Regnskap for nettbutikker: En nybegynnerguide for 2025

Veien til å starte en bedrift er full av milepæler.

Det er dagen produktet ditt er klart for markedet, dagen du åpner nettbutikken din for verden, og dagen du gjør ditt første salg et stort skritt som fortjener feiring. Som en nettbutikk entreprenør er få ting mer spennende enn å se pengene begynne å strømme inn på bankkontoen din.

Men før du feirer lanseringen, er det viktig å ha en plan for hvordan du skal holde oversikt over inntekter og utgifter. Med andre ord: du trenger et regnskapssystem tilpasset nettbutikker. Dette hjelper deg med å holde kontroll på økonomien, sikre korrekt rapportering og legge grunnlaget for bærekraftig vekst.

Fjern stresset med merverdiavgift med Shopify Tax

Med Shopify Tax kan du enkelt holde oversikt over dine merverdiavgiftsforpliktelser direkte fra Shopify-administratoren. Løsningen sikrer at du samler inn riktig MVA-beløp ved utsjekk, basert på både produkt- og stedsbasert informasjon. I tillegg oppdaterer Shopify automatisk endringer i satser og regelverk, slik at du alltid er i samsvar med gjeldende krav.

Hva er regnskap for nettbutikker?

Regnskap for nettbutikker er praksisen med å registrere, organisere og håndtere all finansiell data og forretningstransaksjoner som er relevante for driften av en nettbutikk. Tenk på det som en underkategori av småbedriftsregnskap som er spesifikt tilpasset de unike behovene til en nettbutikk-leverandør.

På sitt mest grunnleggende nivå er regnskap praksisen med å spore og registrere transaksjoner og kategorisere hver enkelt som enten inntekt eller utgift. Ganske enkelt, ikke sant?

Likevel kan det være lett å gå seg vill i regnskapsterminologi, spesielt hvis du er ny på forretningsfinanser. For å forenkle ting, her er noen av de viktigste komponentene i regnskap for nettbutikker:

• Bestillingsbekreftelse. En bestillingsbekreftelse er et juridisk bindende dokument fra en kunde som spesifiserer hvilke varer de ønsker å kjøpe, i hvilken mengde, og til hvilken fastsatt pris med en forpliktelse om å betale. Selv om den ikke i seg selv utgjør en betaling, bør den inneholde betalingsdetaljer. Bedriften din kan bruke bestillingsbekreftelser når du bestiller råvarer fra leverandører, eller motta dem fra kunder som forespør et bestemt volum av varer eller tjenester.
• Salgsordre. En salgsordre er et dokument utarbeidet av selgeren, vanligvis som svar på en bestillingsbekreftelse, og inneholder alle detaljer om salget. Den bør inkludere kundeinformasjon, en beskrivelse og mengde av de solgte varene, totalbeløpet for salget, betalingsinformasjon, samt leveringsadresse og forventet leveringsdato.
• Kreditorer og debitorer. Disse begrepene refererer til ubetalte regninger og fakturaer, eller til det totale beløpet av utgifter som ikke er betalt og inntekter som ikke er mottatt.
• Kostnad for solgte varer (COGS). Dette refererer til varekostnaden (cost of goods sold, COGS) den totale kostnaden for å produsere og distribuere et produkt. Den omfatter utgifter som frakt, lagerhold, emballasje, kredittkortgebyrer og andre direkte kostnader knyttet til salget av varer. COGS inkluderer ikke faste kostnader som lønn, markedsføring, programvarelisenser eller kontorlokaler.
• Nettbutikk merverdiavgift. Dette refererer til avgiften som betales av en nettbutikk til staten der en kjøper bor. Det vil si, hvis det eksisterer en merverdiavgift-nexus mellom selgeren og staten som betyr at staten har rett til å beskatte en bedrift. (Det gjør det vanligvis hvis bedriften driver med økonomisk aktivitet i staten.)

Hva innebærer regnskap for nettbutikker?

Som all annen forretningsregnskap inkluderer regnskap for nettbutikker:

• Grunnleggende nettbutikk bokføring funksjoner, som å håndtere fakturering, lønn og balanseoppstillinger
• Mer sofistikerte planleggings- og rapporteringsfunksjoner, som å forberede finansielle rapporter og lage en strategisk skatteplan

Skattehåndtering, bokføring og vekstplanlegging er ofte tre hovedområder med fokus.

