Hvordan lage en kvittering: Papir og digitalt (2025)

For en liten bedriftseier er det å holde en digital eller papirbasert oversikt en grunnleggende del av driften.

Når en kunde kjøper en vare eller returnerer noe, fungerer salgs­kvitteringen som et kjøpsbevis og brukes til å registrere transaksjonen korrekt i lagerstyringen. Ved skattetid fungerer kvitteringer for forretningsutgifter som dokumentasjon på de kostnadene du gjør krav på.

Uansett type er kvitteringer viktige for å holde oversikt og sikre nøyaktige regnskaper, samtidig som de gir innsikt i virksomhetens utvikling. Her er alt du trenger å vite om kvitteringer og hvordan du kan automatisere dem for butikken din.

Hva er en kvittering?

En kvittering er et trykt eller digitalt bevis på en forretningstransaksjon, også kalt bevis på kjøp. Den bekrefter at en kunde har betalt for varer eller tjenester, viser beløpet som ble betalt, og dokumenterer at selgeren har levert varen eller tjenesten. Kvitteringen inneholder ofte også detaljer som dato og klokkeslett for transaksjonen samt valgt betalingsmetode.

Selv om du ikke nødvendigvis er lovpålagt å gi kundene kvitteringer for varer eller tjenester, kan det være krav fra staten om å dokumentere hvor mye du innkrever i statlige skatter for hvert salg.

Hvorfor er kvitteringer viktige?

Detaljhandelskvitteringer gir en oversikt over transaksjonene dine og hjelper deg med å analysere salgsvolumet i virksomheten. Hvilke typer kvitteringer du kan tilby, fysiske eller digitale, avhenger av hvilket POS-system du bruker.

De er nødvendige av flere grunner:

• Returer og bytter. Kvitteringer gjør retur- og bytteprosesser enklere og mer effektive. Hvis en kunde prøver å returnere en vare uten kvittering og blir nektet refusjon, risikerer du å miste dem for godt. Mange gode handleopplevelser bygger nettopp på denne enkle, men viktige rutinen.
• Sporing av salg. Kvitteringer sporer hvilke produkter eller tjenester kundene dine kjøper mest. Disse dataene hjelper deg med å tilpasse tilbudene dine for å best imøtekomme målmarkedet ditt.
• Handlekurvens størrelse. Handlekurvens størrelse er hvor mange enheter av et spesifikt produkt du selger. Derfra kan du vurdere hvilke produkter som genererer mest inntekt og fokusere på dem i markedsføringskampanjene dine.
• Bokføring. Kvitteringer hjelper til med å dokumentere forretningssalg og inntekter for resultatregnskap.
• Bedriftsskatter. Hvis Skatteetaten reviderer virksomheten din, vil de be om å se kvitteringer for transaksjonene dine. Kopier av kvitteringer utstedt til kunder fungerer som bevis på hvor mye bedriften har tjent og når inntektene ble generert. Kvitteringene dokumenterer også salgsavgiftene kunden har betalt, noe som er viktig ettersom alle, med unntak av fem norske fylker, har statlige salgsavgifter. En kvittering bør derfor tydelig vise betalt skatt som en egen linje.

Hva bør jeg inkludere i en kvittering?

Du kan forvente å se en rekke informasjon på en kvittering. Blant disse detaljene er:

• Bedriftsdetaljer. Dette inkluderer kontaktinformasjonen til bedriften din, inkludert firmanavn, adresse, telefonnummer og e-postadresse.
• Kjøpsinformasjon. Kjøpsinformasjonen beskriver produktet eller tjenesten, tilknyttede lagerenhetsnummer (SKU), og antall kjøpte enheter.
• Betalingsdetaljer. Kvitteringene dine bør vise prisene, beløpet som skal betales for kjøpet, og kundens betalingsmetode.
• Kjøpsdato. Dette inkluderer kjøpsdato, klokkeslett, og noen ganger navnet på den ansatte som betjente kunden.
• Kvitteringsnummer. Et kvitteringsnummer er den unike identifikatoren knyttet til kjøpet. Noen selgere foretrekker at kvitteringsnumrene deres begynner sekvensielt gjennom arbeidsdagen eller uken.
• Passende språk. Enhver kvittering bør ha ordet «Kvittering» tydelig trykt på den for å unngå forvirring med andre typer salgsdokumenter, som en fraktbrev eller en faktura som skal betales senere. Tilpassede kvitteringer kan også inkludere returpolicyen din nederst for referanse.

Husk å maskere kredittkortinformasjon på kvitteringer, hele kortnumre skal ikke vises, og utløpsdatoer for både kreditt- og debetkort må skjules. Disse opplysningene er sensitive og må behandles med varsomhet for å beskytte kundene mot svindel og misbruk.

Avhengig av fylket kan andre forskrifter og lover gjelde, inkludert hvordan salgsavgift presenteres per salg. Sjekk fylkets skattesatser og unntaksregler for å forstå deres innvirkning på bedriften din.

Hvordan lage en digital kvittering

1. Finn en standard mal for salgs-kvittering
2. Legg til salgsinformasjonen din
3. Gi kvitteringen til kunden din

1. Finn en standard mal for salgs-kvittering

Enten du bruker en gratis kvitteringsgenerator på nett eller lager din egen mal, kan det å inkludere bedriftsdetaljer i malen spare tid i lengden. En kvitteringsgenerator er en enkel og kostnadseffektiv måte å lage og sende kvitteringer raskt. Har du mange SKU-er, kan dette også være en effektiv måte å håndtere kvitteringsutstedelse på.

