Una spedizione veloce ed efficace è fondamentale per un negozio ecommerce. Un modo semplice per migliorare il processo di imballaggio e potenziare il servizio clienti è aggiungere una bolla di imballaggio a ogni ordine.
Una bolla di imballaggio si può creare in pochi minuti, ma può farti risparmiare tempo e fatica garantendo una corretta consegna dei tuoi prodotti. Scopri di più su quando includere una bolla di imballaggio.
Cos'è una bolla di imballaggio?
Una bolla di imballaggio è un documento che contiene dettagli sugli articoli inclusi in un pacco. I documenti di imballaggio sono utili sia per il venditore che per il cliente. Aiutano il cliente a identificare rapidamente gli articoli inclusi nel proprio ordine e semplificano il processo di spedizione per il venditore.
Un documento di imballaggio ha due funzioni principali. Funziona come una lista di controllo per chi imballa l'ordine, consentendo di verificare che siano stati inclusi tutti gli articoli ordinati dal cliente. Dopo la consegna, il cliente può utilizzare il documento di imballaggio per controllare eventuali articoli mancanti e per facilitare eventuali resi o cambi.
Cos'è una bolla di imballaggio digitale?
Alcune aziende scelgono di usare un documento di imballaggio digitale per ridurre gli sprechi di carta. Un documento di imballaggio digitale contiene le stesse informazioni di un documento cartaceo, ma viene inviato via email o tramite un link.
Britt Martin, responsabile delle partnership presso l'azienda di imballaggi sostenibili Arka, afferma che una bolla di imballaggio digitale “non solo minimizza gli sprechi, ma migliora anche la capacità del cliente di accedere ai propri registri di transazione e di gestirli”. Inviare un documento di imballaggio digitale garantisce di avere un archivio facilmente ricercabile di tutti gli ordini spediti e dei loro contenuti.
Qual è la differenza tra una bolla di imballaggio e un'etichetta di spedizione?
Sebbene entrambi aiutino a semplificare i processi di spedizione, ci sono alcune differenze chiave tra documenti di imballaggio ed etichette di spedizione.
Innanzitutto, una bolla di imballaggio va inserita all'interno di un pacco, mentre l'etichetta di spedizione si trova all'esterno. Mentre i documenti di imballaggio aiutano venditori e clienti, le etichette di spedizione sono utili principalmente per i corrieri, che le utilizzano per trasportare i pacchi da un luogo all'altro.
Alcune delle informazioni presenti in una bolla di imballaggio sono le stesse che troverai su un'etichetta di spedizione, come gli indirizzi di spedizione e consegna. Tuttavia, i documenti di imballaggio contengono anche informazioni sui contenuti del pacco, che di solito non si trovano su un'etichetta di spedizione.
Le etichette di spedizione di solito presentano anche un codice a barre che consente al corriere di ottenere rapidamente informazioni sul pacco.
Una bolla di imballaggio è una ricevuta?
Una bolla di imballaggio è diversa da una ricevuta, ma alcune informazioni che contiene sono identiche. Una ricevuta è un documento legale che conferma che il cliente ha ricevuto beni o servizi in cambio di un pagamento.
Una bolla di imballaggio non conferma che il cliente ha ricevuto il proprio pacco, poiché il venditore crea il documento di imballaggio prima della spedizione.
Chi invia un documento di imballaggio?
Le aziende ecommerce che vendono beni fisici inviano spesso documenti di imballaggio come parte del loro processo di evasione degli ordini. Le aziende con alti tassi di reso, come per esempio i rivenditori di abbigliamento online, e quelle con grandi ordini all'ingrosso sono più propense a inviare documenti di imballaggio.
Le aziende che vendono beni da più magazzini o che hanno più parti coinvolte nell'evasione degli ordini sono più propense a inviare documenti di imballaggio rispetto a quelle che gestiscono tutto internamente. Tuttavia, qualsiasi azienda ecommerce può trarre vantaggio dall'uso di documenti di imballaggio per la spedizione e l'evasione degli ordini.
