Wat is POS software? Voorbeelden uit de praktijk en hoe te kiezen

Het is bijna onmogelijk om je winkel te runnen zonder een soort software. Je hebt technologie nodig om betalingen te verwerken, bestellingen te registreren en de voorraad te beheren. Point-of-sale (POS) combineert al deze functies in één enkele tool en in het huidige omnichannel retaillandschap is het de hoeksteen van een geïntegreerde handelsstrategie.

Maar wanneer je op zoek bent naar de beste POS-software, is het gemakkelijk om verstrikt te raken in alle functies die je misschien nodig hebt. Elk systeem heeft verschillende prijsniveaus, sommige rekenen extra kosten voor externe betalingsverwerkers; andere vereisen integraties met andere tools. Hoe weet je welk systeem een soepele ervaring biedt over alle verkoopkanalen?

Om je te helpen bij je zoektocht, deelt deze gids wat POS-software is, welke functies het kan bieden en hoe je een POS-systeem kiest dat je helpt bij het opbouwen van een geïntegreerd retailbedrijf waar online en offline kanalen naadloos samenwerken.

Wat is POS-software?

Point-of-sale (pos) software is de technologie die je POS-systeem aandrijft. Beschouw het als het besturingssysteem voor je opstelling. De technologie stelt je in staat om de voorraad bij te houden, bestellingen te registreren, klantgegevens op te vragen en betalingen te verwerken. Sommige software laat je ook andere aspecten van retailoperaties beheren, zoals het opstellen van personeelsschema's of synchroniseren met loyaliteitsprogramma's.

POS-software vs. POS-hardware

POS-hardware is de fysieke apparatuur waarop je POS-software draait, zoals een vast kassaterminal of een mobiel apparaat. Hardware kan ook een bonprinter, een kassalade of een mobiele kaartlezer omvatten.

Je POS-software en -hardware moeten compatibel zijn. Wanneer alle systemen samenwerken, besteed je minder tijd aan handmatige taken, zoals het bijwerken van de hoeveelheid van een product in je voorraadbeheersysteem wanneer de barcode bij de kassa wordt gescand.

📌Pro-tip: Compatibiliteit tussen software en hardware leidt niet altijd tot een volledige technologische vernieuwing. De POS-software van Shopify, bijvoorbeeld, is compatibel met iPhone en Android-apparaten. Je kunt mobiele betalingen accepteren, bestellingen verwerken en gegevens ophalen van bestaande hardware die je al kent, er is geen kaartterminal vereist.

Waar wordt POS-software voor gebruikt in de detailhandel?

Klantrelatiebeheer

De dagen dat een klant je winkel bezocht en je moest raden waar hun interesse lag, zijn voorbij. POS-software kan gegevens ophalen die je al over hen hebt verzameld, zodat je het gesprek kunt sturen naar producten waarvan je weet dat ze daarin geïnteresseerd zijn.

Shopify POS heeft bijvoorbeeld een e-mailcaptatiefunctie om het e-mailadres van je klant te verzamelen. Dit wordt gecombineerd met activiteiten die al zijn geregistreerd in je online winkel (indien aanwezig), zodat je niet alleen hun aankoopgeschiedenis in de winkel kunt zien, maar ook welke artikelen ze online hebben bekeken of bij een andere winkel hebben geretourneerd.

Met alleen de e-mailcaptatiefunctie zien retailers al een gemiddelde stijging van 5,5% in retailtransacties voor bestellingen die zijn gekoppeld aan klantinformatie. Dit is waarom je tot 20% meer per bestelling kunt verkopen met geïntegreerde klantprofielen.

Wanneer deze functie wordt gecombineerd met tools zoals Shopify Email, helpen deze ingebouwde CRM-functies je e-mailmarketing en loyaliteitsprogramma's te stimuleren, beide helpen de klantretentie, herhaalaankopen en levenslange waarde te verhogen.

