Tenue comptable e-commerce pour petites entreprises : le guide par étapes

Vous n'avez pas lancé votre entreprise de e-commerce pour jongler avec des comptes et équilibrer des livres comptables. Vous l'avez créée pour vendre des produits, aider des clients et gagner de l'argent. Cependant, la tenue comptable e-commerce est une partie nécessaire et importante pour maintenir votre santé financière en bon état.

La comptabilité pour le e-commerce consiste à enregistrer et gérer toutes les transactions financières de votre entreprise, dont les ventes, les achats et les paiements. Les comptables suivent tous les coûts et revenus pour aider une entreprise à prendre des décisions financières éclairées.

Le but de la comptabilité est de vous montrer la situation financière de votre entreprise, d'équilibrer vos comptes et d'améliorer la gestion de la trésorerie de manière stratégique. Cela vous aide à comprendre où va votre argent pour que vous vous puissiez pendre des décisions éclairées. Toute entreprise vendant en ligne doit tenir une comptabilité régulière, sincère et fidèle à la réalité de l’entreprise.

Même si vous avez de l'expérience en comptabilité, il existe certaines nuances importantes en matière de tenue comptable e-commerce que vous voudrez suivre. Découvrez comment tenir les livres comptables pour une entreprise e-commerce, les outils qui peuvent vous aider et les erreurs courantes à éviter.

Plateformes e-commerce et comptabilité

Une des beautés du e-commerce est que vous avez le choix parmi une multitude de plateformes disponibles pour vendre vos produits. Peu importe laquelle vous utilisez, vous devrez équilibrer vos livres comptables. Que ce soit Shopify, BigCommerce, WooCommerce ou Adobe Commerce, vous devez suivre vos revenus, vos dépenses et toutes les taxes pertinentes.

De nombreuses plateformes e-commerce proposent des fonctionnalités pour vous aider à suivre les informations importantes dont vous avez besoin pour la comptabilité, comme les stocks et les taxes. Bien qu'elles ne remplissent pas vos déclarations fiscales pour vous, elles peuvent vous aider à suivre vos obligations fiscales et à collecter le bon montant. Cela rend la période fiscale beaucoup plus facile à gérer.

Les plateformes e-commerce facturent souvent des frais de marchand, un élément de la comptabilité que les e-commerçants doivent suivre.

Les frais de marchand varient en fonction de la plateforme que vous utilisez, mais ce sont des détails comme ceux-ci que vous devez garder à l'esprit lorsque vous utilisez une plateforme. Heureusement, il existe de nombreux logiciels de comptabilité qui s'intègrent aux plateformes e-commerce, ce qui facilite la gestion de vos ventes et de vos dépenses.

La tenue comptable e-commerce est une partie intégrante de l'entreprise, quelle que soit la plateforme sur laquelle vous vendez vos produits. Voici quelques bonnes pratiques :

• Intégrez votre boutique avec un logiciel de comptabilité : la plupart des plateformes s'intègrent à des logiciels de comptabilité dédiés ou offrent des plug-ins pour aider au suivi. Cela facilite le paiement de la TVA et la déclaration de vos impôts, car votre logiciel et votre boutique seront alignés.

• Configurez les règles fiscales : définissez vos emplacements fiscaux dans votre boutique, afin que la plateforme sache où elle doit ajouter une taxe sur les ventes et où elle ne doit pas. Cela vous aidera à automatiser les commandes et à vous assurer que vous êtes en train de collecter des taxes lorsque cela est requis.

• Réconciliez régulièrement votre compte : quelle que soit la plateforme que vous utilisez, elle conservera un journal téléchargeable de toutes vos ventes à ce jour. Il est important de télécharger ces rapports, de les examiner et de les réconcilier régulièrement.

• Gérez les retours et les rétrofacturations : restez au courant des retours et des rétrofacturations, car ils auront un impact sur les chiffres de vos comptes.

