E-commerce boekhouding voor beginners: een gids voor kleine bedrijven

Je bent je e-commerce bedrijf niet begonnen om je bezig te houden met boekhouding en het balanceren van rekeningen. Je begon het om producten te verkopen, klanten te bedienen en geld te verdienen. Maar e-commerce boekhouding is een noodzakelijke en belangrijke schakel in het onderhouden van je financiën.

E-commerce boekhouding is het proces van het vastleggen en beheren van alle financiële transacties voor je bedrijf, inclusief verkopen, aankopen en betalingen. Boekhouders houden alle kosten en inkomsten bij om een bedrijf te helpen weloverwogen financiële beslissingen te nemen.

Het doel van boekhouding is om je een financieel overzicht van je bedrijf te geven, je rekeningen in balans te houden en cashflowbeheer strategisch te verbeteren. Het helpt je te begrijpen waar je geld naartoe gaat, zodat je weloverwogen beslissingen kunt nemen.

Zelfs als je ervaring hebt met boekhouding, zijn er enkele belangrijke nuances in e-commerce boekhouding die je wilt volgen. Hier leer je hoe je de boekhouding voor een e-commerce bedrijf bijhoudt, welke tools je kunt gebruiken en welke veelvoorkomende fouten je moet vermijden.

E-commerce platforms en boekhouding

Het mooie aan e-commerce is de overvloed aan platforms waarop je producten kunt verkopen. Ongeacht welk e-commerce platform je gebruikt, je moet je boekhouding op orde houden. Of het nu Shopify, BigCommerce, WooCommerce of Adobe Commerce is, je moet je inkomsten, uitgaven en relevante belastingen bijhouden.

Veel e-commerce platforms bieden functies om belangrijke informatie voor boekhouding bij te houden, zoals voorraad en verkoopbelasting. Hoewel het je belastingen niet voor je indient, kan het je helpen je belastingverplichtingen bij te houden en het juiste bedrag te innen. Dit maakt het belastingseizoen een stuk makkelijker te beheren.

E-commerce platforms brengen vaak kosten in rekening voor verkopers, wat een uniek boekhoudelement is dat online verkopers moeten bijhouden.

De kosten voor verkopers variëren afhankelijk van het platform dat je gebruikt, maar het zijn details zoals deze die je in gedachten moet houden bij het gebruik van een e-commerce platform. Gelukkig zijn er veel boekhoudprogramma's die integreren met e-commerce platforms, waardoor het makkelijker wordt om je verkopen en uitgaven te beheren.

Beste praktijken voor boekhouding op e-commerce platforms

E-commerce boekhouding is een essentieel onderdeel van een bedrijf, ongeacht het platform waarop je je producten verkoopt. Hieronder vind je enkele beste praktijken om rekening mee te houden:

• Integreer je winkel met boekhoudsoftware: De meeste e-commerce platforms integreren met speciale boekhoudsoftware of bieden plug-ins om bij te houden. Dit is nuttig als het gaat om het indienen van verkoopbelasting of het indienen van je belastingen, omdat je software en winkel op elkaar zijn afgestemd.
• Configureer belastingregels: Stel je belastinglocaties in je winkel in, zodat het platform weet waar het belasting moet toevoegen aan verkopen en waar niet. Dit helpt je om bestellingen te automatiseren en ervoor te zorgen dat je belastingen int wanneer en waar dat nodig is.
• Verzoen je rekeningen regelmatig: Welk platform je ook gebruikt, het houdt een downloadbaar logboek bij van al je verkopen tot nu toe. Het is belangrijk om deze rapporten te downloaden, ze te bekijken en ze regelmatig te verzoenen.
• Beheer retouren en terugboekingen: Blijf op de hoogte van retouren en terugboekingen, omdat ze invloed hebben op de cijfers in je boekhoudrekeningen.
• Houd andere uitgaven bij: Het e-commerce platform dat je gebruikt houdt geen externe uitgaven bij zoals personeelskosten, productie of reclame, dus het is aan jou om deze elders bij te houden of handmatig toe te voegen.
• Automatiseer de workflow: Maak je werk een stuk makkelijker door het boekhoudproces te automatiseren.

Verkoopbelasting en boekhouding

Verkoopbelasting (in Nederland is dit de BTW) wordt toegevoegd aan de verkoopprijs van elke online verkoop en wordt bij de kassa verrekend.

Het is cruciaal dat je verkoopbelasting int als je bedrijf actief is of een aanwezigheid heeft in een land waar verkoopbelasting verplicht is, wat in de meeste landen het geval is. De aanwezigheid van je bedrijf in een land wordt een ‘nexus’ genoemd, en je moet verkoopbelasting innen voor elke nexus die je hebt.

