Hoe je een operationeel plan maakt dat je echt gebruikt

Of je nu net een bedrijf begint of een bestaand bedrijf actief runt, je hebt waarschijnlijk een businessplan nodig om de missie, waardepropositie, doelgroep, bedrijfsdoelen en financiële prognoses van je organisatie te verwoorden, kortom, het “wie”, “wat” en “waarom” van je bedrijf. Om echt succesvol te zijn, moet je echter de details begrijpen van hoe je de visie van je bedrijf gaat implementeren, en wanneer.

Hoewel je misschien een strategisch plan hebt dat de richting van je bedrijf over jaren of zelfs decennia uitzet, hangt het echte succes af van het richten van alle dagelijkse operaties van je bedrijf op dat eindresultaat. Hiervoor heb je een operationeel plan nodig.

Wat is een operationeel plan?

Een operationeel plan (ook wel operationeel of uitvoeringsplan genoemd) is een document dat de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse processen beschrijft die teams en individuele teamleden moeten volgen om hun bedrijfsdoelen te bereiken. In wezen is een operationeel plan een handleiding die uitlegt hoe je je strategisch plan zult uitvoeren.

Een operationeel plan bevat doorgaans:

• Een uitgebreide lijst van taken en processen binnen je bedrijf
• Een gedetailleerde uitleg van de rol en verantwoordelijkheden van elke werknemer en afdeling (inclusief die van jezelf)
• Een tijdlijn voor het behalen van je strategische doelen

Operationele plannen versus strategische plannen

Hoewel het gemakkelijk is om strategische planning en operationele planning te verwarren, werken ze hand in hand en bieden ze verschillende voordelen.

• Een strategisch plan definieert de strategische doelstellingen van een organisatie, terwijl een operationeel plan schetst wat er gedaan moet worden om die doelstellingen te bereiken. Dit betekent dat je een operationeel plan moet opstellen nadat je een strategisch plan hebt gemaakt.
• Een strategisch plan is organisatiebreed, terwijl een operationeel plan afdelingsspecifiek is. Verschillende afdelingen hebben unieke functies om de organisatiedoelen te bereiken. Stel dat je strategisch plan is om de omzet met 10% te laten groeien. In dat geval kan het operationele plan van de financiële afdeling inhouden dat ze de winstmarges berekenen, terwijl de marketingafdeling campagnes uitvoert en marketingmaterialen creëert om de verkoop te verhogen.
• Strategische planning beslaat een langere periode, meestal vijf of tien jaar. In tegenstelling tot operationele planning, die de acties gedetailleerd beschrijft om die strategie om te zetten in wekelijkse, maandelijkse, kwartaal- of jaarlijkse tijdlijnen. Bijvoorbeeld, het plan van de marketingafdeling kan een wekelijkse publicatieschema voor sociale media en een maandelijkse evaluatie van betrokkenheidsstatistieken omvatten.

De voordelen van een operationeel plan

Voor de actiegerichte ondernemer klinkt een operationeel plan misschien als vruchteloze overpeinzing over de toekomst, het creëren van nog een document dat verloren gaat in Dropbox of Google Drive. Maar dat is meer een teken van een slecht plan dan een kritiek op het algehele planningsproces.

Startups denken misschien dat ze te klein zijn voor een operationeel plan, en sommigen rechtvaardigen beperkte of geen planning als “wendbaar.” Toch is een gebrek aan operationele planning een van de belangrijkste redenen waarom startups falen, volgens University Lab Partners, een onafhankelijk onderzoeksproject in samenwerking met de Universiteit van Californië, Irvine.

De voordelen van operationele planning zijn onder andere:

