ビジネス用メールアドレス作成のヒント

恥ずかしいメールアドレスを作ってしまった経験というのは、誰にもあるのではないでしょうか（例えば、nekolover91やtapdancergirl、bbbbballer23など）。これは、インターネット上での自己表現を模索する過程でのテクノロジー的な通過儀礼でした。

ビジネスにおいて、適切に選ばれたメールアドレスは、プロフェッショナルなイメージを構築し、良い印象を与え、メッセージの見逃しを減らすのに役立ちます。現代のビジネスコミュニケーションには、それに見合ったプロフェッショナルなメールアドレスが必要です。デジタル時代の今、自分自身を表現し、ビジネス用の明確で簡潔なメールアドレスを持つことが求められています。

メールアドレスの要素

• ローカル部分
• @
• ドメイン

すべてのメールアドレスはユニークですが、基本的なメールアドレスの形式に従っています：

ローカル部分

メールアドレスの「ローカル部分」はユーザー名です。文字、数字、ほとんどのアルファベットを使って構成できます。

@

「@」記号はすべてのメールアドレスに欠かせないものです。1971年にメールの先駆者であるレイ・トムリンソンによって、受取人の名前とマシン名を区別するために初めて使用されました。現在では、ユーザー名とメールプロバイダーまたはカスタムドメインの場所を区別するために使われています。

ドメイン

メールドメインは、メールが送信される宛先のウェブサーバーを示します。例えば、個人のGmailアカウントの場合、ドメイン名はgmail.comです。プロフェッショナルドメインは通常、会社名や、個人ブランドやポートフォリオウェブサイトの場合は自分の名前になります。

プロフェッショナルなメールアドレスを作成するためのヒント

• シンプルで覚えやすいものに
• 肩書きではなく名前を使用
• 句読点は控えめに
• プライマリとセカンダリの受信トレイを維持
• ウェブドメインを接続
• 全体用の受信トレイを維持する

メールアドレスを作成するのは簡単そうに思えますが、すでに存在するメールアドレスの数を考えると（2023年時点で約79億）、少し難しくなります。重要なのは、残された選択肢の中で自分をできるだけ明確に表現する方法を見つけることです。

覚えておくべきポイントは以下の通りです。

シンプルで覚えやすいものに

ビジネス用のメールアドレスは、口頭で伝えやすいものにするべきです。会議中やネットワーキングイベントに参加しているとき、メールアドレスを聞いた人が正確に書き留めて、必要に応じてフォローアップできるようなものにする必要があります。

肩書きではなく名前を使用

肩書きは変わることがあるため、ビジネス用のメールアドレスには適していません。肩書きや会社情報、専門的な資格、学位は、ビジネス用のメール署名に記載しましょう。

必要に応じてメールアドレスに職務を含めることもできますが、後々、古く感じられたり、不正確に思われたりすることがあります。これは、例えば「janethewriter@domain.com」や「jdoe.legal@domain.com」のように、自分の持つスキルを仕事としているコンサルタントや自営業の専門家に最適です。

句読点は控えめに

名前やイニシャルを区切るためにピリオドやアンダースコアを使用すると、スペルミスを防ぎ、アドレスを読みやすくすることができますが、あまりにも多く使うと逆効果になることがあります。単一の規則を目指し、それに従ってアドレスを構成しましょう。

プライマリとセカンダリの受信トレイを維持

組織やプライバシーの理由から、個人用とプロフェッショナル用の同じメールアドレスを使用するのは良くありません。プライマリのビジネスメールアドレスと、個人用のメール用に別の受信トレイを持つことで、明確に分けておきましょう。

ウェブドメインを接続

ほとんどのウェブサイトパッケージには、カスタムドメインに関連付けられたいくつかの無料のビジネスメールアカウントが付属しています。@gmail.comや@yahoo.comのようなドメインではなく、自分のドメインを使用することで、よりプロフェッショナルでブランド認知に役立ちます。アドレスが設定されたら、好みのメールプロバイダー（Gmail、Outlook、またはその他のメールアプリ）や、HubspotやKlaviyoのようなCRMおよびマーケティングソフトウェアに接続しましょう。

全体用の受信トレイを維持する

特定の人を対象としないメッセージには、複数の従業員や部門がアクセスできる全体用の連絡用メールボックスを設定できます。そうすることで、潜在的なクライアントや顧客からの問い合わせを適切なチームメンバーに振り分けることができます。

シンプルさと予測可能性は、全体用メールアドレスの重要な要素です。つまり、できるだけ簡単に連絡が取れるようにしましょう。「marketing@yourdomain.com」や「contactus@yourdomain.com」のようなアドレスを考えてみてください。シンプルな一般的な営業用メールボックスは、凝っているが直感的にわかりづらいユーザー名よりも多くのリードを生むことがあるかもしれません。

プロフェッショナルなメールアドレスのアイデア

• フルネーム
• 名前の一部
• チーム受信トレイ

多くの企業では、クリエイティブ業界やカジュアルな業界であっても、確立されたメール命名規則がありますが、自分自身のためにプロフェッショナルなメールアドレスを作成するには、少し実験が必要かもしれません。特に、名前が比較的一般的で、関連するメールアドレスがすでに取得されている場合はこれが当てはまります。

以下は、自分やチームのためにメールアドレスを作成するためのプロフェッショナルなメールアドレスのアイデアと、ユーザー名を構成する方法の例です。

フルネーム

まず、フルネーム（janedoe@domain.com）を使えるかどうか確認してみましょう。また、可読性を良くするために句読点を使用して差別化することもできます（jane.doe@domain.com）。

名前の一部

あるいは、苗字だけを強調し、名前をイニシャルで示すこともできます。これにより、ユーザーのプライバシーが保たれ、より多くのバリエーションが可能になります。少人数のチームを持つ小規模企業では、ユーザーの名前だけを表示することができます（jane@domain.com）。一方、大規模企業では、名前と苗字の組み合わせに基づいてローカル部分を構成することで、メリットを得ることができます。例えば、イニシャルと苗字の組み合わせ（jxdoe@domain.com）などです。

チーム受信トレイ

創業者やチームリーダーとして、会社のコア受信トレイを設定する際、ビジネスニーズに応じていくつかの共有ハンドルを含めることができます。一般的なメール受信トレイのアドレスは、受信メールの監視や応答をチームで協力するのに役立ちます。

• フリーランスの応募：フリーランサーやコミュニティからの貢献を頼りにしている場合は、「pitches@domain.com」や「submissions@domain.com」のような業界関連のキーワードを使用することを検討してください。

• 採用：急成長しているブランドや採用チームの場合、「careers@domain.com」や「jobs@domain.com」は、求人応募や関心を追跡するための簡単で直感的な方法です。

• 一般的な営業：一般的な営業用メールボックスのアドレスは、「inquiries@domain.com」や「sales@domain.com」のようにシンプルに保ちましょう。

• カスタマーサービス：「help@domain.com」は一般的なカスタマーサービスのメールアドレスであり、「returns@domain.com」は一般的な返品用メールボックスに適しています。