Zo verwerk je verkoopbelasting in e-commerce boekhouding

• Weet waar je nexus hebt: Je e-commerce bedrijf wordt als aanwezig in een land beschouwd als dat de plek is waar je verkoopt, voorraad opslaat of werknemers hebt, of als het de plek is waar je woont. Je hebt ook nexus in een land als je een drempel voor verkopen aan klanten binnen dat land bereikt. Sommige landen hebben ook regionale verkoopbelasting die van toepassing is op verkopers van buiten het land.
• Bepaal welke producten belastbaar zijn: Producten vereisen verschillende niveaus van belasting in verschillende landen. Controleer de officiële sites van elk land om te bepalen welke producten belastbaar zijn en met hoeveel. Sommige producten zijn helemaal niet belastbaar, of worden alleen belast binnen bepaalde periodes of seizoenen.
• Registreer je bedrijf: Zorg ervoor dat je compliant bent door je te registreren voor de belasting in elk land waar je economische nexus hebt. Je moet mogelijk ook een bedrijfsvergunning aanschaffen om aan klanten in dat land te verkopen.
• Verzamel verkoopbelasting: Voeg verkoopbelasting toe aan elke aankoop; je e-commerce platform zou dit automatisch moeten toepassen bij de kassa als je het goed hebt ingesteld.
• Dien een aangifte in: Maak en dien een belastingaangifte in voor de deadline in de landen waar je verplicht bent om verkoopbelasting te innen.

Hoe bereken je verkoopbelasting en verwerk je dit in je boekhouding?

Om te bepalen hoeveel je moet innen en afdragen, moet je je verkoopbelastingtarief (of BTW-tarief) vaststellen.

Tel de belastingtarieven voor het land waar je verkoopt bij elkaar op, en vermenigvuldig het totale percentage met je verkoopbedrag om je verkoopbelastingbedrag te krijgen. Houd er rekening mee dat in sommige landen de verkoopbelasting op meerdere niveaus berekend kan worden, zoals bijvoorbeeld op stads-, provinciaal- of nationaal niveau.

Dit is de formule:

Verkoopprijs x Verkoopbelastingtarief = Verkoopbelasting

Zo kun je de formule gebruiken:

Stel, je verkocht een artikel voor € 100. Als je het verkoopbelastingstarief in het land vanuit waar je verkoopt 5% is, dan is de formule:

€ 100 x 0,05 = € 5 

Het bedrag van de verkoopbelasting zou € 5 zijn, wat de uiteindelijke prijs van het artikel op € 105 brengt.

Het is belangrijk om verkoopbelasting correct bij te houden in je boekhouding, zodat het duidelijk is hoeveel van je contanten in de bank gereserveerd moet worden voor belastingen.

Een manier om verkoopbelasting in je e-commerce boekhouding te rapporteren, is door het bedrag dat je hebt geïnd van je kasrekening te debiteren en het te crediteren aan je omzet- en te betalen verkoopbelasting.

Voorraadbeheer en boekhouding

Voorraadbeheer is een belangrijk onderdeel van het boekhoudproces omdat je voorraad wordt beschouwd als een activa die waarde heeft.

Het bijhouden van je voorraad geeft je een transparant overzicht van hoeveel voorraad je hebt, hoeveel je nodig hebt en welke verkooptrends zich ontwikkelen. Het stelt je ook in staat om te voorspellen wanneer je opnieuw moet bestellen, voorraden moet aanvullen en je prijsstrategie moet aanpassen, indien nodig.

Zo houd je voorraad bij in e-commerce boekhouding

Houd je voorraad maandelijks of per kwartaal bij om ervoor te zorgen dat deze up-to-date blijft. Dit is vooral belangrijk als je retouren verwerkt of voorraad op meerdere locaties opslaat.

Je voorraad wordt in je e-commerce boekhouding geregistreerd op basis van de kosten van verkochte goederen (COGS) en kan op verschillende manieren worden berekend:

Eerst in, eerst uit (FIFO)

De eerst in, eerst uit methode gaat ervan uit dat items die als eerste zijn gekocht of geproduceerd, als eerste worden verkocht of gebruikt. Met dit systeem worden de oudste voorraaditems als verkocht geregistreerd voordat nieuwere items worden verkocht. Bij het berekenen van de kosten van verkochte goederen worden de kosten van de oudste voorraad gebruikt om de winstgevendheid te bepalen.