• Minder verspilde inspanning. Zonder een operationeel plan hebben ondernemers moeite om belangrijke belanghebbenden op dezelfde lijn te houden, en moeten ze dagelijks de bedrijfsinspanningen heroverwegen en herprioriteren. Dit proces kost in het beste geval veel tijd; vaak leidt het tot inconsistente en zelfs concurrerende inspanningen, wat waardevolle middelen verspilt en een rechte lijn in een kronkelige, lusvormige lijn verandert.
• Betere samenwerking. Operationele plannen kunnen ook de samenwerking verbeteren door verantwoordelijkheden duidelijk te schetsen en daardoor de aansprakelijkheid te verhogen. Elk lid van een team begrijpt beter zijn of haar rol en wat er van hen wordt verwacht. Iedereen kan zijn of haar steentje bijdragen, en elke bijdrage werkt naar de strategische doelen toe.
• Meer samenwerking. Een operationeel plan helpt ook om geïsoleerde informatie uit andere delen van het bedrijf te identificeren, wat resulteert in diverse cross-functionele teams die effectiever samenwerken. Bijvoorbeeld, een strategisch doel om de winstmarges te verhogen kan in het operationele plan vragen dat het marketingteam de bekendheid van de meest winstgevende producten vergroot. Dit verzoek nodigt uit tot samenwerking met verkoop- of datateams, die de gegevens over marges voor productinventaris bezitten.
• Hogere productiviteit. Ten slotte kan een functioneel operationeel plan de productiviteit verbeteren. Werknemers kunnen sneller werken omdat ze precies weten wat ze moeten doen. Dagelijkse taken die niet bijdragen aan operationele en strategische doelen kunnen van hun bord verdwijnen.
• Duidelijke verwachtingen. Een Gallup-studie (EN) heeft aangetoond dat duidelijkheid van verwachtingen een van de meest basale behoeften van werknemers is—en essentieel voor prestaties. Toch, zoals een andere Gallup-enquête (EN) heeft aangetoond, weet slechts ongeveer de helft van de werknemers wat er van hen op het werk wordt verwacht. Een goed geschreven operationeel plan vertaalt haalbare doelstellingen en realistische verwachtingen in schrift.

Om een operationeel plan op te stellen, heb je eerst een strategisch plan nodig om de doelstellingen en tijdlijnen van je organisatie te identificeren. Elk project en elke taak in het operationele plan is verbonden met het “waarom” van je strategische plan.

Bijvoorbeeld, als het strategische doel is om de jaarlijkse omzet in twee jaar met 40% te verhogen, zijn er veel projecten—elementen van het operationele plan—die je daar kunnen brengen. Hoe bepaal je welke projecten je moet nastreven?

• Kijk naar je gegevens. Waar zijn de grootste kansen?
• Praat met je team. Welke redenen leiden tot de meeste afwijzingen bij de verkoop of veroorzaken de meeste hoofdpijn voor de klantenservice?
• Lees over je branche. Waar suggereren brancheonderzoeken dat bedrijven het meeste geld laten liggen? Bijvoorbeeld, bijna 70% van de e-commerce winkelwagentjes worden verlaten, en verlaten winkelwagentjes hebben indrukwekkende open- en doorklikpercentages (EN).

Je kunt een diverse set van potentiële projecten identificeren om de bedrijfsdoelen te bereiken, zoals:

• Het uitvoeren van een social media marketingcampagne
• Het publiceren van een downloadbaar materiaal om e-mailinschrijvingen aan te moedigen
• Het implementeren van een verwijzingsprogramma voor bestaande klanten
• Deelname aan een vakbeurs

Prioriteer projecten op basis van hun verwachte impact op je strategische doel, en wijs verantwoordelijkheden toe aan teamleden, waarbij je projectplanning opsplitst in uitvoerbare dagelijkse taken.

Identificeer op dit moment de benodigde middelen en vraag werknemers wat ze nodig hebben om het werk gedaan te krijgen. Heeft bijvoorbeeld de persoon die de sociale campagne uitvoert een automatiseringsplatform nodig om berichten van tevoren in te plannen of om samengevoegde statistieken over de betrokkenheid van berichten te bekijken?

Verdeel de gewenste resultaten in individuele taken en wijs deadlines toe. Bijvoorbeeld, om een sociale media campagne te creëren, kan de opsplitsing er als volgt uitzien:

• De verkoopdirecteur identificeert producten of diensten om te promoten.
• De accountant biedt een operationeel budget voor de campagne.
• De marketingdirecteur schrijft een creatief brief om de richtlijnen voor de boodschap vast te stellen en wijst teamleden aan om de creatieve middelen uit te voeren.
• De copywriter bereidt drie versies van teksten voor om de betrokkenheid te testen.
• De grafisch ontwerper creëert grafische middelen voor de campagne.

Als je een kleine ondernemer bent, kun je al deze rollen en verantwoordelijkheden zelf vervullen. Of, als je slechts een paar werknemers hebt, kan één persoon meerdere functies op zich nemen. Het belangrijkste werk is om de taken op te splitsen en toe te wijzen.