Transacties verwerken

Contant geld is niet langer koning. De overgrote meerderheid (EN) van de retailverkopen zijn digitaal, en klanten die met kaarten betalen, geven tot drie keer zoveel uit als klanten die alleen contant betalen.

Je POS-software moet in staat zijn om deze betalingen te verwerken, hetzij via ingebouwde betalingsverwerkers of integraties met externe tools. Houd er rekening mee dat er beperkingen kunnen zijn op de soorten betalingen die je kunt accepteren.

Als je op zoek bent naar een alles-in-één oplossing, ondersteunt Shopify meerdere opties:

• Credit- en debetkaarten
• Contactloze of NFC-betalingen
• Mobiele portemonnees, zoals Apple Pay of Google Pay
• Koop nu, betaal later via Shop Pay Installments
• Giftcards (inclusief die online gekocht)

💡 TIP: Shopify Payments is inbegrepen in alle Shopify POS-plannen, zonder inschrijf- of opstartkosten. Beheer je cashflow beter en betaal hetzelfde vooraf onderhandelde tarief voor alle creditcards, beginnend bij 2,4%.

Loyaliteitspunten, beloningen en kortingen

POS-loyaliteitsprogramma's stimuleren herhaalaankopen door klanten punten te belonen bij elke aankoop. Je POS-software moet deze gegevens synchroniseren met alle verkoopkanalen. Klanten die punten inwisselen voor een online bestelling, moeten bijvoorbeeld ook die punten in de winkel kunnen inwisselen (en vice versa).

Hetzelfde principe geldt voor kortingen. Als je een introductiekorting van 10% aanbiedt voor nieuwe klanten online, kunnen mensen die je winkel bezoeken dan dezelfde coupon gebruiken? Je POS-software moet deze gegevens ophalen, inclusief eventuele geschiktheidseisen en kortingsregels, om consistentie te waarborgen.

🤝 LOYALITEITSTIP: Gebruik loyaliteitsapps zoals Smile om de klantretentie te verhogen en klanten punten te laten verzamelen en inwisselen elke keer dat ze online of in de winkel bij jouw merk winkelen.

Retourbeheer

Retouren zijn een onvermijdelijk onderdeel van het runnen van een retailbedrijf, vooral als je fysieke winkels naast een e-commerce website hebt.

Maar het zou niet uit moeten maken waar de klant hun artikel oorspronkelijk heeft gekocht, zolang ze maar een aankoopbewijs hebben (zoals een digitale of geprinte bon). POS-software die integreert met het oorspronkelijke verkoopkanaal, zoals Shopify, kan deze bonnen valideren en een contante terugbetaling verwerken naar hun oorspronkelijke betaalmethode.

Geef je de voorkeur aan het aanbieden van winkeltegoed of ruilingen in plaats van een contante terugbetaling? Je POS-software moet in staat zijn om deze vouchers uit te geven en de omruiling ook in je voorraadbeheersysteem te registreren.

Bestelverwerking

Winkels bieden klanten de mogelijkheid om producten aan te raken, voelen en ermee te interageren. Maar er is geen regel die zegt dat de voorraad klaar moet zijn om mee naar huis te nemen.

Gebruik POS-software om alternatieve opties voor bestelverwerking aan te bieden, zoals:

• Verzend naar huis. Neem de betaling van de klant in de winkel aan met je POS-software en laat hun bestelling naar je magazijn of derde partij logistiek dienstverlener sturen om het te picken, in te pakken en naar het huisadres van de klant te verzenden. Dit kan een enorme winst opleveren: in 2023 genereerden Shopify-verkopers $ 850 miljoen aan verkopen door bestellingen bij de kassa te verzenden.
• Verzend vanuit de winkel. Dit is ideaal als klanten voorraad willen kopen die niet op voorraad is of in pre-order staat. Je neemt de betaling aan via je POS-software in de winkel en verzendt het naar hun huis wanneer nieuwe voorraad arriveert.
• Koop online, haal in de winkel op (BOPIS) of afhalen aan de straatkant. Laat klanten het omgekeerde doen door online voor artikelen te betalen. Pakbonnen komen binnen in je POS-software, evenals het afhaalmoment van de klant, zodat je hun bestelling klaar kunt hebben om op te halen.

