De 8 beste taakmanagement apps voor eigenaren van kleine bedrijven

Het binnenhalen van een nieuwe klant of contract kan voor veel kleine ondernemers een spannende ervaring zijn, maar het is gemakkelijk om een van de uitdagingen die daarmee gepaard gaat over het hoofd te zien: projectmanagement. Hier komt taakmanagement-software om de hoek kijken. Met een taakmanagement app kun je taken aanmaken, deze toewijzen aan teamleden, deadlines instellen en de voortgang van projecten volgen. Hier lees je hoe je taakmanagement apps kunt vinden en gebruiken om zowel eenvoudige als complexe projecten te beheren.

Wat zijn taakmanagement apps?

Taakmanagement apps zijn organisatorische hulpmiddelen die individuen en teams helpen om doelstellingen en taken effectief en tijdig te voltooien. Hoewel elke taakmanagement-tool unieke functies heeft, stellen ze je doorgaans in staat om productiever te zijn door middel van planningsfuncties en synchronisatiemogelijkheden op al je apparaten. Sommige apps zijn gratis, maar de kosten variëren afhankelijk van het type account en het aantal gebruikers.

9 functies van taakmanagement apps

1. Taken genereren en organiseren
2. Taken toewijzen aan teamleden
3. Taken prioriteren op basis van projectbehoeften
4. Taken beheren van begin tot eind
5. Terugkerende taken plannen
6. Projecturen bijhouden
7. Deadline-meldingen versturen
8. Taakafhankelijkheden onthullen
9. Toegang voor klanten verlenen

Taakmanagement apps zijn soorten productiviteits-tools die je helpen om je projecten beter te beheren op de volgende negen manieren:

1. Taken genereren en organiseren

Deze functie stelt je in staat om te bepalen welke taken een project vereist en deze te organiseren per team of afdeling.

2. Taken toewijzen aan teamleden

Dit laat je individuele taken toewijzen aan de mensen of teams die het meest geschikt zijn om ze uit te voeren.

3. Taken prioriteren op basis van projectbehoeften

Je kunt belangrijke taken aanwijzen en deze hoger op de to-do-lijst van iemand plaatsen.

4. Taken beheren van begin tot eind

Veel apps hebben taakmanagementfuncties waarmee je de workflow kunt volgen. Je kunt bijvoorbeeld zien of een marketingdirecteur een topline-budget voor een campagne heeft goedgekeurd en later controleren of iemand anders uit het marketingteam die middelen heeft gebruikt om de campagne officieel te lanceren.

5. Terugkerende taken plannen

Een taakmanagementoplossing kan automatisch taken plannen die regelmatig terugkomen.

6. Projecturen bijhouden

Sommige taakmanagement apps bieden tijdregistratietools, vaak ondergebracht in hun geavanceerde functies, zoals naadloze integraties met andere platforms en real-time meldingen. Hiermee kunnen managers en medewerkers bijhouden hoeveel uren aan een project zijn besteed.

7. Deadline-meldingen versturen

Taakmanagement apps kunnen medewerkers op elk moment in het proces herinneren aan deadlines.

8. Taakafhankelijkheden onthullen

Taakafhankelijkheid is wanneer de uitvoering van de ene taak afhankelijk is van de voltooiing van een andere (bijv. de verwerving van benodigdheden kan niet beginnen totdat een budget is vastgesteld). Een taakmanagement app kan je helpen om afhankelijke taken te beheren door gerelateerde taken te koppelen, zodat je team een overzicht heeft van de stadia naar voltooiing.

9. Toegang voor klanten verlenen

In sommige gevallen wil je misschien een klant betrekken bij het taakmanagementproces. Sommige taakmanagement-apps bieden klanten updates en alleen-lezen toegang, terwijl ze nog steeds de projectmanagement teams de leiding geven over het daadwerkelijke werk.

4 voordelen van taakmanagement apps

1. Verhoogde productiviteit
2. Samenwerking
3. Transparantie
4. Gemak

Taakmanagement apps helpen bedrijven van elke omvang, van internationale corporaties tot eenmanszaken die hun eigen ecommerce winkels runnen. Ondernemers profiteren van talrijke voordelen van deze taakmanagement-tools, waaronder:

1. Verhoogde productiviteit

De beste taakmanagement apps stellen je in staat om taken te plannen en zijn aanpasbaar aan de unieke behoeften van je team. Herinneringen voor opvolging zijn ook geautomatiseerd, wat projectmanagers vrijmaakt om zich op andere agendapunten te concentreren.

2. Samenwerking

Taakmanagement apps kunnen meerdere medewerkers aan hetzelfde project koppelen. Ze kunnen bevestigen wanneer individuele taken in uitvoering zijn of zijn voltooid, zodat niemand dubbel werk doet.

3. Transparantie

Taakmanagement apps stellen alle belanghebbenden in staat om de status van een specifieke taak of een algemeen project te zien en een idee te krijgen van wanneer het mogelijk kan worden voltooid.