Laatste in, eerste uit (LIFO)

De laatste in, eerste uit boekhoudmethode gaat ervan uit dat de meest recent verworven voorraad als eerste wordt verkocht. De laatste die is gekocht, wordt verondersteld als eerste te worden verkocht. Bij het berekenen van de kosten van verkochte goederen worden de kosten van de nieuwste voorraad gebruikt om de winstgevendheid te bepalen. Met de stijgende materiaalkosten wordt aangenomen dat de meest recent verworven items duurder zijn, en dus minder winstgevend.

Gemiddelde kostprijswaardering

Deze methode neemt de gemiddelde kosten van alle verkochte voorraaditems, ongeacht wanneer ze zijn verworven, en past deze gemiddelde kosten toe op alle voorraad.

Zo bereken je de kosten van verkochte goederen 

Je kunt COGS berekenen door de kosten van je voorraad op te tellen bij de aankopen die in een bepaalde periode zijn gedaan. Trek de kosten van de voorraad die aan het einde van je tijdsperiode overblijft af om je COGS te berekenen.

Dit is de formule:

(Beginvoorraad + Aankopen) – Eindvoorraad = COGS

Het is belangrijk op te merken dat COGS anders zijn dan je operationele kosten, wat uitgaven zijn die niet direct verband houden met de productie van je producten. Hoewel ze beide worden afgetrokken van de totale verkoopcijfers van je bedrijf, moeten ze apart worden geregistreerd.

Betalingsverwerkingskosten en boekhouding

Online verkopen vereisen dat je betalingen verwerkt via een geïntegreerde betalingsprovider of externe software. Er zijn vaak kosten verbonden aan elke verwerkte betaling, die moeten worden bijgehouden en verantwoord.

De betalingsprovider die je gebruikt, moet een logboek bijhouden van de kosten die zijn gemaakt voor elke betaling. Als je meerdere betalingsproviders gebruikt voor klanten in verschillende locaties, is het belangrijk om alle kosten samen te voegen om een totaalbedrag te creëren.

Let op dat betalingsverwerkingskosten een aftrekbare zakelijke uitgave zijn.

Hoe categoriseer je betalingsverwerkingskosten?

De meeste e-commerce bedrijven categoriseren betalingsverwerkingskosten als COGS, omdat ze direct verband houden met de kosten van verkopen. Je moet deze kosten van je inkomsten aftrekken om je brutowinst te berekenen.

De formule ziet er als volgt uit:

Inkomsten - (COGS + Betalingsverwerkingskosten) = Brutowinst

Financiële overzichten en boekhouding

Financiële overzichten bieden een momentopname van de inkomsten, uitgaven, winstgevendheid en schulden van je bedrijf en zijn een integraal onderdeel van e-commerce boekhouding.

Financiële overzichten zijn belangrijk omdat ze je helpen de financiële gezondheid van je bedrijf te begrijpen. Je kunt zien hoeveel geld je beschikbaar hebt om opnieuw te investeren in het bedrijf en hoeveel je jezelf en openstaande rekeningen kunt betalen.

Ze bieden ook een geweldige bron voor potentiële investeerders die de financiële gegevens van je bedrijf in de loop van de tijd kunnen zien.

E-commerce boekhouding is een manier om je financiële transacties op te slaan en te organiseren. Het biedt inzicht in je debet- en credittransacties en de algehele gezondheid van je bedrijf. De verzamelde en opgeslagen informatie kan vervolgens worden omgezet in belangrijke financiële overzichten, zoals winst- en verliesrekeningen en balansoverzichten.

Winst- en verliesrekeningen benadrukken de inkomsten, kosten en uitgaven die je bedrijf gedurende een bepaalde periode heeft gemaakt, terwijl een balans je activa en passiva op een bepaald moment in de tijd toont.

Veelvoorkomende fouten in e-commerce boekhouding

E-commerce boekhouding kan ingewikkeld lijken als je begint. Er is veel te onthouden en complexe formules om te gebruiken. Dit leidt vaak tot vergissingen en fouten. Enkele van de meest voorkomende fouten die kleine bedrijven maken zijn:

