykyaikainen ammatillinen viestintä vaatii ammattimaista sähköpostiosoitetta. Nykyisellä digitaalisella aikakaudella se tarkoittaa itsesi esittämistä selkeästi ja ytimekkäiden sähköpostiosoitteiden käyttöä liiketoiminnassasi.
Sähköpostiosoitteen osat
Vaikka kaikki sähköpostiosoitteet ovat ainutlaatuisia, jokainen niistä noudattaa perusmuotoa:
Käyttäjänimi
Käyttäjänimi voi koostua kirjaimista, numeroista ja useimmista alfanumeerisista merkeistä.
@
"@"-merkki on kaikkien sähköpostiosoitteiden perusosa. Sitä käytti ensimmäisenä sähköpostipioneeri Ray Tomlinson vuonna 1971 erottamaan vastaanottajan nimen ja koneen. Nykyään se erottaa käyttäjänimen sähköpostipalveluntarjoajasta tai mukautetusta verkkotunnuksesta.
Verkkotunnus
Sähköpostin verkkotunnus osoittaa sen verkkopalvelimen, johon postisi lähetetään. Esimerkiksi henkilökohtaisessa Gmail-tilissä verkkotunnus on gmail.com, ammattimaisessa verkkotunnuksessa on tyypillisesti yrityksen nimi tai henkilökohtaisissa brändeissä tai portfoliosivustoissa oma nimesi.
Vinkkejä ammattimaisen sähköpostiosoitteen luomiseen
Sähköpostiosoitteen luominen vaikuttaa yksinkertaiselta, mutta kun otetaan huomioon, kuinka monta osoitetta on jo olemassa – noin 7,9 miljardia vuonna 2023 – tilanne muuttuu hieman monimutkaiseksi. Avain on löytää tapa esittää itsesi mahdollisimman selkeästi jäljellä olevilla vaihtoehdoilla.
Muista nämä asiat:
Pidä osoite yksinkertaisena ja mieleenpainuvana
Liiketoiminnan sähköpostiosoitteiden tulisi olla helposti viestittäviä ääneen. Jos olet kokouksessa tai verkostoitumistapahtumassa, sähköpostisi tulisi olla tarpeeksi selkeä, jotta joku voi kirjoittaa sen oikein ylös ja ottaa sinuun yhteyttä tarvittaessa.
Käytä nimeäsi, älä titteliäsi
Työnimikkeet tulevat ja menevät, jopa saman organisaation sisällä, mikä tarkoittaa, että niille ei ole sijaa liiketoiminnan sähköpostiosoitteessa. Säilytä työnimikkeesi, yritystietosi, ammatilliset pätevyytesi ja/tai tutkintosi sähköpostisi allekirjoituksessa sen sijaan.
Vaikka voit halutessasi sisällyttää työnkuvasi sähköpostiosoitteeseesi, saatat huomata, että se tuntuu vanhentuneelta tai epätarkalta myöhemmin. Tämä toimii parhaiten konsulttien tai itsenäisten ammattilaisten kohdalla, joiden osaaminen on heidän kauppansa, kuten "annikirjoittaja@verkkotunnus.com" tai "krintala.oikeus@verkkotunnus.com."
Käytä välimerkkejä säästeliäästi
Pisteiden ja alaviivojen käyttö nimien ja alkukirjainten erottamiseksi voi estää kirjoitusvirheitä ja tehdä osoitteestasi helpommin luettavan, mutta liiallinen käyttö voi johtaa päinvastaiseen vaikutukseen. Tavoittele yhtä käytäntöä ja pysy siinä koko osoitteesi ajan.
Pidä ensisijaiset ja toissijaiset postilaatikot erillään
Organisoinnin ja yksityisyyden vuoksi ei ole hyvä idea käyttää samaa sähköpostiosoitetta henkilökohtaiseen ja ammatilliseen käyttöön. Pidä asiat erillään kahdella (tai useammalla) sähköpostitilillä: yksi ensisijainen liiketoimintaan tarkoitettu sähköpostiosoite ja erillinen postilaatikko henkilökohtaista viestintää varten.
Yhdistä verkkotunnuksesi
Useimmat verkkosivupaketit sisältävät muutaman ilmaisen liiketoimintasähköpostitilin, joka on liitetty mukautettuun verkkotunnukseesi. Oman verkkotunnuksen käyttäminen – sen sijaan, että käyttäisit esimerkiksi @gmail.com tai @yahoo.com – voi olla ammattimaisempaa ja auttaa bränditietoisuudessa. Kun osoitteesi on asetettu, yhdistä ne haluamaasi sähköpostipalveluntarjoajaan (Gmail, Outlook tai muu sähköpostisovellus) sekä mihin tahansa CRM- ja markkinointiohjelmistoon, kuten Hubspotiin tai Klaviyoon.
Pidä geneeriset postilaatikot geneerisinä
Viestit, jotka eivät ole tarkoitettu tietylle henkilölle, voit ohjata geneeriseen yhteydenottosähköpostilaatikkoon, johon useat työntekijät tai osastot pääsevät käsiksi. Voit sitten ohjata saapuvat viestit potentiaalisilta asiakkailta tai asiakaskyselyiltä oikealle tiimin jäsenelle.