Neem de in Texas gevestigde retailer Tecovas als voorbeeld. Fysieke winkelervaringen zijn waar het merk trots op is, maar bestellingen zijn niet altijd eenvoudig te verwerken. Klanten in de winkel kopen vaak een combinatie van producten. Sommige zijn klaar om direct mee naar huis te nemen; anderen worden op een later tijdstip rechtstreeks naar hun huis verzonden.

“In het verleden was er een beetje transactiefrictie, waarbij ze misschien twee transacties moesten doen,” legt Kevin Harwood, CTO bij Tecovas, uit. “Een klant die een artikel koopt dat ze mee willen nemen, en een andere transactie voor het artikel dat ze willen laten verzenden. Maar nu met de SplitCart-functionaliteit kunnen we dat in één enkele transactie doen.”

E-mailwagentjes

Niet iedereen die je winkel bezoekt, is bereid om een bestelling tijdens hun bezoek te voltooien. Misschien moeten ze over de investering nadenken of een prijsvergelijking online doen om te controleren of ze een goede deal krijgen.

Voorkom dat je obstakels op hun pad plaatst wanneer ze de beslissing hebben genomen, zoals het intypen van je websiteadres of het opnieuw bezoeken van de winkel. Gebruik in plaats daarvan je POS-software om de producten die ze interessant vinden aan een klantprofiel te koppelen.

📌Pro-tip: De e-mailwagentjes functie van Shopify stuurt een gepersonaliseerde link naar het wagentje rechtstreeks naar het e-mailadres van een klant, zodat ze het in een paar klikken kunnen kopen wanneer ze er klaar voor zijn.

Voorraadbeheer

POS-software kan je records combineren met voorraad die op andere locaties is opgeslagen, zodat je voorraad kunt herverdelen wanneer dat nodig is. (Het heeft bijvoorbeeld niet veel zin om 500 eenheden in de ene winkel en 5 in de andere te hebben.)

Voor optimale efficiëntie combineer je je POS-software met POS-hardware zoals barcodescanners. Je kunt de machine op het label van een product richten en de hoeveelheid automatisch laten bijwerken in je POS-software.

“De realtime en gecentraliseerde voorraadbeheer van Shopify is erg nuttig”, zegt Anita Yeh, Director of Retail Operations bij Monos. “Wanneer ons online team een gast bedient die de website bekijkt, kunnen ze de voorraad zien die beschikbaar is in een lokale winkel en deze voor de klant reserveren om diezelfde dag op te halen, zodat ze niet hoeven te wachten.

“Of als een winkelmedewerker een klant helpt een artikel dat niet op voorraad is te vinden, kunnen ze zien waar we het in een magazijn hebben en het naar hen laten verzenden voor hun aankomende vakantie.”

Het is dan ook geen wonder dat Shopify POS meer dan 10 uur kan besparen op handmatig voorraadbeheer per maand.

Beheer van winkelmedewerkers

Jij bent niet de enige die in je winkel werkt. Je hebt misschien inkopers, verkoopmedewerkers en winkelmanagers die samenwerken. POS-software kan deze schema's beheren zodat de winkel altijd goed bemand is, terwijl de kans op het overschrijden van je arbeidsbudget door inefficiënte roosters wordt verminderd.

De POS-software van Shopify integreert met gespecialiseerde apps zoals EasyTeam en Sling. Werknemers kunnen deze tools gebruiken, in dezelfde POS-interface die ze al kennen, om in en uit te klokken, aankomende diensten te controleren en hun beschikbaarheid te delen.

Je kunt de POS-software van Shopify zelfs integreren met boekhoudsoftware om de loonadministratie in een paar klikken uit te voeren, op basis van de personeelsschema's die in het dashboard zijn opgeslagen.

