Webshop verzending: zo verstuur je je producten naar klanten in 2025

Waarschijnlijk doe je veel moeite om een goede indruk te maken bij je klanten. Je maakt mooie productfoto’s, bouwt een website en werkt aan de perfecte marketingstrategie. En dat allemaal om ervoor te zorgen dat je klanten tevreden blijven.

Maar dan komt misschien wel de belangrijkste vraag: hoe ga je je producten versturen? Dit is hét moment waarop klanten je product in handen krijgen, het is dus belangrijk dat je hiermee een goede indruk maakt. Toch kan de verzending een flinke kostenpost zijn voor je bedrijf, afhankelijk van je verzendstrategie.

In deze gids helpt Shopify je op weg met praktische tips over het verpakken van je producten, verzendmethoden en hoe je slim omgaat met verzendkosten.

Hoe kun je eenvoudig producten verzenden naar klanten?

1. Ontwerp je verpakking
2. Pak je bestelling in
3. Print je verzendlabel
4. Lever je pakketjes af bij een koerier

1. Ontwerp je verpakking

Je verpakking kan een groot verschil maken in of klanten terugkomen voor een volgende aankoop of niet. Steek daarom voldoende tijd in het ontwerpen van een mooie verpakking.

Denk aan deze materialen:

• Dozen of zakjes (met eigen logo)
• Tissuepapier
• Tape
• Stickers
• Visitekaartjes
• Kortingscodes voor een volgende bestelling
• Een persoonlijk bedankkaartje 

Hoe unieker en leuker je verpakking, des te groter de kans dat klanten je onthouden. Zo kun je bijvoorbeeld kaartjes met een handgeschreven boodschap toevoegen. Bereken van tevoren wat zo’n verpakking je gaat kosten, want je wilt er uiteraard een gezonde winstmarge aan overhouden.

Tip: begin al met het ontwerpen van je verpakking voordat je je eerste product verkoopt. Zo voorkom je dat je last-minute iets creatiefs in elkaar moet flansen.

2. Pak je bestelling in

De volgende stap is het inpakken van al je items. Zorg dat je eerst voldoende vulmateriaal in de doos doet en leg je producten er daarna voorzichtig in. 

Voeg eventueel nog extra dingen toe, zoals stickers, een visitekaartje, een bedankje of een persoonlijk briefje. Sluit je pakket goed af en maak het klaar voor verzending.

3. Print je verzendlabel 

Zodra je een bestelling binnenkrijgt in je Shopify webshop, log je in op je dashboard om het verzendlabel aan te maken. Op dit label staat alle belangrijke informatie voor je klant. 

Plaats het verzendlabel bovenop het dichtgemaakte pakket en ga verder met de rest van de bestellingen. 

4. Lever je pakketjes af bij een koerier

Als je klaar bent met het inpakken van alle bestellingen, dan is het tijd om ze naar een pakketpunt te brengen. Je kunt kiezen uit verschillende vervoerders: PostNL, DHL, UPS of DPD. 

Neem al je pakketjes mee naar een pakketpunt bij jou in de buurt. Vraag ook om een trackingnummer, zodat je klanten kunnen zien wanneer hun pakketje aankomt.

Laat een fulfilment bedrijf het werk doen

Laat de verzending aan anderen over. Als je samenwerkt met een fulfilmentbedrijf, dan hoef je alleen maar je verpakkingsmaterialen en producten naar het magazijn te sturen. 

Daarna is het een kwestie van betalingen verzamelen wanneer er een bestelling binnenkomt. Het fulfilmentbedrijf krijgt een seintje van de aankoop, verzamelt de bestelde producten, pakt ze in en verstuurt ze op jouw naam.

Strategie voor webshop verzending 101

Je kunt deze lijst later altijd nog aanpassen, maar dit zijn de belangrijkste afwegingen en beslissingen voor de juiste verzendstrategie.

Verzendtarieven en -methoden

Hoe ga je de verzendkosten aanpakken? Je kunt je klanten de volledige kosten laten betalen, of gratis of vaste verzendkosten aanbieden waarbij je zelf een deel van de kosten draagt. En hoe ga je bestellingen leveren aan klanten die dichtbij wonen?

Gewicht

Meet en noteer het gewicht van al je producten. Als je deze informatie op een rijtje hebt, dan krijg je een goed beeld van de totale verzendkosten en kun je je prijzen correct doorberekenen aan klanten.