Skattehåndtering

Skattehåndtering kan være komplekst, og feil i innlevering eller tolkning av skattekoder kan få alvorlige konsekvenser for bedriftseiere. Derfor er skattehåndtering som inkluderer både skatteplanlegging og skatteforberedelse en sentral tjeneste hos mange regnskapsfirmaer. Riktig håndtering av skatt bidrar til etterlevelse, reduserer risiko og kan også gi betydelige økonomiske fordeler.

Nettbutikk skattehåndtering inkluderer sporing og innbetaling av alle gjeldende statlige og lokale skatter, beregning og innlevering av kvartalsvise estimater, årsinnlevering og distribusjon av 1099-er til kontraktarbeidere.

Å bestemme når en nettbutikk-selger må kreve merverdiavgift kan være komplisert og blir mer komplisert av at forskjellige stater styres av ulike regler. Generelt, hvis en selger har betydelig virksomhet i en stat (også kjent som merverdiavgift-nexus), er den selgeren ansvarlig for å samle inn og betale statlige skatter for ethvert kjøp gjort fra den staten.

En nettbutikk har alltid en merverdiavgift-nexus i den staten hvor virksomheten har sitt hovedkontor. Andre vanlige faktorer som kan utløse en slik nexus, inkluderer å ha en fysisk lokasjon eller lager, ansatte eller fraktpartnere i staten, å delta på messer der, eller å overstige et visst salgsbeløp i den aktuelle staten. Når en nexus er etablert, er du juridisk forpliktet til å innkreve og rapportere merverdiavgift der.

Bokføring

Nøyaktig bokføring er et grunnleggende krav for all forretningsplanlegging og drift. Dette inkluderer sporing og kategorisering av inntekter og utgifter, lagerstyring, og gjennomgang av balanseoppstillinger.

Det inkluderer også sporing av kundens retur, en bekvemmelighet som både kan styrke kundelojalitet og forårsake hodepine i bokføringen. Feilaktig sporet, kan én retur forstyrre salget, lageret, utgiftene, prognosene og merverdiavgiftsregistrene samtidig.

Et regnskapssystem for nettbutikker bør ta hensyn til kundens retur og tillate deg å akseptere returer uten å forstyrre de finansielle rapportene dine.

Administrer alt lageret ditt fra Shopify

Shopify har innebygde verktøy som gjør det enkelt å administrere både lager og butikkinnhold på ett sted. Du kan spore salg, forutsi etterspørsel, sette opp varsler for lavt lager, opprette bestillingsbekreftelser, gjennomføre lageropptellinger og mye mer alt fra én brukervennlig plattform.

Planlegging for vekst

Det er få ting som er like spennende som å skalere en bedrift. Heldigvis er regnskap for nettbutikker ikke bare en plikt det er også et verktøy for vekst. Det gir deg oversikt over økonomien og hjelper deg med å samle den informasjonen du trenger for å ta smarte beslutninger og nå forretningsmålene dine.

Regnskap for nettbutikker kan hjelpe deg med å analysere:

• Hvilke produkter eller tjenester som er mest lønnsomme for selskapet ditt
• Endringen i fortjeneste over tid
• Dine største utgifter og forpliktelser
• Muligheter for å øke fortjenestemarginene dine

Det kan også gi deg finansiell benchmarking som du kan bruke til å måle suksessen til nye prosjekter (for eksempel avkastning på investering, eller ROI, for en ny markedsføringskampanje) og til å tenke strategisk om dine neste trekk.

Har du råd til å kjøpe ut en konkurrent? Hvor mye bruker du årlig på frakt, og ville lagerhold i en annen stat spare kostnader? Når er din neste travle sesong, og vil du være klar?

Regnskap for nettbutikker innebærer også å utarbeide finansielle rapporter som resultatregnskap, balanse og kontantstrømsoppstilling. Tenk på disse rapportene som bruksanvisningen for virksomheten din, de gir deg et samlet overblikk over den økonomiske helsen, driften og utviklingen av selskapet ditt, alt på ett sted.

Hva må eiere av regnskap for nettbutikker holde oversikt over?

Forretningsregnskap krever at man holder oversikt over alle transaksjoner, lager og finansiell data i en bedrift. Dette inkluderer målinger som kontantstrøm og bruttofortjeneste, balanseoppstillinger og resultat- og tapserklæringer (P&L).

