Prélèvement automatique : le guide

Pendant des années, les gens devaient payer leurs factures manuellement, chaque mois. Il fallait faire un chèque, trouver une enveloppe, ajouter un timbre, écrire l’adresse et l’envoyer par la poste. À chaque fois, pour chaque facture. C’était un processus long et peu pratique, propice aux erreurs humaines à chaque étape.

Le prélèvement automatique, développé dans les années 1960, a révolutionné les méthodes de paiement numériques en permettant de régler automatiquement ses factures à leur échéance. Découvrez comment fonctionnent les paiements par prélèvement automatique et la meilleure façon de les mettre en place pour votre entreprise.

Qu’est-ce que le prélèvement automatique ?

Le prélèvement automatique est une méthode pour collecter des paiements de vos clients sans intervention manuelle : votre entreprise prend tout simplement de l’rgent sur le compte bancaire d’un client qui l’a autorisé. Avec d’autres méthodes de paiement récurrentes, vous devez soit facturer manuellement la carte de crédit du client lorsque le paiement est dû, soit attendre que le client déclenche le paiement de son côté.

Les entreprises acceptent souvent le prélèvement automatique lorsque les clients doivent effectuer des paiements réguliers à intervalles fixes, même si le montant varie d’un paiement à l’autre.

Les transactions sont généralement un bon choix pour les entreprises qui ont souvent recours à des paiements récurrents, comme :

• des abonnements,
• des frais adhésions,
• des paiements échelonnés,
• des factures de fournisseurs.

Les clients souhaitant mettre en place des paiements par prélèvement automatique remplissent un formulaire pour vous autoriser à débiter automatiquement leur compte bancaire, plutôt que de devoir payer manuellement pour chaque période de facturation. Si la transaction est réalisée en euros, elle devra passer par le système SEPA.

Pour certaines autres monnaies et pays, vous pouvez rédiger votre propre formulaire – tant qu’il comprend les coordonnées du client, des détails sur le paiement tels que la date et le montant, ainsi que le consentement pour le prélèvement des fonds. Aux États-Unis, les paiements par prélèvement automatique transitent par le réseau Automated Clearing House (ACH), un système qui déplace électroniquement de l’argent entre les institutions financières.

Prélèvement automatique vs ordre permanent vs paiement récurrent

• Paiement récurrent
• Ordre permanent
• Prélèvement automatique

Le terme « paiement récurrent » englobe le prélèvement automatique, les paiements par carte de crédit programmés et les ordres permanents. En général, une entreprise a le contrôle sur le moment et le montant d’un paiement par prélèvement automatique, tandis que le client choisit le montant et la fréquence d’un ordre permanent. Voici un aperçu rapide des différences entre ces méthodes de paiement :

Paiement récurrent

Dans tous les paiements récurrents, un client (le débiteur) donne à une entreprise (le créancier) la permission de prélever de l’argent sur son compte bancaire régulièrement ou de facturer sa carte de crédit lorsque le paiement est dû.

Ordre permanent

Lorsqu’un client met en place un ordre permanent, il demande à sa banque d’envoyer de l’argent à une entreprise sur une base régulière. Ce montant est généralement fixe, et le client peut modifier ou annuler le paiement sans en informer l’entreprise. La banque du client gère la transaction.

Prélèvement automatique

Avec le prélèvement automatique, une entreprise prélève régulièrement de l’argent sur le compte bancaire du client après avoir obtenu son autorisation écrite. L’entreprise peut décider combien et à quelle fréquence facturer le client sans autre permission (bien que le client puisse annuler les paiements futurs). Les entreprises contractent généralement avec un processeur de paiement pour faciliter la transaction.

Avantages du prélèvement automatique

• Commodité
• Économies de coûts
• Fiabilité
• Réduction des erreurs
• Sécurité
• Disponibilité
• Rapidité

Collecter des paiements par prélèvement automatique peut être avantageux pour les deux parties de la transaction. Voici quelques raisons pour lesquelles c’est une méthode de paiement privilégiée :

Commodité

Une fois autorisés, les prélèvements automatiques ne nécessitent plus aucune intervention manuelle, ce qui permet à votre entreprise de se concentrer sur d’autres domaines plutôt que de courir après les paiements en retard. Les clients en bénéficient également, car ils n’ont pas besoin de se souvenir de payer leurs factures, ni de ressaisir leurs informations bancaires chaque mois.