Kies je verpakking

Kijk goed wat voor soort verpakking past bij je producten. Voor een hoed heb je bijvoorbeeld een compleet andere verpakking nodig dan voor een schilderij. Zodra je de juiste verpakking hebt gekozen, kun je deze informatie toevoegen aan Shopify. Heb je deze stap gedaan, dan ben je klaar om de verzendkosten te berekenen. 

Bestel je verpakkingsmateriaal

Bij sommige vervoerders kun je gratis verpakkingen bestellen als je een zakelijk account hebt. Zo bieden DHL of UPS regelmatig standaard enveloppen, documenthoesjes en kleinere dozen aan. Grote of speciale verpakkingen zijn meestal niet gratis. 

Wil je een creatieve draai aan je verpakkingen geven? Dan kun je ervoor kiezen om te investeren in een eigen ontworpen verpakking met je merklogo. 

Prijsstrategie

Voordat je kunt beginnen met verzenden, moet je eerst een goed beeld hebben van je prijsstrategie. Er zijn verschillende opties, maar je keuze moet wel financieel haalbaar zijn.

Gratis verzending aanbieden

Gratis verzending aanbieden is een van de beste manieren om te voorkomen dat klanten afhaken tijdens het betalen. Maar zoals je wellicht al vermoedde: verzending is nooit echt gratis. Iemand moet het betalen. Als je gratis verzending mogelijk wilt maken, dan heb je deze opties: 

• Verhoog je productprijzen om de verzendkosten te dekken (de klant betaalt)
• Jij betaalt de volledige verzendingskosten uit je winstmarge (jij betaalt)
• Verhoog de productprijzen een beetje om een deel van de verzendkosten te dekken (jullie betalen samen)
• Bied een kortingscode aan voor gratis verzending aan bepaalde klanten

Je kunt ook gratis verzending aanbieden vanaf een minimumbedrag. Hiermee compenseer je je verzendkosten door de gemiddelde orderwaarde te verhogen, maar je betaalt de verzendkosten nog steeds zelf. Daarom is dit niet altijd de beste oplossing. 

Actuele verzendtarieven berekenen

Een andere goede strategie is om actuele verzendtarieven te laten berekenen door de vervoerder. Als je Shopify gebruikt, dan kun je verzend integraties gebruiken die samenwerken met PostNL en DHL. Zij berekenen de actuele verzendopties en prijzen voor je. Met deze optie kan de klant kiezen en betalen ze voor de service die ze zelf graag willen.

Een vast tarief berekenen

Een populaire optie is om een vast verzendtarief te rekenen. Probeer er wel voor te zorgen dat je klanten niet te weinig (of te veel) laat betalen. Verzending tegen een vast tarief werkt het best wanneer je een redelijk standaard assortiment hebt met artikelen van vergelijkbare maat en gewicht. Vaste tarieven worden ingewikkelder als je veel producten met verschillende afmetingen en gewichten verkoopt.

Lokale bezorging aanbieden

Een andere optie om te overwegen is lokale bezorging. Deze optie is perfect als je een klein bedrijf hebt en je je producten snel en betrouwbaar bij lokale klanten wilt laten bezorgen. Als je lokale bezorging instelt, dan kun je je bezorggebied aanpassen door het kiezen van bepaalde postcodes. Klanten die binnen je bezorggebied vallen, selecteren ‘lokale bezorging’ als verzendmethode bij het afrekenen. Met gratis of goedkope lokale bezorging bespaar je op je verzendkosten en trek je meer klanten uit je buurt aan. In sommige gevallen kun je alle bezorging zelf doen, zonder een externe verzendpartner.

Verzendkosten berekenen

Vervoerders baseren hun verzendtarieven op verschillende factoren, denk aan:

• Pakketgrootte
• Pakketgewicht
• Verzendadres
• Afleveradres
• Tracking
• Verzekering

Het is lastig om vervoerders te vergelijken, omdat ze allemaal verschillende opties aanbieden. 

Hieronder een lijst met verzendcalculators van enkele van de grootste en meest populaire vervoerders, zodat je prijzen en opties kunt vergelijken:

• PostNL Verzendtarieven
• DHL Verzendkosten
• UPS Verzendkostencalculator
• DPD Verzendtarieven

Denk aan je winstmarges

Als je succesvol wilt worden in e-commerce, dan moet je ervoor zorgen dat je je winstmarges goed in de gaten houdt. Verzending is meestal een grote kostenpost voor webshops, dus als je vooraf niet goed onderzoek doet, dan kun je hier een hoop geld mee verliezen.