• Kontantstrøm. Kontantstrøm er bevegelsen av penger inn i (og ut av) virksomheten din. Kontantstrømsstyring kan hjelpe deg med å møte alle forpliktelsene dine og unngå å pådra deg utilsiktet gjeld.
• Bruttofortjeneste. En av de viktigste målingene for å drive virksomheten din, bruttofortjeneste refererer til total inntekt minus kostnaden for solgte varer. Uttrykt som en formel, leser det bruttofortjeneste = inntekt - kostnad for solgte varer.
• Bruttomarginer. Bruttomarginer beregnes ved å bruke de samme dataene som bruttofortjeneste, men denne målingen uttrykkes som en prosentandel av total inntekt. Formelen for å beregne bruttomarginer leser bruttomarginer = (inntekt - kostnad for solgte varer) / inntekt. For eksempel, hvis selskapet ditt tjener 100 000 kroner på varer som kostet deg 40 000 kroner, er bruttofortjenesten din 60 000 kroner og bruttomarginene er 60%.
• Balanseoppstillinger. Balanseoppstillingen din vil inkludere tre hovedkategorier: eiendeler (inkludert kontanter, kundefordringer og lager), forpliktelser (inkludert leverandørgjeld, lønn og inntektsskatt), og den samlede egenkapitalen til alle aksjonærer.
• Resultat og tap. Resultat- og tapserklæringer gir en detaljert oversikt over hvor lønnsom virksomheten din har vært i en bestemt tidsperiode. De viser total inntekt minus alle driftskostnader inkludert varekostnader (COGS), markedsføringsutgifter, lønn og faste kostnader. Hvis resultatet er positivt, har virksomheten gått med overskudd i perioden. Hvis det er negativt, har du hatt et tap.

Regnskapsmetoder for nettbutikk selgere

Det finnes mange forskjellige regnskapsleverandører tilgjengelig fra regnskapsprogramvareplattformer til tradisjonelle regnskapsfirmaer. Før du begynner med en leverandør, må du imidlertid velge en regnskapsmetode.

De to regnskapsmetodene er kontantregnskap og periodiseringsregnskap. En nettbutikk kan bruke enten metode, men ikke begge samtidig. Å bytte metoder krever innlevering av papirarbeid til Skatteetaten.

Kontantmetoden

Kontantregnskap er en regnskapsmetode som måler overføringen av kontanter.

Her er et eksempel på hvordan kontantmetoden fungerer:

Enkelt, ikke sant? Med kontantmetoden registreres inntekten først når betalingen faktisk mottas. Så hvis du får en bestillingsbekreftelse på et håndlaget kaffebord til 8 000 kroner, lager bordet og sender det til kunden, registrerer du ikke inntekten før pengene er kommet inn på kontoen din.

Det samme prinsippet gjelder for utgifter. Hvis du for eksempel skylder en videograf 100 000 kroner for produksjonsvideoer som skal leveres i starten av andre kvartal (Q2), men pengene fortsatt står på kontoen din ved slutten av første kvartal (Q1), må du likevel betale skatt som om du fortsatt har hele beløpet. Med kontantmetoden regnes utgiften først når pengene faktisk forlater kontoen altså når betalingen gjennomføres.

Periodiseringsmetoden

Periodiseringsregnskap, i motsetning til kontantregnskap, måler en transaksjon når midler er opptjent eller utgifter er pådratt, ikke når betalingen skifter hender.

Periodiseringsmetoden brukes ofte av større selskaper og krever mer spesialisert regnskapskompetanse enn kontantmetoden. Den gir et mer presist bilde av virksomhetens økonomiske situasjon ved å registrere inntekter og utgifter når de opptjenes eller påløper ikke når pengene faktisk skifter hender. Dette gjør metoden mer kompleks, men også mer nøyaktig. Periodiseringsmetoden er også den som kreves i henhold til generelt aksepterte regnskapsprinsipper (GAAP).

Her er hvordan det fungerer:

Selv om periodiseringsregnskap gir et mer presist bilde av virksomhetens økonomi på lang sikt, kan det også føre til misvisende inntrykk av den faktiske kontantsituasjonen. For eksempel vil kaffebordprodusenten «tjene» 8 000 kroner i regnskapet så snart bordet er ferdig, selv om betalingen ennå ikke er mottatt og bankkontoen fortsatt er tom. Dette viser hvordan periodiseringsmetoden kan gi inntrykk av at det går bedre enn det faktisk gjør kontantmessig.