4. Gemak

Veel taakmanagement-tools bieden projecttemplates die het eenvoudig maken om taken te creëren, toe te wijzen en te plannen. En omdat deze apps hun gegevens in de cloud opslaan, kunnen gebruikers overal inloggen, zowel vanaf desktops als mobiele apparaten, om de status van een taak te bekijken of bij te werken.

8 beste taakmanagement apps

1. Trello
2. Todoist
3. Airtable
4. Asana
5. Basecamp
6. ClickUp
7. Google Tasks
8. TickTick

De beste taakmanagement app voor jouw bedrijf hangt af van de aard van je werk, de grootte van je team en je budget. Hier zijn acht van de beste taakmanagement-tools die passen bij verschillende gebruikssituaties.

1. Trello

Trello is ideaal voor startende bedrijven met een beperkt budget en relatief eenvoudige taakportefeuilles. Belangrijke kenmerken zijn een intuïtieve workflow voor het aanmaken van taken, drag-and-drop projectkaarten en de mogelijkheid om opmerkingen bij elke taak achter te laten.

• Voordelen: Trello is gespecialiseerd in gemakkelijk te begrijpen projectvisualisaties, dankzij het Kanban-bord ontwerp dat gebruikmaakt van kaarten, kolommen, zwemlanen en limieten voor werk in uitvoering.
• Nadelen: De eenvoudige gebruikersinterface van Trello maakt het moeilijk om meerdere projecten tegelijk te volgen.
• Kosten: Abonnementen beginnen vanaf € 5 per gebruiker per maand. Trello heeft ook een gratis versie met beperkte functies waarmee je onbeperkt teamleden kunt toevoegen.

2. Todoist

Todoist werkt goed voor individuen of kleine teams die betaalbare taakmanagementoplossingen nodig hebben. De verschillende weergave-opties omvatten lijsten, kalenders en Kanban-borden. Een Smart Schedule-tool suggereert de beste tijden in je dag om taken aan te pakken, terwijl Gantt-diagrammen grafisch de taakafhankelijkheden weergeven.

• Voordelen: Todoist valt op door zijn visueel gestroomlijnde interface, samenwerkingshulpmiddelen en een functie-rijke gratis versie.
• Nadelen: De app biedt geen tijdregistratie en kan functioneel beperkt zijn voor grootschalig projectmanagement dat budgettering en klanttoegang omvat.
• Kosten: Abonnementen beginnen vanaf € 4 per gebruiker per maand, of je kunt kiezen voor de gratis versie.

3. Airtable

Airtable kan aantrekkelijk zijn voor goed gefinancierde projectteams die de uitstraling van gedeelde spreadsheets waarderen. De achterkant lijkt op Microsoft Excel en Google Sheets. Airtable biedt echter verschillende manieren om gegevens te bekijken, zoals een kalender of een Kanban, plus de mogelijkheid om "interfaces" te creëren, waarmee je de workflows voor individuele gebruikers kunt aanpassen.

• Voordelen: Airtable biedt een functie-rijke, visueel flexibele oplossing die de vertrouwde uitstraling van Excel vastlegt. De verschillende projectweergaven omvatten Gantt-diagrammen en projecttijdlijnen. De uitgebreide grafische mogelijkheden presenteren teamgegevens in een visueel begrijpelijke indeling.
• Nadelen: Airtable is iets duurder dan veel concurrenten, hoewel teams met vijf of minder leden mogelijk alleen de gratis versie van Airtable nodig hebben.
• Kosten: Prijzen beginnen vanaf € 10 per gebruiker per maand. Een gratis versie kan voldoende zijn voor individuen of kleine teams.

4. Asana

Asana biedt tools voor roltoewijzing (zoals manager, programmeur of klantcontact), budgettering en planning, en de verschillende projectweergaven zullen een verscheidenheid aan gebruikers aanspreken.

• Voordelen: Het Asana-platform kan teams van elke grootte huisvesten, van een eenmanszaak tot iedereen in een grote onderneming. De verschillende weergave-opties omvatten Gantt-diagrammen en tijdlijnen. De software integreert eenvoudig met Slack, Google Drive en Microsoft Teams.
• Nadelen: Asana is duur in vergelijking met veel van zijn concurrenten. De taakgerichte interface is mogelijk niet geschikt voor alle projecten of teams.
• Kosten: Abonnementen beginnen vanaf € 10,99 per gebruiker per maand. Asana biedt ook een gratis versie voor kleinere teams.

5. Basecamp

Basecamp is voor teams die werken aan projecten met hoge taakafhankelijkheden (zoals webdesign dat afhankelijk is van leveringen van een grafisch team), evenals teams met actief betrokken klanten die toegang willen tot de voortgang van een project.

