Per un cliente, poche cose sono più deludenti del voler effettuare un acquisto e scoprire che l'articolo desiderato è esaurito. Ciò significa che l'azienda perde una vendita e forse anche la fiducia dell’acquirente. Per un imprenditore, quindi, sapere ciò che si ha a disposizione, cosa si sta vendendo e quando è il momento di riordinare un prodotto è un aspetto fondamentale.
Questo è il compito di un software di gestione dell'inventario, che sostituisce la registrazione analogica, dispendiosa in termini di tempo e poco affidabile. Ecco di seguito alcune informazioni su questo tipo di software, le diverse tipologie in commercio e alcuni consigli per iniziare.
Cos'è un software di gestione dell'inventario?
Il software di gestione dell'inventario è un'applicazione che fornisce un database centrale per memorizzare informazioni sull'inventario di un'azienda e, per l’appunto, aiuta ad automatizzare le attività di gestione. Puoi utilizzarlo per gestire e monitorare i livelli di inventario, gli ordini, le vendite e altri processi correlati.
Un moderno software per l'inventario può anche integrarsi con un’applicazione di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e un software di contabilità della tua azienda. Questo crea una panoramica completa della logistica degli ordini e degli approvvigionamenti, tracciando i prezzi degli articoli acquistati e venduti.
Vantaggi del software di gestione dell'inventario
Aziende di tutte le dimensioni e settori utilizzano dei software per gestire l'inventario. Ecco alcuni vantaggi che si possono ottenere utilizzando un software:
- Maggiore precisione e facilità d'uso: prima dell'era dei computer, le aziende gestivano l'inventario manualmente. Compilavano moduli d'ordine, i fornitori emettevano ricevute cartacee e tenevano registri cartacei degli acquisti e di ciò che avevano in magazzino. Tuttavia, l'inserimento manuale è dispendioso in termini di tempo e può essere soggetto a errori. Il software di gestione dell'inventario digitalizza questo processo, migliorando la precisione e consentendo alle aziende di tenere più facilmente i registri e semplificare le operazioni.
- Integrazione: scegliere di affidarsi a un software consente di integrare i dati dell'inventario con altri sistemi, ad esempio la contabilità, riducendo gli errori di immissione. Inoltre si evita la duplicazione dei dati e si minimizza l'inserimento manuale, centralizzando le informazioni importanti.
- Maggiore efficienza: il software di gestione dell'inventario può aiutarti a effettuare ordini soltanto quando le scorte sono basse. Questo elimina il problema del dead stock (l’inventario in eccesso che potrebbe scadere o rimanere invenduto) e riduce il rischio di esaurimenti o sovraccarichi di magazzino.
- Risparmio sui costi: attraverso un monitoraggio accurato dell'inventario, la tua azienda può risparmiare denaro sugli acquisti di stock e sui costi di stoccaggio. Acquisterai solo lo stock che si è certi di poter vendere e non se ne acquista altro. I sistemi automatizzati possono inoltre ridurre le ore di lavoro necessarie per inserire le informazioni riguardo all'inventario, potenzialmente abbattendo i costi del personale.
3 tipi di sistemi di gestione dell'inventario
Prima di acquistare un software di gestione dell'inventario, stabilisci quale approccio desideri adottare nella gestione dell'inventario. Ecco alcuni possibili approcci:
1. Gestione just-in-time (JIT)
La gestione dell'inventario JIT è una strategia che permette di ordinare stock solo quando necessario per soddisfare la domanda dei clienti, cioè in base alla necessità. In questo modo si può ridurre l'inventario da tenere a portata di mano, abbassando i costi e semplificando la gestione del magazzino. Tuttavia, i sistemi JIT a volte faticano a tenere il passo con una domanda improvvisamente alta o con cambiamenti imprevisti nella catena di fornitura.