Beste regnskapsprogramvare for nettbutikk

La oss se på de beste regnskapsprogramvarene for små bedrifter du kan bruke i din nettbutikk.

QuickBooks Online

QuickBooks

QuickBooks Online er en kraftig, skybasert regnskapsprogramvare som gir deg automatisert økonomistyring for nettbutikken din. Den integreres sømløst med populære salgskanaler som Shopify, noe som fjerner behovet for manuell registrering og eliminerer dobbelsjekking av salg og utbetalinger mellom ulike plattformer.

Funksjoner inkluderer:

• Problemfri integrasjon: Koble dine nettbutikk-plattformer og markedsplasser med QuickBooks for automatisk å importere salg og utbetalinger, og kartlegge dem til de riktige kontoene.
• Smart matching: QuickBooks bryter automatisk ned inntekter, skatter og avgifter på tvers av salgskanalen din og kartlegger utbetalingene med bankinnskuddene.
• Trendanalyse: Den gir innsikt i salget ditt, inntektene og de bestselgende produktene. Kjør detaljerte rapporter om forretningsytelsen din på tvers av forskjellige salgskanaler.
• Skattehåndtering: Ved å automatisere detaljerte finansielle oppdelinger, hjelper QuickBooks deg med å maksimere fradragene dine, noe som gjør skattetiden enklere.

Xero

Xero

Xero er en skybasert regnskapsprogramvare utviklet for små og mellomstore bedrifter. Den tilbyr funksjoner for effektiv pengestyring, inkludert dobbel bokføring, budsjettverktøy og støtte for ubegrenset antall brukere. Du kan også tilpasse dashbordet for å få en samlet oversikt over nøkkeltallene fra nettbutikken din, noe som gjør det enklere å følge med på økonomien i sanntid.

Funksjoner inkluderer:

• 800+ integrasjoner: Integreres med ulike tredjepartsapplikasjoner, inkludert Shopify og Stripe, for å forbedre funksjonaliteten.
• Ubegrensede brukere: Du kan ha så mange programvarebrukere som du trenger, med flere kontrollnivåer for forskjellige kontoer.
• Fakturering og tilbud: Gir tilpassbare faktura-maler og en funksjon for å opprette og sende tilbud. Den inkluderer også alternativer for automatiske påminnelser, gjentakende fakturaer, og muligheten til å sende og motta penger fra andre Xero-brukere.
• Utgiftssporing: Koble kredittkortet og bankkontoen direkte til applikasjonen, kategoriser utgiftene dine, del transaksjoner, og husk tidligere transaksjonskategorier du har brukt.

Zoho Books

Zoho Books

Zoho Books er en omfattende regnskapsplattform som hjelper deg med å håndtere bokføringen og organisere transaksjonene dine på ett sted. Den gir et brukervennlig og sikkert miljø for å administrere fakturaer og regninger, avstemme bankutskrifter og ha kontroll på utgiftene dine alt i én løsning.

Funksjoner inkluderer:

• Import: Muligheten til å importere og organisere eksisterende data for å strømlinjeforme driften.
• Tilpasning: Lar deg skreddersy salgs- og kjøpstransaksjonsmaler for å imøtekomme forretningsbehov og gjenspeile merkeidentiteten din.
• Automatisering: Legger til rette for prioritering av oppgaver og håndtering av flere oppgaver med automatiserte arbeidsflyter. Dette inkluderer e-postvarsler, feltoppdateringer og varsler i appen.
• Dokumenthåndtering: Det gir deg et sentralisert sted for alle dokumentene dine, der du enkelt kan laste opp og legge ved filer som kvitteringer til transaksjonsoppføringer. Du kan også motta dokumenter direkte i en dedikert innboks, hvor de automatisk blir kategorisert og behandlet noe som forenkler regnskap og dokumenthåndtering betydelig.