Économies de coûts

Les frais et coûts administratifs associés aux paiements par prélèvement automatique sont bien inférieurs à ceux d’autres méthodes, comme les paiements par carte de crédit. Une transaction ACH coûte généralement moins de 0,20 €, tandis que les taux de commission sur les cartes bancaires peuvent atteindre jusqu’à 2,5 % de la valeur de la transaction. Vous pouvez même transmettre ces économies à vos clients en proposant des avantages s’ils passent au paiement par prélèvement automatique.

Fiabilité

Prélever le même montant, le même jour, chaque mois offre aux entreprises d’abonnement une source de revenus récurrents prévisible. Cette caractéristique rend le prélèvement automatique idéal pour votre gestion des flux de trésorerie.

Réduction des erreurs

Le prélèvement automatique peut simplifier la comptabilité et éliminer le risque d’erreur humaine, puisque chaque transaction est automatisée et clairement documentée.

Sécurité

Les paiements par prélèvement automatique transitent par un réseau sécurisé, qu’il s’agisse de banques européennes ou du réseau ACH. Ce dernier crypte tous les paiements, offrant une couche de protection des deux côtés de la transaction. Les clients peuvent également contester facilement les transactions qu’ils n’ont pas autorisées.

Disponibilité

Puisque l’argent est prélevé sur le compte bancaire du client, ce dernier n’a pas besoin de s’inscrire auprès d’un nouveau service de paiement comme PayPal.

Rapidité

Les paiements par prélèvement automatique sont traités rapidement ; environ 80 % des transactions du réseau ACH se règlent dans un délai d’un jour ouvrable, tant que le client dispose de fonds suffisants sur son compte bancaire (article en anglais). Les délais sont assez similaires dans la zone SEPA. Vous pouvez également demander un transfert accéléré moyennant des frais.

Comment mettre en place le prélèvement automatique pour vos clients

1. Choisissez une banque et un fournisseur de services de paiement
2. Contactez vos clients
3. Commencez à recevoir les paiements par prélèvement automatique

Voici les étapes à suivre pour ajouter le prélèvement automatique pour vos clients :

1. Choisissez une banque et un fournisseur de services de paiement

Contactez votre établissement financier et confirmez que votre compte bancaire vous permet d’accepter et de traiter des paiements électroniques.

Ensuite, choisissez un fournisseur de services de paiement – comme Shopify Payments, Stripe ou PayPal – qui gère la fonctionnalité du compte marchand en votre nom. Ces fournisseurs vous aident à entrer les détails bancaires des clients et à faciliter chaque transfert de fonds.

2. Contactez vos clients

Contactez vos clients existants pour leur faire savoir que vous acceptez les paiements par prélèvement automatique. Joignez un mandat de prélèvement automatique au message. Ce formulaire permet à votre entreprise de collecter automatiquement de l’argent sur le compte bancaire d’un client de manière régulière. Incluez les informations suivantes pour anticiper d’éventuelles questions :

• Instructions d’inscription au prélèvement automatique
• Date limite de soumission du formulaire
• Date de début des paiements par prélèvement automatique
• Canaux pour les questions ou retours des clients
• Méthodes de notification pour les paiements à venir
• Méthodologie de calcul des paiements
• Procédure d’annulation du prélèvement automatique

Votre plateforme de paiement peut éventuellement disposer d’un formulaire de prélèvement ACH.

3. Commencez à recevoir les paiements par prélèvement automatique

Vous pouvez mettre en place des paiements par prélèvement automatique dès que vous recevez un mandat d’autorisation d’un client. Selon votre emplacement, vous pourriez avoir à donner un préavis chaque fois que vous collectez un paiement.

Incluez des informations et des instructions sur l’utilisation du prélèvement automatique sur votre site web, vos factures et tout autre document destiné aux clients. Aidez les clients à utiliser cette fonctionnalité en ajoutant une case à cocher pour mettre en place un prélèvement automatique lors du paiement ou un bouton « Payer maintenant » sur vos factures.