Voordat je je prijsstrategie definitief maakt, kun je een overzicht zoals hieronder gebruiken om alle kosten in kaart te brengen. De meeste ondernemers zijn verbaasd als ze zien hoeveel kleine bedragen er nog bijkomen en de kosten hierdoor flink oplopen. Zorg dat je niet dezelfde fout maakt.

Hieronder een voorbeeld van hoe je de totaalprijs van een product kunt berekenen, inclusief verzendkosten:

Kostenpost Bedrag

Verpakking en marketing

Naarmate de e-commerce zich ontwikkelt, veranderen ook de verwachtingen van online shoppers. Mensen verwachten dat verzending en verpakking deel uitmaken van de webshopervaring. 

Door deze verwachting wordt er flink geconcurreerd onder bedrijven. Dit betekent dat je een extra stapje moet zetten om je klanten te verrassen en verwachtingen te overtreffen. Je moet een ervaring leveren, niet alleen een product. 

Met een mooie verpakking en leuke extraatjes kun je je onderscheiden. Hierbij zijn het juist de details waarmee je indruk kunt maken, bedenk hoe je hierop in kunt spelen.

Verpakkingsopties

Voordat je je producten kunt verzenden, moeten ze verpakt worden voor transport. De meest gebruikte verpakkingen zijn dozen of enveloppen (met of zonder vulling).

Voor de meeste bedrijven en producten gebruik je een doos en wat extra verpakkingsmateriaal om je producten veilig te verzenden.

Maar je kunt ook naar andere verpakkingsopties kijken. Sommige verzendbedrijven bieden bijvoorbeeld 'poly mailers' aan voor producten die niet veel bescherming nodig hebben, zoals kleding.

Poly mailers hebben een aantal voordelen. Allereerst wegen ze weinig, waardoor je verzendkosten laag blijven. En ze zijn flexibel: het maakt niet uit of je één paar sokken verstuurt of vijf, je gebruikt gewoon dezelfde verpakking zonder extra te betalen voor onnodige ruimte.

Hou je verpakking zo klein mogelijk

Omdat de kosten van de meeste verzendopties gebaseerd zijn op afmetingen en/of gewicht, is het handig om je verpakking zo klein mogelijk te houden. Dit bespaart verzendkosten voor zowel jou als de klant, en het voorkomt dat je veel geld kwijt bent aan verpakkingen.

Afhankelijk van je bedrijf en de producten die je verstuurt is het handig om verschillende formaten en materialen op voorraad te hebben.

Verzekering en tracking

Als je kostbare spullen verkoopt, dan is een verzekering en tracking geen overbodige luxe. Bij de meeste vervoerders kost dit weinig extra en het biedt zekerheid als een pakket kwijt raakt of beschadigd is. Vervoerders zoals UPS en PostNL hebben vaak al een basisdekking tot € 100 inbegrepen.

Voor duurdere artikelen is een extra verzekering slim. Zo ben je altijd gedekt als er iets misgaat. Let wel op dat sommige vervoerders deze verzekering al in hun prijs hebben verwerkt, houd daar rekening mee als je verschillende diensten vergelijkt.

Douaneaangiften en formulieren

Als je pakketten naar het buitenland verstuurt, dan heb je douanepapieren nodig. Je regelt deze online via Shopify of bij een koerier. Op deze formulieren geef je aan wat er in het pakket zit, wat het waard is en of het een cadeau of handelswaar is.

Vraag bij de douane na welke papieren je precies nodig hebt. Vul alles eerlijk en duidelijk in, anders loopt je pakket vertraging op.

Tarieven, belastingen en heffingen

Als klanten buiten de EU extra douanekosten moeten betalen bij levering, dan zijn zij daar zelf verantwoordelijk voor. Zet dit duidelijk in je verzendbeleid om miscommunicaties te voorkomen.

Hieronder een voorbeeld van hoe je dit duidelijk kunt communiceren:

*BELANGRIJK! We kunnen niet garanderen dat je geen extra kosten moet betalen voor de invoer van onze producten. Dit geldt voor al onze bestellingen buiten de EU. 