Hvordan velge riktig regnskapsprogramvare for nettbutikk

Å velge den beste regnskapsløsningen for nettbutikken din er en stor beslutning. Når du sammenligner de forskjellige alternativene, bør du ha følgende hensyn i bakhodet:

• Integrasjoner: Når du kombinerer de to systemene, kan du enkelt automatisere datatransfer, holde lagerbeholdningen nøyaktig, og forenkle skatteoverholdelsen.
• Skalerbarhet: Etter hvert som virksomheten din vokser, vil regnskapsbehovene dine endre seg. Se etter programvare som tilbyr forskjellige prisplaner eller pakker du kan oppgradere til etter hvert som behovene dine øker.
• Funksjoner: Se etter tidsbesparende verktøy som fakturering, utgiftssporing, beregning av merverdiavgift, lønn og støtte for flere valutaer som kan hjelpe deg med å strømlinjeforme administrative oppgaver.
• Brukervennlighet: Du vil ikke bruke mye tid på å lære (eller trene teamet ditt) på programvaren. Sørg for at den er intuitiv og har et rent grensesnitt.
• Kundestøtte: God støtte er en livredder hvis du støter på problemer. Se etter programvare med sterk kundeservice, inkludert live chat, telefonstøtte, og en solid kunnskapsbase.
• Sikkerhet: Dine finansielle data er sensitive. Sørg for at programvaren din har funksjoner som to-faktor autentisering, datakryptering og regelmessige sikkerhetskopier for å beskytte informasjonen din.
• God vurderinger: Sjekk vurderinger fra andre virksomheter . Du kan bla gjennom nettsteder som G2 eller Shopify App Store for å få en god forståelse av programvarens fordeler og ulemper.

Generelt avhenger den beste programvaren for deg av dine spesifikke omstendigheter. Før du forplikter deg til en, ta en gratis prøveperiode for å se om den har alt du trenger.

🧠 LÆR: 7 regnskapstips for småbedriftseiere

Beste praksis for regnskap for nettbutikker

Regnskaps- og skatteregler varierer fra land til land og fra stat til stat, så det er viktig å holde seg oppdatert for å sikre at virksomheten din følger gjeldende lover og forskrifter. Selv om regnskap ikke er din spesialitet, finnes det noen enkle retningslinjer du kan følge for å drive en nettbutikk på en effektiv og strukturert måte. Dette inkluderer å føre nøyaktige opptegnelser, bruke automatiserte verktøy, og søke hjelp fra profesjonelle når det trengs.

Enten du driver din første eller femte nettbutikk, her er syv beste praksiser for regnskap å følge:

1. Prioriter god bokføring: Å holde bøkene balansert er nøkkelen til effektiv regnskap for nettbutikker. Registrer nøyaktig alle finansielle transaksjoner, inkludert salg, kjøp, inntekter og utgifter. På den måten får du en klar forståelse av din økonomiske helse.
2. Automatiser der det er mulig: Teknologi gjør det enkelt å automatisere mange regnskapsoppgaver. Du kan bruke programvare til å spore salg, beregne skatt, og til og med sende fakturaer på dine vegne. Dette reduserer risikoen for menneskelig feil og sparer deg for tid.
3. Bruk en regnskapsprogramvare for nettbutikker: Det finnes mange regnskapsprogramvareløsninger for nettbaserte virksomheter som integreres med din nettbutikk-plattform. Disse systemene kan hjelpe med å administrere og avstemme salg, lager og utgifter.
4. Regelmessig avstemme kontoene dine: Gjør det til en vane å ofte sammenligne dine finansielle opptegnelser med bankutskriftene dine for å sikre at alt stemmer. Dette kan hjelpe deg med å oppdage og korrigere eventuelle feil før de blir alvorlige problemer.
5. Hold oversikt over lageret: Utmerket lagerstyring er avgjørende for nettbutikker. Du må vite hva du har på lager, hva som selger, og hva som ikke gjør det. Regnskapsprogramvaren din kan tilby lagerstyringsfunksjoner, eller du kan ønske å bruke et spesialisert lagerstyringssystem.
6. Overvåk kontantstrømmen: Hold nøye oversikt over kontantstrømmen altså hvor mye penger som kommer inn og går ut av virksomheten din. En positiv kontantstrøm betyr at du har mer penger inn enn ut, noe som tyder på god økonomisk helse. Men hvis utgiftene overstiger inntektene, er det et tegn på ubalanse som du bør håndtere raskt for å unngå likviditetsproblemer.
7. Forstå merverdiavgift: Merverdiavgift er komplisert for nettbutikker, spesielt hvis du selger til kunder i forskjellige stater eller land. Forstå forpliktelsene dine og sørg for at du samler inn og betaler riktig beløp i merverdiavgift.