• Proberen alles handmatig te doen: Handmatig gegevens invoeren kan leiden tot duplicaten en onvermijdelijke menselijke fouten. Het is tijdrovend en vervelend om alle berekeningen regelmatig uit te voeren.
• Niet voldoen aan internationale belastingnormen: Belastingwetten verschillen wereldwijd, en veel e-commerce bedrijven vergeten te controleren of ze compliant zijn omdat ze in wezen online opereren.
• Onnauwkeurige voorraadniveaus bijhouden: Een fout in voorraadwaardering kan leiden tot andere problemen, die je balansen, winst- en verliesrekeningen en cashflow-prognoses kunnen beïnvloeden.
• Transacties niet synchroniseren met boekhoudsoftware: Wanneer je je e-commerce platform niet synchroniseert met je boekhoudsoftware, kunnen transacties door de mazen van het net glippen, waardoor het moeilijker wordt om het grotere financiële plaatje te zien.
• Verkoopbelasting verkeerd behandelen: Verkoopbelasting is een van de meest complexe onderdelen van het runnen van een online bedrijf, dus het is geen wonder dat merken moeite hebben om het juiste bedrag op het juiste moment in te dienen.
• Ongeorganiseerde administratie bijhouden: Je rekeningen kunnen snel ongeorganiseerd raken als te veel mensen ermee omgaan. Dit kan leiden tot dubbele invoer, vergissingen en gemiste kansen.
• Onregelmatig rekeningen verzoenen: Boekhouding is geen leuke taak, daarom stellen veel bedrijven het uit.

Zo vermijd je deze fouten:

• Gebruik speciale boekhoudsoftware: Integratie van software die automatisch je financiële gezondheid verzamelt, opslaat en rapporteert, bespaart uren tijd en vermindert de kans op fouten.
• Neem een accountant in de arm: Als cijfers niet jouw ding zijn, huur dan iemand in om het voor je te doen. Een vertrouwde accountant staat klaar om je vragen te beantwoorden en je boekhouding actueel te houden.
• Verzoen regelmatig: Zorg ervoor dat je boeken regelmatig up-to-date zijn; kwartaalgewijs, zo niet maandelijks.
• Begrijp verkoopbelasting: Het is een ingewikkeld onderwerp, maar inzicht krijgen in verkoopbelasting zorgt ervoor dat je compliant blijft en boetes en kosten voorkomt.
• Gebruik een grootboek: Een grootboek is een systeem voor het organiseren van je boekhouding. Het is de basis van efficiënte administratie en helpt je om je budget in de gaten te houden, wat vooral belangrijk is naarmate je bedrijf groeit.
• Wees consistent met je boekhouding: Of je nu een dubbel boekhoudsysteem of het enkelvoudige boekhoudsysteem gebruikt, zorg ervoor dat je het consistent houdt.

Tools voor e-commerce boekhouding

Er zijn tal van tools voor e-commerce boekhouding beschikbaar om je te helpen je boeken in balans te houden en je financiën bij te houden, ongeacht je ervaring.

De beste tools voor e-commerce boekhouding

Als je op zoek bent naar manieren om online boekhouding makkelijker te maken, zijn er verschillende tools om te gebruiken, afhankelijk van de behoeften van je bedrijf:

• A2X: Deze app plaatst automatisch de verkopen van je Shopify-winkel in Xero of QuickBooks en verzoent je uitbetalingen, zodat je kunt zien dat alles correct is verantwoord. A2X wordt vertrouwd door honderden toonaangevende e-commerce boekhoudkantoren.
• FreshBooks: Deze cloudgebaseerde boekhoudsoftware helpt je om Shopify-bestellingen in FreshBooks te beheren op basis van drie objecten: artikelen, facturen en betalingen. Het gebruikt ook je Shopify-voorraad voor al je voorraadbeheer, en werkt financiële informatie automatisch bij.
• QuickBooks: Wanneer je Shopify met QuickBooks integreert, worden je bestellingen, voorraad, klanten en verzending automatisch nauwkeurig bijgewerkt. Je kunt QuickBooks gebruiken om e-commerce orderinformatie als batchboekingen of gedetailleerde boekingen op orderniveau te plaatsen en te synchroniseren met andere e-commerce marktplaatsen, zoals Etsy en Amazon.
• Bench: Bench biedt betaalbare, uitbestede boekhoudservices voor je Shopify-winkel. De app synchroniseert rechtstreeks met je handels- en bankrekeningen. Vervolgens balanceert een virtueel boekhoudteam je maandelijkse boeken en bereiden ze financiële rapporten voor.

Boekhouding is essentieel voor de groei van kleine bedrijven

Of je nu zelf je boekhouding doet of besluit een gecertificeerde boekhouder in te huren, begrijpen hoe geld door je bedrijf stroomt is van vitaal belang.

Zelfs als je weinig ervaring hebt met boekhouding, heb je nu directe kennis van en toegang tot al je financiën, wat je in een sterke positie plaatst om weloverwogen beslissingen over de toekomst van je bedrijf te nemen.

Hoewel het waardevol is om deskundige hulp en advies te krijgen, zorg er altijd voor dat je een goed begrip hebt van je cijfers, wie je financiën ook beheert.