• Suivez les autres dépenses : la plateforme de e-commerce que vous utilisez ne suivra pas les dépenses externes comme les salaires, les coûts de fabrication et le budget publicité, donc c'est à vous de suivre ces éléments ailleurs ou de les ajouter manuellement.

• Automatisez le flux de travail : facilitez-vous la tâche en automatisant le processus de comptabilité.

La TVA en e-commerce

Si vous vendez en ligne, vous devrez appliquer la TVA, comme n’importe quelle entreprise. Cependant, gardez en tête que vous pouvez être exempté si vous avez choisi le statut d’auto-entrepreneur. Concrètement, pour les ventes de marchandises, vous ne facturerez par la TVA tant que votre chiffre d’affaires de l’année n-1 ne dépasse pas 85.000 € ou que votre chiffre d’affaires de l’année en cours ne dépasse pas 93.500 €.

L’application de la TVA varie en fonction de plusieurs éléments :

• Le pays où vit le client
• Le type d’activité
• Le lieu où les produits sont stockés
• Le chiffre d’affaires réalisé dans l’Union européenne, hors France
• Le type de client (particulier ou professionnel)

Ventes en France

En France, les entreprises assujetties à la TVA doivent l’ajouter au prix de leurs produits ou services. Elles la collectent auprès des clients, puis la reversent à l’administration fiscale. Le taux de TVA standard est de 20 %, que les ventes soient faites à des particuliers ou à des professionnels.

Certains biens bénéficient de taux réduits, de 2,1 %, 5,5 % ou 10 %, selon le cas. Cela concerne notamment :

• Les produits alimentaires ;
• La nourriture pour animaux ;
• Les livres ;
• Les équipements pour les personnes en situation de handicap ;
• Les œuvres d’art ;
• Les médicaments.

Ventes dans l’Union européenne

Les règles de TVA au sein de l’UE ont été harmonisées pour simplifier la vie des vendeurs en ligne. Si votre chiffre d’affaires annuel dépasse 10 000 € pour des ventes vers d’autres pays membres, vous devez appliquer la TVA du pays du client. Cela implique souvent de s’enregistrer via le guichet unique (OSS) pour déclarer cette TVA plus facilement.

Ventes vers le Royaume-Uni

Depuis que le Royaume-Uni a quitté l’Union européenne en 2021, chaque vente à un client britannique est considérée comme une exportation. En clair, vous devez vous enregistrer auprès des autorités fiscales britanniques (HMRC) pour déclarer la TVA et obtenir un numéro EORI pour les formalités douanières.

Pour les commandes d’une valeur inférieure à 135 £, le vendeur doit payer la TVA britannique directement. Si la commande dépasse ce montant, la TVA est généralement due par le client à la réception. Ce fonctionnement est similaire à celui des exportations vers les pays hors UE.

Gestion des stocks et comptabilité

La gestion des stocks est une partie clé du processus de comptabilité car vos stocks sont considérés comme un actif qui a de la valeur.

Rester à jour vous donne une vue transparente du volume de stock restant, de combien de stock vous avez besoin et des tendances commerciales. Cela vous permet aussi de prévoir quand vous aurez besoin de réapprovisionner, de commander des fournitures et d'ajuster votre stratégie de prix, si nécessaire.

Comment suivre les stocks dans la tenue comptable e-commerce

Suivez vos stocks sur une base mensuelle ou trimestrielle pour vous assurer qu'ils sont à jour. C’est particulièrement important si vous traitez des retours ou stockez des stocks à plusieurs endroits.

Vos stocks seront enregistrés dans votre comptabilité e-commerce en fonction du coût des biens vendus (COGS) et peuvent être calculés de plusieurs manières :

Premier entré, premier sorti (PEPS)

La méthode premier entré, premier sorti suppose que les articles achetés ou produits en premier sont vendus ou utilisés en premier. Avec ce système, les articles de stock les plus anciens sont enregistrés comme vendus avant les plus récents. Lors du calcul du coût des biens vendus, les coûts des articles de stock les plus anciens sont utilisés pour déterminer la rentabilité.