2. Spedizione in blocco
Contrariamente al JIT, la spedizione in blocco consiste nell’ordinare di stock in grandi quantità da tenere in magazzino in previsione di un ordine. Questo approccio può far risparmiare denaro poiché consente di trasportare grandi quantità di beni in una sola volta, riducendo i costi di trasporto per unità, ma può anche portare a un eccesso di ordini e dead stock.
3. Strategie perpetue e periodiche
Rispetto al JIT, i sistemi di inventario perpetuo aggiornano costantemente i loro dati, indipendentemente dai livelli di stock, offrendo un'analisi in tempo reale del tuo inventario. Questi sono normalmente più costosi e richiedono un maggiore intervento da parte dell'utente. D'altra parte, i sistemi di inventario periodico catalogano lo stock all'interno di un determinato intervallo di tempo (mensile o trimestrale), offrendoti una visione economica ma spesso meno aggiornata del tuo stock.
Tieni presente che ci sono diversi tipi di software per ciascun sistema di gestione dell'inventario. Il software utilizzato per la gestione dell'inventario JIT è diverso da quello utilizzato per la spedizione in blocco o i sistemi di inventario perpetuo e periodico. Sebbene sia possibile utilizzare contemporaneamente diversi software, questo potrebbe non essere sempre pratico o efficiente, poiché alcuni programmi potrebbero non essere compatibili con altri, causando problemi di integrazione.
Principali caratteristiche di un software di gestione dell'inventario
Data l'abbondanza di software di gestione dell'inventario di alta qualità, valuta attentamente quali caratteristiche sono essenziali per le tue operazioni. Ad esempio, alcuni strumenti di gestione dell'inventario potrebbero non essere necessari per aziende di piccole dimensioni. Quando cerchi un software di gestione dell'inventario, ecco alcune caratteristiche chiave da tenere d'occhio:
- Integrazione con l'ecommerce: per le piccole e medie imprese che vendono sia online che al dettaglio, è essenziale avere un sistema di inventario che possa integrarsi senza problemi con una gamma di sistemi back-end (ad esempio, i software di contabilità) per aumentare l'efficienza e la precisione.
- Riordino automatico: automatizzare il processo di riordino, di solito non appena l'approvvigionamento scende al di sotto di una certa soglia, è un vantaggio cruciale di un software di gestione dell'inventario. Può aiutarti a evitare ritardi causati da carenze di stock e avere più tempo per concentrarti su altri aspetti importanti della tua attività. I sistemi avanzati possono utilizzare i dati storici delle vendite per prevedere quando sarà necessario riordinare.
- Integrazione con il POS: il software di gestione dell'inventario offre un'integrazione avanzata con i moderni sistemi di punto vendita (POS). Questo significa che quando vendi un prodotto (online o di persona) il software di gestione dell'inventario esegue un conteggio automatico dell'inventario, tenendo traccia dei dati di vendita attuali e storici.
- Catalogazione accurata: l'obiettivo principale di un sistema di inventario è quello di fornire informazioni accurate e aggiornate sul numero di articoli in stock. Sia che tu registri i dati tramite identificazione a radiofrequenza (RFID), codici a barre o manualmente, il software dovrebbe memorizzare i dati in modo preciso e affidabile. Dovrebbe anche essere in grado di catalogare informazioni dettagliate sugli articoli (numeri di serie, colori e taglie) ed permettere una ricerca rapida dei prodotti.
5 software di gestione dell'inventario
Ci sono decine di software di gestione dell'inventario in commercio. Ecco cinque opzioni ideali per i proprietari di aziende ecommerce, ognuna con caratteristiche che si adattano a diversi tipi di aziende.
1. Shopify
Se utilizzi la piattaforma Shopify, puoi sfruttare le funzionalità di gestione dell'inventario integrate (incluse nella tariffa mensile). Imposta il monitoraggio dell'inventario, visualizza il dati e regola i livelli di inventario nella sezione “Inventario” di Shopify. Potrai inoltre visualizzare la cronologia delle modifiche relative ai prodotti e alle varianti il cui inventario è monitorato da Shopify. Puoi analizzare le variazioni dei livelli di inventario nella sezione “Report delle scorte” di Shopify. Se hai bisogno di ricevere notifiche dirette sui livelli di scorte basse, puoi installare un’app di monitoraggio inventario dallo Shopify App Store.