Bruk programvare som Microsoft Word, Microsoft Excel og Canva for å få en gratis mal for kontantkvittering som du kan tilpasse hver gang du lager kvitteringer.

Hvis du er en Shopify-forhandler, kan du enkelt tilpasse den digitale kvitteringsmalen din ved å gå til «Point of sale» under fanen Salgskanaler i Shopify-administratoren. Der klikker du på «Tilpasning av kvittering» og bruker designverktøyene til å legge inn din egen logo, endre overskriften og legge til ekstra informasjon om bestillingen.

2. Legg til salgsinformasjon

Ved salgstidspunktet bør du inkludere oppdaterte detaljer på kvitteringen, som totalbeløp, antall solgte varer, SKU og maskert kortinformasjon for kreditt- eller debetkort. For enkel oppfølging og dokumentasjon er det også lurt å legge til et kvitterings- eller fakturanummer, slik at salget blir lettere å spore. Med Shopify POS kan denne informasjonen legges inn automatisk.

3. Gi kvitteringen til kunden din

Du må gi kunden en kopi av kvitteringen, med mindre de takker nei. Det beste alternativet er å sende kvitteringen digitalt, enten via e-post eller tekstmelding, noe du enkelt kan gjøre direkte fra Shopify POS-systemet.

Hvordan lage papir-kvitteringer fra din POS

Hver POS-enhet har sine egne metoder for å lage kvitteringer, men de grunnleggende trinnene er stort sett de samme. I denne guiden bruker vi Shopify POS-appen som eksempel for å vise hvordan du genererer papirkvitteringer i butikken.

1. Finn en kvitteringsskriver

Det første trinnet i å lage kvitteringer er å finne et skriversystem som er kompatibelt med din POS. Det er tre hovedalternativer å vurdere:

• Vanlig papir og blekk
• Karbonskriver og trykk
• Termisk papir og varme

POS-leverandører tilbyr vanligvis skrivere som fungerer med kassesystemet, fordi det kan være veldig frustrerende å prøve å finne en kompatibel skriver på egen hånd. Shopify POS-hardwarebutikken, for eksempel, tilbyr ulike skrivere med forskjellige tilkoblingsalternativer som sømløst integreres med Shopify POS.

2. Koble skriveren til din POS

Shopify POS lar Shopify-medlemmer enkelt lage tilpassede trykte kvitteringer. Etter et kjøp kan du dele kvitteringer via SMS eller som e-postede digitale kvitteringer.

Først, koble skriveren til strømforsyningen og plugg den inn. Avhengig av hvilken type skriver du har valgt, kan du koble den til din POS via LAN, Wi-Fi eller Bluetooth.

I Shopify POS-appen, gå til «Hjem», deretter «Innstillinger», og velg «> Administrer tilkoblede enheter.» Velg «Kvitteringsskriver» fra alternativene og trykk deg gjennom prompt-skjermene for å koble til maskinvaren din. Trykk på «Testkvittering» for å bekrefte at skriveren og POS-en din har blitt koblet sammen. Deretter trykker du på «Ferdig.» Du skal se skriveren din oppført under Kvitteringsskrivere.

3. Opprett en kundeordre

Etter at du har logget inn på Shopify POS, kommer du til startsiden. Der kan du legge til produkter i en kundeordre enten ved å bruke søkefeltet øverst for å finne produkter etter navn, eller ved å trykke på «Produkter» nederst og velge fra listen over varer som er lagt inn i systemet.

Når du har lagt til alle varene for kundeordren, trykker du på «Kasse.» Velg betalingsmetode og følg instruksjonene for å fullføre salget.

4. Generer og send kvitteringen din

Når salget er fullført, vil du se en skjerm som sier «Betaling vellykket.» Der vil du ha muligheten til å skrive ut, sende via tekstmelding, e-post, eller tilby en gavekvittering til kunden.

Hvis butikkbesøkende ønsker en digital kvittering, er dette en god mulighet til å samle inn kundens informasjon som e-post eller telefonnummer og opprette en profil for dem i Shopify POS-appen.

Du kan også sette opp Shopify POS til å automatisk skrive ut papir-kvitteringer. I en travel butikk vil dette spare deg for å måtte velge kvitteringsalternativ etter hvert salg. Sørg for at skriveren din er slått på og koblet til Shopify POS. Deretter, i Shopify POS-appen, gå til «Hjem», «Innstillinger» og «Trykte kvitteringer», og aktiver «Automatisk skriv ut kvitteringer».

Opprett automatiske kvitteringer med Shopify

Å holde oversikt over kvitteringer er det første trinnet i å samle og organisere det store mengden papirarbeid det kan ta å drive en detaljhandel.

Det anbefales på det sterkeste å beholde en kopi av alle kvitteringer. Uten disse vil du ikke kunne dokumentere inntekter og utgifter nøyaktig, noe som er avgjørende for regnskapet. Ved en eventuell kontroll fra Skatteetaten fungerer kvitteringene som bevis på hva du har solgt og når salget fant sted.

Fra å lage automatiske kvitteringer til å sende dem via e-post eller trykte papir, kan du gjøre alt med Shopify POS.

Begynn å selge personlig med Shopify POS

Shopify POS er den enkleste måten å starte personlig salg på. Ta med deg merkevaren ut i verden og selg der kundene dine er, på bondemarkeder, pop-up-arrangementer, håndverksmesser, møter og alt imellom. Med Shopify POS kan du ta imot betalinger, holde oversikt over lager og utbetalinger, og administrere salget sømløst, uansett hvor du selger.