“Het hebben van één systeem om onze voorraad en personeel te beheren is een groot voordeel voor ons merk”, zegt Doug Waldbueser, medeoprichter van The Inspiration Company. “Shopify POS is heel eenvoudig te gebruiken en stroomlijnt onze winkelervaring voor zowel personeel als klanten.”

Analytics en rapportage

Werkt je winkel optimaal? Hoe tevreden zijn klanten met de aangeboden producten? Maak je winst? Je POS-software moet gegevens verzamelen die je helpen deze vragen en meer te beantwoorden.

Belangrijke gegevens om in je POS-systeem bij te houden zijn onder andere:

• Verkoopgegevens. Bekijk welke betaalmethode klanten het liefst gebruiken, de omzet van elke winkel en de verkoop per product met dit type gegevensanalyse in je POS-systeem.
• Voorraadgegevens. Vergelijk artikelen die vaak worden geretourneerd, uitverkocht zijn of het minst populair zijn om slimmer voorraadbeslissingen te nemen die de verkoop verhogen en de voorraadkosten verlagen.
• Klantgegevens. Bekijk hoe lang een klant gemiddeld bij je blijft, hoe vaak ze hebben gekocht en hoeveel ze hebben uitgegeven. Probeer elk van deze statistieken te verhogen om meer winst in de winkel te genereren. Je hoeft geen geld uit te geven om nieuwe klanten te werven als je de waarde van bestaande klanten verhoogt.

Hoe werkt een POS voor geïntegreerde handel?

POS-software hoeft niet alleen te staan in je retail toolkit. Als je online verkoopt of via meerdere winkellocaties, moet je POS-systeem integreren met die verkoopkanalen om een unified view van je gegevens te geven.

Dit staat bekend als geïntegreerde handel en biedt de volgende voordelen ten opzichte van traditionele opstellingen:

• Slimmere besluitvorming. Combineer gegevens van je online winkel, pop-up locatie, fysieke winkels, marktplaatsen en sociale media profielen op dezelfde plek. Dit verenigde overzicht helpt je te ontdekken wat werkt (en wat niet) in je hele bedrijf, groeikansen te spotten en beter te begrijpen hoe je klanten winkelen.
• Gestroomlijnde operaties. Voer je bedrijf efficiënter uit met gecentraliseerd beheer van voorraad, bestellingen en klantgegevens. Je team bespaart tijd met geautomatiseerde processen, zoals wanneer klanten loyaliteitspunten die online zijn verdiend in je winkel inwisselen, terwijl de kosten worden verlaagd door de noodzaak voor meerdere systemen te elimineren.
• Beter klant ervaringen. Houd voorraad-, klant- en loyaliteitsgegevens consistent, waar je ook verkoopt. Klanten kunnen tussen verkoopkanalen bewegen, zoals online browsen en in de winkel kopen, of artikelen reserveren voor afhaling in de winkel. Hierdoor kun je hun winkelervaring personaliseren met inzichten uit hun volledige aankoopgeschiedenis.

Ware unificatie kan alleen plaatsvinden wanneer product-, bestel- en klantgegevens vanuit één enkele bron van waarheid stromen.

Frank and Oak is een retailer die profiteert van deze functionaliteit voor geïntegreerde handel in Shopify. Met 15 fysieke winkels en een bloeiende online business, migreerde het kledingmerk naar Shopify om de klantbestedingen en het gemak van aankoop te verhogen.

“Onze winkels zijn historisch gezien de belangrijkste drijfveer van omnichannel klanten die zowel online als persoonlijk winkelen, dus ze zijn cruciaal voor onze groei”, zegt Guillaume Jaillet, Chief Omnichannel Officer. “Om klanten een samenhangende ervaring te blijven bieden, hadden we een POS-systeem nodig dat meer synergie bood met ons e-commerce kanaal.”

De overstap naar de POS-software van Shopify heeft bijgedragen aan een 47% verlaging van de operationele kosten en bijna een 3% daling van de transactiekosten. Guillaume zegt: “We geven minder uit aan technologie, er is meer synergie tussen onze verkoopkanalen, en we cultiveren meer loyaliteit en betrokkenheid op elk niveau van interactie.”