2. Oracle NetSuite
NetSuite è un software ERP con capacità di gestione dell'inventario che ti consente di monitorare i livelli di stock attraverso canali digitali e fisici e un aggiornamento dei dati in tempo reale. NetSuite utilizza vari dati storici e stagionali, inclusi il tempo medio di consegna e la durata delle scorte, in modo da automatizzare i riordini e garantire che il tuo inventario sia sempre ben fornito. NetSuite applica una tariffa di implementazione variabile, oltre a una tariffa annuale di licenza a seconda delle dimensioni della tua azienda e di eventuali personalizzazioni o integrazioni aggiuntive.
3. Sumtracker
Sumtracker (in inglese) offre ai rivenditori strumenti per l'ottimizzazione dell'inventario in più sedi e la possibilità di impostare avvisi per scorte basse. Utilizzando dati storici, Sumtracker genera report sulla tempistica dell’inventario rimanente e consente di ricevere scorte parziali a fronte degli ordini di acquisto. Sumtracker si integra con piattaforme ecommerce come Shopify. La versione pro del software costa 25 dollari al mese.
4. Lightspeed Retail
Lightspeed (in inglese) è un software di gestione del punto vendita (POS) e dell'inventario basato su cloud che importa i file dei cataloghi dei fornitori, consentendo di avere informazioni aggiornate sui prodotti. La piattaforma consente inoltre di creare e inviare ordini di acquisto e calcolare il costo dei prodotti venduti (COGS) direttamente tramite dispositivo mobile. Lightspeed parte da 189 dollari all’anno e offre ai clienti video informativi per imparare a usarlo al meglio.
5. Cin7
Cin7 (in inglese) è un'opzione versatile di gestione dell'inventario basata sul web per aziende di tutte le dimensioni. Grazie a un numero illimitato di unità di stoccaggio (SKU) e a diverse funzioni automatizzate, tra cui un flusso di lavoro per le spedizioni e i resi, questo software è in grado di gestire basi di prodotti su larga scala. Offre inoltre report sulle previsioni di inventario e altre analisi e può essere integrato con Shopify. La tariffa varia in base al tipo di software di cui si ha bisogno.
Software di gestione dell'inventario: domande frequenti
Come può il software di gestione dell'inventario monitorare i livelli e i movimenti in tempo reale?
Molte piattaforme di gestione dell'inventario hanno sistemi di monitoraggio dell'inventario automatizzati integrati per tenere traccia in tempo reale dei prodotti della tua azienda. Che si trovino nel cloud o siano accessibili tramite un dispositivo fisico, queste informazioni possono aiutarti a prendere decisioni consapevoli in merito alle vendite o alla programmazione.
Posso integrare il software di gestione dell'inventario con i miei sistemi e processi attuali?
Sì. Il software di gestione dell'inventario può essere adattato ai sistemi di un'azienda. Shopify offre una varietà di software di gestione dell'inventario che puoi installare e utilizzare insieme alle tue piattaforme di vendita, ai sistemi di contabilità e altri strumenti per aziende ecommerce. Alcuni software aziendali, come i sistemi POS, offrono a volte una funzione di gestione dell'inventario integrata.
Qual è il prezzo normale di un software di gestione dell'inventario?
I software di gestione dell'inventario di solito applicano una tariffa mensile, che può variare da alcune decine a diverse migliaia di euro, a seconda delle dimensioni della tua azienda e dell’entità del pacchetto. Alcuni sistemi applicano anche una tariffa di licenza una tantum o un costo per il supporto clienti, spesso fatturato separatamente rispetto alla tariffa mensile regolare.