• Voordelen: Basecamp biedt enkele van de meest teamgerichte taakmanagement-tools in de industrie. De teamgerichte gebruikersinterface omvat Basecamp’s eigen Hill Charts, automatische check-ins, roltoewijzingen, budgetteringstools en meerdere projectweergaven. Het biedt ook klanttoegang voor projecttransparantie.
• Nadelen: Basecamp kan te duur zijn, en de uitgebreide functies kunnen overbodig zijn voor solo-ondernemers of kleine teams.
• Kosten: Plannen beginnen vanaf € 89 per maand voor teams van 10 personen. Er is ook een gratis plan voor docenten en studenten, maar niet voor zakelijke gebruikers. Basecamp biedt een 30-daagse gratis proefperiode.

6. ClickUp

ClickUp is een sterke keuze voor middelgrote tot grote teams die waarde hechten aan kracht en veelzijdigheid in hun taakmanagementoplossing.

• Voordelen: Het is moeilijk om ClickUp te overtreffen als het gaat om het aantal beschikbare opties. Hoogtepunten van de functies zijn aanpasbare taken, mapstijlorganisatie, meer dan 50 automatiseringsopties voor alles, van planning tot roltoewijzingen, meer dan 1.000 software-integraties, real-time projectrapportage, tijdbeheer en budgettools.
• Nadelen: Met zoveel functies kan ClickUp overweldigend zijn voor solo-ondernemers of kleine teams die niet veel tijd kunnen besteden aan het programmeren van een taakmanagement app.
• Kosten: Prijzen beginnen vanaf € 5 per gebruiker per maand. ClickUp heeft ook een gratis plan, maar dat is vrij beperkt in vergelijking met de concurrentie.

7. Google Tasks

De gratis maar beperkte Google Tasks-app kan aantrekkelijk zijn voor eenmanszaken met een krap budget, of voor Google-gebruikers die taakherinneringen willen ingebouwd in de tools die ze al gebruiken.

• Voordelen: De app biedt totale integratie met bestaande Google Workspace-producten (inclusief Gmail, Google Agenda en Google Drive), zeer intuïtieve planning en terugkerende herinneringen voor doorlopende taken. Het werkt ook als een zelfstandige app voor mobiel.
• Nadelen: De tool is functioneel beperkt en kan alleen door een enkele gebruiker worden gebruikt. Google Tasks is geen oplossing voor projectteams met meerdere personen.
• Kosten: Gratis.

8. TickTick

TickTick is voor eenmanszaken of individuele teamleden die robuuste tools voor persoonlijk taakmanagement waarderen. Dit komt door de talrijke tijdbeheer tools, slimme lijsten en filters, meerdere kalenderweergaven en Pomodoro-timers.

• Voordelen: TickTick combineert de functies van een taakmanagement app met een productiviteitsapp. Het zal waarschijnlijk aanspreken bij mensen die goed werken met de Pomodoro-techniek, die werk in intervallen (traditioneel 25 minuten) verdeelt, of de Getting Things Done (GTD) methode, die inhoudt dat elke taak extern wordt vastgelegd en omgezet in werkitems met gedefinieerde tijdslimieten.
• Nadelen: TickTick is ontworpen voor persoonlijk taakmanagement, niet voor teamwerk. Beschouw het als een supercharged versie van Google Tasks.
• Kosten: Gratis, of upgrade naar een premium versie voor € 28 per jaar.

Hoe kies je de beste taakmanagement-software voor jouw bedrijf

Het kiezen van de juiste taakmanagement-tool voor jouw bedrijf komt neer op vijf belangrijke overwegingen:

1. Teamgrootte

Een solo kleine ondernemer heeft misschien een taakmanagement-tool nodig die gericht is op zijn of haar persoonlijke productiviteit. Geïntegreerde teams hebben mogelijk tools nodig die zijn ontworpen voor samenwerking.

2. Budget

Als algemene regel geldt dat de krachtigste taakmanagement-software een hogere prijs met zich meebrengt. De meeste kosten zijn afhankelijk van het aantal gebruikers, dus de grootte van je team beïnvloedt ook het budget.

3. Taakafhankelijkheden

Jouw zakelijke taken kunnen sterk afhankelijk van elkaar zijn, wat betekent dat de ene taak niet kan worden uitgevoerd totdat een eerdere taak is voltooid. Als dat het geval is, zoek dan naar een taakmanagementoplossing die is ontworpen voor onderling afhankelijke taken.

4. Klantbetrokkenheid

Als jouw klant de voortgang van het team in hun eigen tijd wil volgen, kies dan een taakmanagement app met een klantweergavemodus.

5. Gewenste relatie met jouw taakmanagement-software

Wil je een taakmanagementroplossing die ongelooflijk eenvoudig in te stellen en te beheren is? Of wil je er een met enorme functionaliteit die mogelijk meer programmering en onderhoud vereist? In veel gevallen moet je kiezen tussen de eenvoud van een tool en de algehele kracht ervan.