Yksinkertaisuus ja ennakoitavuus ovat avainasemassa geneerisessä sähköpostiosoitteessa; ideana on tehdä yhteydenottamisesta mahdollisimman helppoa. Ajattele esimerkiksi "markkinointi@verkkotunnus.com" tai "tiedustelut@verkkotunnus.com." Saatat huomata, että yksinkertainen geneerinen myyntisähköpostilaatikko tuottaa enemmän liidejä kuin kekseliäs, mutta vähemmän intuitiivinen käyttäjänimi.
Ammattimaisia sähköpostiosoitteita
Monilla yrityksillä, jopa luovilla tai rentoilla aloilla, on vakiintunut sähköpostin nimeämiskäytäntö, mutta ammattimaisen sähköpostin luominen itsellesi voi vaatia hieman lisäkokeiluja, erityisesti jos nimesi on suhteellisen yleinen ja siihen liittyvä sähköpostiosoite on jo varattu. Tässä on joitakin ammattimaisia sähköpostiosoitteita, joita voit käyttää itsellesi tai tiimillesi, sekä muutamia esimerkkejä siitä, miten voit jäsentää käyttäjänimesi:
Koko nimi
Ensinnäkin, katso, voitko käyttää koko nimeäsi (minnajokinen@verkkotunnus.com). Jos käytät toista nimeä tai toista alkukirjainta, yritä sisällyttää se (minnakjokinen@verkkotunnus.com). Voit myös käyttää välimerkkejä erottamaan itsesi ja parantamaan luettavuutta (minna.jokinen@verkkotunnus.com, minna.k.jokinen@verkkotunnus.com).
Osittainen nimi
Vaihtoehtoisesti voit valita korostaa vain sukunimeäsi ja merkitä etunimesi alkukirjaimella. Tämä säilyttää käyttäjän yksityisyyden ja tarjoaa enemmän vaihtoehtoja. Pienet yritykset, joissa on vain muutama tiimin jäsen, voivat valita näyttää vain käyttäjän etunimen (minna@verkkotunnus.com), kun taas suuremmat yritykset voivat hyötyä paikallisen osan jäsentämisestä etu- ja sukunimien yhdistelmän ympärille, kuten etunimen alkukirjain, keskimmäinen alkukirjain ja sukunimi (mkjokinen@verkkotunnus.com).
Tiimipostilaatikot
Perustajana tai tiimin vetäjänä, joka asettaa yrityksesi ydinosastot, on muutamia yhteisiä osoitteita, joita voit sisällyttää liiketoimintatarpeidesi mukaan. Geneeriset sähköpostiosoitteet säästävät aikaa mahdollistamalla tiimiyhteistyön saapuvien sähköpostien seuraamisessa ja niihin vastaamisessa.
- Freelance-esitykset: Jos luotat freelancereihin ja yhteisön panoksiin, harkitse alan liittyvien avainsanojen käyttöä, kuten "esitykset@verkkotunnus.com" tai "toimitukset@verkkotunnus.com."
- Rekrytointi: Nopeasti kasvaville brändeille tai rekrytointitiimeille "ura@verkkotunnus.com" tai "rekrytointi@verkkotunnus.com" ovat helppoja ja intuitiivisia tapoja seurata työpaikkahakemuksia tai saapuvaa kiinnostusta.
- Yleinen yhteydenotto: Geneeristen myyntiosoitteiden osalta pidä asiat yksinkertaisina, kuten "kyselyt@verkkotunnus.com" tai "myynti@verkkotunnus.com."
- Asiakaspalvelu: "tuki@verkkotunnus.com" on yleinen asiakaspalvelusähköpostiosoite, kun taas "palautukset@verkkotunnus.com" toimii geneerisen palautussähköpostilaatikon osalta.
Miten luoda virallinen sähköpostiosoite – usein kysytyt kysymykset
Mikä on hyvä liiketoiminnan sähköpostiosoite?
Hyvä ammattimainen sähköpostiosoite poistaa epäselvyyksiä ja vahvistaa identiteettisi lähettäjälle. Joissakin tapauksissa, kuten asiakaspalvelutehtävissä, sähköpostiosoite voi heijastaa käyttäjän osastoa, kuten asiakaspalvelua tai myyntiä.
Mikä on ammattimaisin sähköpostiosoite?
Ammattimaisin sähköpostiosoite on yksi muutamasta variaatiosta koko tai osittaisesta nimestäsi, jossa on rajallisesti välimerkkejä (pisteitä tai alaviivoja) ja ei numeroita. Vaikka ilmaisen verkkotunnuksen, kuten Gmailin tai Yahoon, käyttö on joskus väistämätöntä, mukautetun verkkotunnuksen käyttäminen yrityksen nimen kanssa edistää ammattimaisempaa kuvaa.
Mitä ovat epäammattimaiset liiketoiminnan sähköpostiosoitteet?
Epäammattimaiset liiketoiminnan sähköpostiosoitteet ovat sellaisia, jotka viittaavat ulkopuolisiin kiinnostuksen kohteisiin, vitseihin ja lempinimiin tai sisältävät nimen perässä pitkiä numeroita.