Dernier entré, premier sorti (DEPS)

La méthode dernier entré, premier sorti suppose que les stocks acquis le plus récemment sont vendus en premier. Lors du calcul du coût des biens vendus, le coût des stocks les plus récents est utilisé pour déterminer la rentabilité. Avec l'augmentation des coûts des matériaux, on suppose que les articles récemment acquis coûtent plus cher, et seront donc moins rentables.

Évaluation du coût moyen

Cette méthode prend le coût moyen de tous les articles de stock vendus, peu importe quand ils ont été acquis, et applique ce coût moyen à tous les stocks.

Comment calculer le coût des biens vendus et réconcilier les stocks

Vous pouvez calculer le COGS en ajoutant le coût de votre stock aux achats effectués pendant une période spécifique. Soustrayez le coût des stocks restants à la fin de votre période.

Gardez en tête que le COGS est différent de vos dépenses d'exploitation, qui sont des dépenses non directement liées à la production de vos produits. Bien qu'elles soient toutes deux soustraites des chiffres de ventes totales de votre entreprise, elles doivent être enregistrées séparément.

Frais de traitement des paiements et comptabilité

Si vous vendez en ligne, vous devez traiter les paiements via un fournisseur de paiement intégré ou un logiciel externe. Il y a souvent des frais pour chaque paiement traité, qui doivent être suivis et comptabilisés.

Le fournisseur de paiement que vous utilisez devrait tenir un journal des frais engagés pour chaque paiement. Si vous utilisez plusieurs fournisseurs de paiement pour des clients dans différents endroits, il est important de réconcilier tous les frais ensemble pour créer un montant total. Notez que les frais de traitement des paiements sont une dépense d'entreprise déductible des impôts.

La plupart des entreprises e-commerce catégorisent les frais de traitement des paiements comme COGS, car ils sont directement associés aux coûts des ventes. Vous devrez déduire ces frais de vos revenus pour calculer votre marge brute.

Les états financiers

Les états financiers fournissent un aperçu des revenus, des dépenses, de la rentabilité et de la dette de votre entreprise. C’est une partie intégrante de la comptabilité pour le e-commerce.

Les états financiers sont importants car ils vous aident à comprendre la santé financière de votre entreprise. Vous pouvez voir combien d'argent vous avez disponible pour réinvestir dans l'entreprise, combien vous pouvez vous verser, et d'autres comptes à payer.

C’est aussi une excellente ressource pour les investisseurs potentiels qui peuvent voir les finances de votre entreprise au fil du temps.

La tenue comptable est un moyen d’enregistrer et d'organiser vos transactions financières. Elle fournit un aperçu de vos débits et crédits ainsi que de la santé globale de votre entreprise. Les informations collectées et stockées peuvent ensuite être transformées en états financiers. Ceux-ci sont le compte de résultat, le bilan et les annexes.

Les comptes de résultat mettent en évidence les revenus et les dépenses que votre entreprise a engagées pendant une période donnée. À l’inverse, le bilan montre vos actifs et passifs à un moment donné. Quant à l’annexe, il s’agit d’une note descriptive qui vient compléter les informations chiffrées figurant dans le bilan et le compte de résultat.

Erreurs courantes dans la tenue comptable e-commerce

La tenue comptable e-commerce peut sembler compliquée lorsqu’on débute. Il y a beaucoup de choses à retenir et des formules complexes à utiliser, ce qui peut conduire à des erreurs. Celles faites couramment par les petites entreprises e-commerce sont :

• Essayer de tout faire manuellement : saisir manuellement des données peut causer des doublons et des erreurs humaines. Par ailleurs, c’est chronophage.

• Ne pas respecter les réglementations fiscales internationales : les lois fiscales varient d’un pays à l’autre. Les entreprises de e-commerce font parfois l’erreur de ne pas vérifier si elles sont conformes parce qu'elles opèrent essentiellement en ligne.

