ゴルフ用品を専門とする、あるオンラインストアが成長を続けています。この会社は現在、5人の正社員を雇用しており、経営者は従業員の給料、源泉徴収税、福利厚生の管理に関して不安を抱えています。会社は給与計算を迅速に行う必要があります。そこで、この記事では給与計算を導入し、Eコマース会計のベストプラクティスを遵守する方法を紹介します。
給与計算とは？
給与計算は、従業員の給与を計算し、記録し、支払う一連の業務です。これには、従業員の給与から差し引かれる所得税、住民税、社会保険料に加え、雇用主が負担する厚生年金保険料や退職給付制度への拠出金などの関連費用も含まれます。
企業は、従業員ひとりひとりにかかる総コストを把握し、雇用主としての税金や法的義務を果たすために、給与計算システムを必要とします。人件費は多くの企業にとって最大の支出のひとつとなることが多いため、これらのコストを把握することで、正社員、パートタイム従業員、契約社員のいずれを雇うかを判断するのに役立ちます。
給与計算のベストプラクティス
小規模企業が給与計算を正確に行うには、信頼できる給与計算システムを構築する必要があります。導入に役立つベストプラクティスをいくつか紹介します。
オンライン給与ソフトウェアを使用する
給与計算にはミスが起きやすい手作業が多くありますが、ソフトウェアはこれを自動化して整理します。時間とコストを節約できるため、企業が給与管理を行うために最も効果的な手段です。ソフトウェアは、会社の規模や従業員数に応じた給与システムを構築するのに役立ちます。
正確な記録を保管する
給与記録を整理することで、小規模企業の経営者は書類を探したり処理したりする時間を減らすことができます。その結果、新規顧客の開拓や事業拡大に時間を充てられます。記録は、暗号化された電子記録の形で保存することも、物理的な段ボール製のフォルダに保存することもできます。前者の方が安全であり、小規模企業の経営者にとって管理が容易です。
関連する法律や規制を遵守する
関連する法律を遵守するよう徹底してください。さまざまな法律により、雇用者は労働者に最低賃金や残業代を支払うことが義務付けられています。また、女性やマイノリティ、障害者に対する差別を禁止し、失業保険基金に支払い、連邦プロジェクトに従事する労働者に対しては労働組合の賃金を支払うことが求められています。
従業員を正しく分類する
従業員を正社員、パートタイム、契約社員として正しく分類することは非常に重要であり、誤りがあると大きな影響が出る可能性があります。たとえば、正社員を独立請負業者として扱い、給料から税金を源泉徴収しないとします。政府がこれを知った場合、会社は過去の税金、利息、罰金の支払いに加え、労働者を不適切に分類したための罰金も科せられる可能性があります。
給与支払いのスケジュールを決める
従業員の給料支払いのための定期的なスケジュールを設定し、源泉徴収した所得税、社会保険料、退職金制度および補足的な健康保険・生命保険への任意拠出金の提出期限を設定します。給与支払いの義務を正確かつ適時に果たすために、十分な現金を確保する必要があります。会計士は一般的に、給与費用が企業の総収益の30%を超えないようにすることを推奨しています。支払いは口座振込にすることで、従業員への給与支払いを効率化し、現金の紛失リスクを回避できます。
給与計算を設定する際に考慮すべき3つのポイント
いくつかの重要な手順を実行することで、給与計算システムの設定プロセスが簡単になります。
1. 中小企業に適用される法律を遵守する
企業は、従業員への給与の支払い、所得税の源泉徴収と納付、社会保険料の負担、福利厚生制度の運用などにおいて、適用される法令を遵守する必要があります。多くの法律は企業の規模にかかわらず適用されますが、一部には小規模企業に対して例外や特例措置が認められている場合もあります。
2. 総報酬を計算する際に福利厚生を考慮する
経営者は、従業員の報酬を設定する際に、社会保険料や福利厚生にかかる費用を考慮する必要があります。たとえば、年間の給与総額が400万円で、企業が負担する社会保険料や福利厚生費が合計150万円の場合、企業にとっての人件費総額は550万円となります。この場合、福利厚生等の費用は総人件費の約27%を占め、経営判断や将来の給与設計の参考になります。
3. 給与ソフトウェアプログラムを選択する
ソフトウェアは、人為的なミスが起こりやすい煩雑な作業を自動化することができます。たとえば、従業員への給与支払いや税金・社会保険料の納付スケジュールの設定、福利厚生に関する情報の管理、正社員・パートタイム・契約社員の給与情報の確認など、さまざまな機能を備えたソフトウェアを導入することが可能です。また、一部のソフトウェアプロバイダーは、他国の労働法や福利厚生制度に対応した国際的な給与管理システムも提供しています。
給与計算に関するよくある質問
給与の会計プロセスはどのようなものですか？
給与計算プロセスにはいくつかのステップがあります。
- 各従業員の総報酬を、福利厚生を含めて計算する。
- 各従業員が提供した個人情報に基づいて、控除や税金の源泉徴収を計算する。
- 有給休暇や長期休暇など、将来の支払いに関する発生費用を見積もる。
- すべての計算を会社の財務記録に入力する。
- その計算に基づいて、従業員への支払い、税金の納付、退職給付制度への拠出などを行う。
税金の源泉徴収と納付に関する雇用主の責任は？
法律により、雇用主は従業員の給与から所得税や住民税などを源泉徴収することが義務付けられています。これらの税金は、所定の期限までに納付する必要があります。。
給与計算において正確かつ最新の記録を維持するためのベストプラクティスは？
小規模企業向けの給与計算のベストプラクティスは数多くありますが、たとえば次のようなものがあります。
- ソフトウェア。小規模企業用の給与計算ソフトウェアを選択することで、経営者は時間と労力を節約できます。
- 分類。従業員を適切に分類します。
- スケジュール。従業員への支払いと会社が提供する福利厚生のための支払いを行うための、自動スケジュールを作成します。
- 資金調達。給与支払いのために十分な資金を確保してください。資金不足により給与振込ができなかったり税金の納付が遅れたりすることは避けましょう。
給与は人事部門の責任ですか、経理部門の責任ですか？
小規模企業では、給与計算を人事担当者に任せた方が都合の良い場合がありますが、中規模・大規模の企業では、給与計算専門の会計士に依頼するケースが多くあります。どちらを選ぶかは、企業の従業員数や、正社員・パートタイム・契約社員の人数などによって大きく異なります。
雇用主として知っておくべき一般的な給与計算規制は？
企業には、労働基準法や税法をはじめとするさまざまな法規制が適用されます。給与計算に関する主な規制には、従業員の所得税・住民税の源泉徴収、最低賃金の遵守、時間外労働における割増賃金の支払い義務、男女同一労働・同一賃金の原則、社会保険料の徴収があります。