Meer weten over douaneaangifte? Bekijk dan: 

• PostNL douaneformulieren
• DHL douane-ondersteuning
• UPS formulieren voor internationale verzending
• DPD export- en douane informatie

Zakelijke accounts

Heb je besloten welke vervoerders je wilt gebruiken? Maak dan een zakelijk account aan. Hiermee krijg je kortingen en de meeste aanbieders hebben online tools om verzendingen gemakkelijker te regelen.

Je kunt een account aanmaken voor:

• PostNL Zakelijk
• DHL Zakelijk
• UPS Zakelijk
• DPD Zakelijk

Verzendlabels maken

Als je eenmaal hebt besloten hoe je producten eruit gaan zien, welk retourbeleid je hanteert en welke verzendkosten je rekent, dan kun je door naar je verzendlabels.

Als startende ondernemer schrijf je wellicht eerst alle adressen met de hand op je pakketjes. Prima voor het begin, maar dit is heel tijdrovend, vooral als je bedrijf eenmaal groeit. 

Met Shopify Shipping print en betaal je direct je verzendlabels. Je kunt ze afdrukken op gewoon papier, of je kunt investeren in een labelprinter.

Een fulfilmentmagazijn gebruiken

Als je webshop groeit, dan wil je misschien het hele verzendproces wel uitbesteden. Met een fulfilment-partner bewaar je je voorraad in hun magazijn. Wanneer een klant iets bestelt, dan krijgt je fulfilment-partner automatisch een seintje. Zij verzamelen, verpakken en versturen de producten. 

Samenwerken met een fulfilment-partner heeft een aantal voordelen:

• Lagere verzendtarieven. Fulfilment-magazijnen verzenden enorme hoeveelheden pakketten voor verschillende webshops, waardoor ze flinke kortingen krijgen bij vervoerders. Ze hebben ook koppelingen met alle grote verzendproviders, zodat jij uit meer verzendopties kunt kiezen.
• Kortere levertijden. Als je je fulfilment-partner slim kiest, dan kun je je voorraad dichter bij je klanten opslaan. Een klant uit Groningen krijgt zijn bestelling sneller als je voorraad in Noord-Nederland ligt dan wanneer je alles vanuit Zuid-Limburg verstuurt.

Maar er zijn ook nadelen waar je rekening mee moet houden:

• Een persoonlijke ervaring bieden is vaak niet mogelijk. Als de verpakkingservaring belangrijk voor je is en je bijvoorbeeld wilt werken met handgeschreven kaartjes of speciaal ontworpen dozen, dan is het lastig om een fulfilment-partner te vinden die dit voor je kan regelen. De meeste fulfilment-bedrijven werken zo efficiënt mogelijk.
• Het is duurder. Ja, je krijgt betere verzendtarieven via een fulfilment-partner, maar er komen andere kosten bij kijken. Denk aan pick-and-pack kosten (voor het verzamelen en inpakken van je producten) en de opslagkosten voor je voorraad. Deze kosten worden per bestelling of als maandelijks bedrag in rekening gebracht. Maak dus een goede berekening op basis van je verkoopvolume om te zien of het financieel haalbaar is.

Plan ophaalmomenten wanneer het jou uitkomt

Het is natuurlijk altijd fijn als je veel verkoopt, maar vergeet niet dat je al die pakketjes nog bij je klanten moet krijgen. 

In plaats van zelf naar het dichtstbijzijnde pakketpunt te rijden, kun je een ophaalmoment plannen voor PostNL, DHL, UPS en DPD-zendingen. De vervoerder komt bij je langs om alle pakketjes op te halen. Ideaal, want zo kun jij je op andere zaken richten. 

Verzending is de basis voor je webshop

De juiste verzendstrategie vinden is voor elke ondernemer een flinke zoektocht. Wat voor de een werkt, past misschien totaal niet bij de ander. Hier moet je je eigen weg in vinden.

Net zoals je sleutelt aan je website of je marketingstrategie, moet je ook je verzendproces blijven verfijnen. Het kost tijd om uit te vinden wat werkt. 

Zelfs als alles op rolletjes lijkt te lopen is het slim om zeker elke zes maanden kritisch te kijken naar je verzendproces. Stel jezelf de vraag: kan het sneller, goedkoper of klantvriendelijker? Door steeds bij te sturen hou je je klanten blij en bespaar je zelf ook kosten.