Non tutti i pacchi necessitano di una bolla di imballaggio. Un documento di imballaggio ti serve solo se semplifica il processo di spedizione e reso per te e per i tuoi clienti. Ci sono alcune situazioni in cui un documento di imballaggio è particolarmente utile, come quando più articoli di un ordine vengono spediti separatamente.
Vantaggi dell'uso di una bolla di imballaggio
- Riduci gli errori di imballaggio
- Semplifichi i resi
- Migliori il servizio clienti
- Garantisci una consegna sicura
Se la maggior parte dei pacchi non necessita di un documento di imballaggio, perché usarne uno? Ci sono alcuni vantaggi evidenti.
Riduci gli errori di imballaggio
Il motivo principale per cui le aziende ecommerce utilizzano documenti di imballaggio è ridurre gli errori di imballaggio e spedizione. Un documento di imballaggio cartaceo funge da lista di controllo durante l'imballaggio di un ordine e può essere particolarmente utile per ordini che contengono articoli provenienti da diversi magazzini o che vengono inviati in più spedizioni.
Se stai imballando più ordini contemporaneamente, un documento di imballaggio ti consente di abbinare facilmente i pacchi alle loro etichette di spedizione, poiché il documento di imballaggio include l'indirizzo del cliente.
Semplifichi i resi
I documenti di imballaggio rendono più facili resi, sostituzioni e cambi perché il cliente ha tutte le informazioni necessarie, compresi i codici SKU o i numeri degli articoli, per avviare un reso. È pur vero che possono controllare la conferma dell'ordine, ma i documenti di imballaggio cartacei semplificano le cose per il cliente, soprattutto se ricevono molti pacchi o se hanno accidentalmente eliminato l'email di conferma dell'ordine.
Leggi anche: Come mettere in atto una politica di reso vincente
Migliori il servizio clienti
Un documento di imballaggio è un servizio aggiuntivo che puoi fornire ai tuoi clienti, consentendo loro di verificare rapidamente e facilmente di aver ricevuto tutto ciò che hanno ordinato. È anche un'opportunità per aggiungere un tocco personale, come un branding personalizzato o un breve messaggio di ringraziamento scritto a mano.
“Anche i più piccoli elementi, come i documenti di imballaggio, offrono un'opportunità per rafforzare l'identità del brand”, afferma Britt.
Garantisci una consegna sicura
Un documento di imballaggio può rivelarsi utile se un'etichetta di spedizione si danneggia. Se il corriere non riesce a leggere l'etichetta, può aprire il pacco e vedere l'indirizzo del cliente, l'indirizzo di ritorno e le informazioni di contatto per entrambe le parti.
Cosa includere in una bolla di imballaggio
Ogni bolla di imballaggio dovrebbe includere:
- Il numero dell'ordine e la data dell'ordine
- Un elenco dettagliato di tutto ciò che è incluso nell'ordine, insieme alla quantità di ciascun articolo, numero SKU, numero UPC e/o numero di prodotto
- Informazioni di contatto per il cliente, tra cui: nome del cliente, indirizzo di spedizione, indirizzo di fatturazione e numero di telefono e/o indirizzo email
- Informazioni di contatto per il venditore, tra cui: nome della tua azienda, indirizzo per il reso, sito web, numero di telefono e/o indirizzo email
- Corriere e metodo di spedizione
A seconda dell'ordine, potrebbe essere utile includere anche:
- Una breve descrizione del prodotto per ciascun articolo
- La posizione di ciascun articolo nel tuo magazzino
- Il peso e il volume di ciascun pacco e il peso totale della spedizione
- Numero di pacchi o pallet nell'ordine
- Istruzioni su come restituire i prodotti e cosa fare se ci sono problemi con l'ordine
- Istruzioni da parte del cliente, come richieste di confezioni regalo o di imballaggio ridotto
Come creare una bolla di imballaggio
- Scegli il tuo modello
- Personalizza il tuo modello
- Compila il tuo modello
- Stampa il tuo documento di imballaggio
Se utilizzi Shopify, puoi creare documenti di imballaggio dalla pagina Ordini nel tuo pannello di controllo di Shopify. Altrimenti, non preoccuparti: è facile creare il tuo documento di imballaggio. Scopri come.