Bij het stellen van realistische deadlines is het nuttig om input van werknemers te krijgen, vooral als één persoon aan meerdere projecten of meerdere delen van hetzelfde project werkt. Maar wees voorzichtig met het geven van te veel tijd aan werknemers. Mensen hebben de neiging om uit te stellen wanneer ze lange deadlines hebben, en de wet van Parkinson (EN) suggereert dat “werk zich uitbreidt om de beschikbare tijd voor voltooiing te vullen.”

Deadlines zullen worden gemist. Maar een deadline hebben betekent dat je meteen weet wanneer een taak niet op tijd is afgerond—zodat je het probleem kunt oplossen en het grotere project weer op de rails kunt krijgen. Een project dat is opgesplitst in taken met deadlines is een goed teken dat je een solide operationeel plan hebt.

Hoe weet je of je operationeel plan werkt?

Zodra je operationeel plan is opgesteld, moet je de impact van je inspanningen op een meer gedetailleerd niveau in kaart brengen. Twee methoden om dit te doen zijn:

1. Kernprestatie-indicatoren
2. Doelstellingen en kernresultaten

Kernprestatie-indicatoren (KPI's)

Ook bekend als kernprestatiemetingen, KPI's zijn meetbare waarden die aantonen hoe effectief een bedrijf de kortetermijn- en langetermijndoelen bereikt die zijn vastgesteld in het strategische en operationele planningsproces.

Bijvoorbeeld, als je strategische doel is om je klantenbestand te laten groeien, en je operationele plan omvat het uitvoeren van een wekelijkse e-mailmarketingcampagne, dan zijn enkele leidende indicatoren die kunnen helpen om het succes te meten:

• E-mail open rate, wat voornamelijk de kracht van de onderwerpregel weerspiegelt
• Click-through rate, die de effectiviteit van de tekst en aanbieding evalueert
• Conversieratio van de landingspagina, die de relevantie van de landingspagina meet

Doelstellingen en kernresultaten (OKR's)

Het model van doelstellingen en kernresultaten neemt een iets bredere kijk op het meten van de prestaties van je operationele plannen. In plaats van alleen de metingen te identificeren die je zult gebruiken om je operationele planning te evalueren, omvat het OKR-raamwerk zowel een concrete doelstelling als een mijlpaal die bepaalt of die doelstelling is bereikt.

Bijvoorbeeld, een verkoopafdeling kan een OKR stellen om het klantverloop tot 10% te verminderen. In dit voorbeeld is het verminderen van klantverloop de doelstelling, terwijl 10% het kernresultaat is. Merk op dat OKR's daadwerkelijk KPI's omvatten—, in dit geval klantverloop, een meetbaar percentage van het aandeel klanten dat hun abonnementen annuleert over een bepaalde periode.

Je kunt bedrijf brede, afdelings- en individuele OKR's hebben, allemaal genest binnen elkaar, die helpen om het werk van werknemers te verbinden met de grotere doelen.

Je operationele plan verfijnen

Tot slot, zodra je een project hebt afgerond of het einde van de maand hebt bereikt, plan een postmortem (EN) vergadering in om je operationele plan te beoordelen. Tijdens de vergadering, vat het project samen, bekijk de resultaten en bepaal wat wel en niet werkte.

Documenteer deze oefening zodat je best practices kunt identificeren voor het bereiken van de doelen van je bedrijf, evenals gebieden voor verbetering. Heb je te veel op je genomen? Waren dagelijkse taken niet duidelijk genoeg geformuleerd? Was er een dringende behoefte aan een ontbrekende bron? Waren de kwaliteitsnormen te hoog of te laag?

Deze informatie kan je helpen om de volgende keer een beter operationeel plan op te stellen. Het kan simpelweg het operationele planningsproces efficiënter maken. Wat dagen in beslag nam, kan nu slechts enkele uren duren zodra mensen vertrouwd zijn met het proces.

Uiteindelijk zal een detailgericht operationeel plan leiden tot een proces waar niemand tegenop ziet, een plan dat iedereen op één lijn houdt, en de best mogelijke kans biedt om de bedrijfsdoelen te bereiken.

Illustratie door Sjoerd van Leeuwen