Hoe kies je POS-software

Voordat je je aanmeldt voor een nieuw POS-software-abonnement, controleer of het het juiste platform is voor jouw retailbedrijf. Je wilt POS-software vinden die integreert met je volledige tech-stack om de operationele efficiëntie te verbeteren en kosten te verlagen.

Beoordeel je POS-leveranciers:

• Gebruiksgemak. De interface van de POS-software moet eenvoudig te leren en intuïtief zijn. Shopify heeft bijvoorbeeld een slimme grid om basis taken in slechts één klik te voltooien. Het is volledig aanpasbaar, voeg populaire categorieën, kortingen of loyaliteitsapps toe om het afrekenproces te versnellen.
• Prijs. Abonnementen voor POS-software kunnen variëren van € 5 tot € 100+ per maand. Er zijn betalingsverwerkingskosten om bovenop deze kosten te overwegen, die kunnen variëren afhankelijk van de betaalmethode.
• Compatibiliteit. Of het nu gaat om een vast kassaterminal, barcode-scanner of smartphone, controleer of je POS-software werkt met je bestaande tech-opstelling om te voorkomen dat je nieuwe apparatuur moet kopen. De mobiele app van Shopify is bijvoorbeeld compatibel met Android- en iOS-apparaten.
• Ondersteuningsopties. POS-software heeft een leercurve. Hulp bij de hand hebben, of dat nu productdocumentatie, how-to video’s of een e-mailadres voor klantenservice is, betekent dat je snel problemen kunt oplossen en verstoringen in de dagelijkse operaties van je winkel kunt voorkomen.
• Integraties. Moderne POS-systemen moeten integreren met essentiële bedrijfstools, waaronder boekhoudsoftware, ERP-systemen (SAP, NetSuite, Microsoft Dynamics), voorraadbeheersystemen en Shopify-apps voor marketing, loyaliteit en analytics. Deze integraties creëren een ecosysteem voor geïntegreerde handel dat de gegevensstroom automatiseert, handmatige invoer vermindert en realtime zichtbaarheid biedt over je hele bedrijfsvoering.
• Aanpassing. Een flexibele POS-interface stroomlijnt de operaties door medewerkers snelle toegang te geven tot alle functies vanuit één bekend systeem, waardoor de trainingstijd wordt verminderd en soepelere klantervaringen aan de kassa worden gecreëerd. Shopify's POS UI-extensies transformeren de slimme grid in een krachtig commandocentrum waar retailers essentiële tools zoals loyaliteitsbeloningen, voorraadtracking en teamplanning naadloos kunnen integreren, dynamisch reagerend op wijzigingen in het winkelwagentje voor efficiënte operaties.

Het belangrijkste is dat je ervoor zorgt dat je POS-softwareleverancier met je meegroeit. Migreren naar andere platforms later kan kostbaar zijn, niet alleen in termen van het verplaatsen van je gegevens en het oplossen van eventuele opstartproblemen, maar ook de frictie die vertegenwoordigers ervaren wanneer ze een volledig nieuwe interface leren.

💡 PRO TIP: Alleen Shopify POS verenigt je online en winkelgegevens in één backoffice, van klantgegevens tot voorraad tot verkopen en meer. Bekijk eenvoudig te begrijpen rapporten om trends sneller te spotten, kansen te benutten en de groei van je merk een kickstart te geven.

De POS-software die met je meegroeit

Shopify investeert voortdurend in retailsoftware en heeft alle functies die je nodig hebt om op te schalen, of je nu een klein bedrijf bent dat je eerste winkel runt of een groeiend bedrijf dat je 50e locatie opent.

“Ik ben echt onder de indruk van enkele van de vooruitgangen die Shopify de afgelopen jaren heeft gemaakt op het gebied van retail point of sale”, zegt Kevin Harwood van Tecovas.