1. Scegli il tuo modello
Il modo più semplice per creare un documento di imballaggio è partire da un modello gratuito che include già tutti i campi necessari. Puoi scaricare un modello di bolla di imballaggio, così non dovrai partire da zero. Potrai personalizzarlo in base alle esigenze e ai requisiti della tua attività.
2. Personalizza il tuo modello
Personalizza il tuo modello aggiungendo il tuo logo, i colori del tuo brand, il nome della tua azienda e altre informazioni che rimarranno le stesse per tutti gli ordini, come un indirizzo per i resi o un messaggio di ringraziamento. Ora hai un modello personalizzato che puoi utilizzare per creare documenti di imballaggio per tutti i futuri ordini.
3. Compila il modello
Ora che hai il tuo modello personalizzato pronto da usare, puoi semplicemente inserire i dettagli per ogni ordine, inclusi il numero dell'ordine, l'indirizzo di spedizione e l'elenco degli articoli.
4. Stampa il tuo documento di imballaggio
Utilizza il documento di imballaggio stampato come lista di controllo durante l'imballaggio dell'ordine e poi includilo nel pacco per dare un riferimento al cliente.
Bolla di imballaggio: domande frequenti
Perché hai bisogno di una bolla di imballaggio?
Una bolla di imballaggio ti consente di tenere traccia di tutto ciò che hai inserito in un ordine e ti garantisce di inviare l'ordine alla destinazione giusta. Fornisce anche un riferimento utile per il cliente.
Qual è la differenza tra un documento di imballaggio e un ordine di acquisto?
Un ordine di acquisto può sembrare un documento di imballaggio, ma sono due cose diverse. Un ordine di acquisto è un documento legale; un documento di imballaggio non lo è. Inoltre, i documenti di imballaggio sono creati dai venditori, mentre gli ordini di acquisto sono creati dagli acquirenti. Un ordine di acquisto includerà anche dettagli sul metodo di pagamento, mentre un documento di imballaggio non lo farà.
Quali informazioni si possono trovare in un documento di imballaggio?
Come minimo, un documento di imballaggio deve contenere un elenco di ciascun articolo incluso nell'ordine, con le relative quantità (per garantire che gli articoli giusti finiscano nel pacco) e l'indirizzo di spedizione del cliente (in modo da poter abbinare il pacco all'etichetta di spedizione).
Qual è la differenza tra una bolla di imballaggio e una fattura?
La destinataria di una fattura è la persona o l'azienda che ha pagato per l'acquisto, mentre le bolle di imballaggio vanno all'indirizzo di spedizione (a volte coincidono). Le fatture vengono solitamente inviate prima di ricevere il pagamento, sia per richiedere il pagamento sia per i registri finanziari dell'acquirente e del venditore. Le fatture sono più comuni nella vendita all'ingrosso o nella fornitura di servizi; le bolle di imballaggio possono essere trovate sia nei pacchi delle attività all'ingrosso che in quelli delle attività direct to consumer.
Hai bisogno di un documento di imballaggio per le spedizioni internazionali?
Per le spedizioni internazionali, dovrai compilare un modulo di dichiarazione doganale, noto anche come fattura commerciale. Il modulo doganale contiene molte delle stesse informazioni del documento di imballaggio, quindi ha senso crearli contemporaneamente. La differenza tra un modulo doganale e un documento di imballaggio è che il modulo doganale si trova all'esterno del pacco e include un Codice del Sistema Armonizzato.