• Maintenir des niveaux de stocks inexacts : une erreur dans l'évaluation des stocks peut entraîner d'autres problèmes par la suite sur vos bilans, vos comptes de résultat et vos prévisions de trésorerie.

• Ne pas synchroniser les ventes avec le logiciel de comptabilité : lorsque vous ne synchronisez pas votre plateforme e-commerce avec votre logiciel de comptabilité, les transactions peuvent passer à travers les mailles. Dans ces conditions, vous aurez plus de mal à obtenir une vision d’ensemble de la situation financière.

• Mauvaise déclaration de la TVA : si votre entreprise est assujettie à la TVA, vous devez la déclarer annuellement, trimestriellement ou mensuellement.

• Tenir des dossiers désorganisés : vos comptes deviendront vite désorganisés si trop de personnes sont impliquées. Cela peut entraîner des entrées en double et des oublis.

• Réconcilier les comptes trop rarement : la comptabilité n'est pas une tâche amusante. C’est pour cette raison que de nombreuses entreprises finissent par la remettre à plus tard.

Voici comment éviter ces erreurs et garder vos documents comptables précis :

• Utilisez un logiciel de comptabilité dédié : intégrer un logiciel qui collecte, stocke et rapporte automatiquement sur votre santé financière vous fera gagner du temps et réduira le risque d'erreur.

• Faites appel à un comptable : si les chiffres ne sont pas votre fort, embauchez quelqu'un pour s’occuper de votre tenue comptable e-commerce à votre place. Un comptable de confiance sera là pour répondre à vos questions et garder votre comptabilité à jour.

• Réconciliez régulièrement : assurez-vous que vos livres comptables sont mis à jour régulièrement (trimestriellement, sinon mensuellement).

• Utilisez un plan comptable : le plan comptable est un système pour organiser vos fichiers comptables. C'est la base d'une tenue comptable efficace qui vous aidera à rester au courant de votre budget, ce qui est particulièrement important lorsque votre entreprise se développe.

• Soyez cohérent avec votre comptabilité : que vous utilisiez le système de double entrée ou de simple entrée, assurez-vous de rester cohérent.

Outils pour la comptabilité e-commerce

Vous avez le choix parmi de nombreux logiciels de comptabilité pour l’e-commerce. Ils vous aident à équilibrer vos livres comptables et à rester au courant de vos finances.

Voici des outils envisager, en fonction des besoins de votre entreprise :

• A2X : cette application publie automatiquement les ventes de votre boutique Shopify dans Xero ou QuickBooks et réconcilie vos paiements afin que vous puissiez voir que tout a été correctement comptabilisé. A2X est approuvé par des centaines de cabinets de comptabilité pour le e-commerce.

• FreshBooks : ce logiciel de comptabilité sur le cloud vous aide à gérer les commandes Shopify dans FreshBooks en fonction de trois objets : articles, factures et paiements. Il utilise également votre inventaire Shopify pour toute gestion des stocks, en mettant à jour automatiquement les informations financières.

• QuickBooks : lorsque vous intégrez Shopify avec QuickBooks, vos commandes, votre inventaire, vos clients et vos expéditions sont mis à jour automatiquement. Vous pouvez utiliser QuickBooks pour publier des informations de commande sous forme d'entrées de journal en lot ou de publication au niveau des commandes et synchroniser avec d'autres places de marchés, tels qu'Etsy et Amazon.

• Bench : Bench propose des services de comptabilité externalisés abordables pour votre boutique Shopify. L'application se synchronise directement avec votre compte de marchand et votre banque. Ensuite, une équipe de comptabilité virtuelle équilibre vos livres mensuels et prépare des rapports financiers.

La comptabilité est essentielle pour la croissance des petites entreprises

Que vous fassiez la comptabilité vous-même ou que vous décidiez d'embaucher un comptable, comprendre comment l'argent circule dans votre entreprise est indispensable.

Même s’il est intéressant d’obtenir de l’aide et des conseils d’experts, assurez-vous d'avoir une bonne compréhension de vos chiffres, peu importe qui gère vos finances.