De flesta av oss har ett pinsamt användarnamn för e-post som spökar i våra inkorgar (undulathjärtat91, tapdansflicka, bbbbballer23 – du vet vilka de är). Som ett steg in i den digitala eran var alla dessa skämtsamma och överdrivet seriösa namn en del av att lära sig hur man är en person på internet.
I dina affärstransaktioner kan en väl vald e-postadress bidra till en professionell image, ge ett positivt intryck och minska risken för missade meddelanden. Undulater kommer alltid att ha din kärlek, men modern professionell kommunikation kräver en e-postadress som matchar. I dagens digitala ålder innebär det att du ska visa upp dig själv och ha tydliga, koncisa e-postadresser för ditt företag.
Element i ett företagsmail
Även om varje enskild e-postadress är unik följer de alla ett grundläggande format:
Lokaldel
Din e-postadress "lokaldel" är ditt användarnamn. Det kan bestå av bokstäver, siffror och de flesta alfanumeriska tecken.
@
Symbolen ”@” är en huvudkomponent i alla e-postadresser. Den användes först 1971 av pionjären av e-post, Ray Tomlinson, för att separera namnet och maskinen för den avsedda mottagaren. Numera separerar den ett användarnamn från e-postleverantören eller den anpassade domänen.
Domän
E-postdomänen fungerar som en adress till den server som tar emot din e-post. För ett personligt Gmail-konto är domännamnet till exempel gmail.com; en professionell domän är vanligtvis ett företagsnamn eller, för personliga varumärken eller portföljsajter, ditt eget namn.
Tips för att skapa en professionell företagsmail
- Håll det enkelt och minnesvärt
- Använd ditt namn, inte din titel
- Använd interpunktion sparsamt
- Upprätthåll primära och sekundära inkorgar
- Anslut din webbdomän
- Håll generiska inkorgar generiska
Att skapa en e-postadress verkar enkelt, men när du tänker på hur många som redan finns – ungefär 7,9 miljarder år 2023 – blir det lite knepigare. Nyckeln är att hitta ett sätt att presentera dig själv så tydligt som möjligt med de alternativ som finns kvar.
Här är vad du bör komma ihåg:
Håll det enkelt och minnesvärt
Adresser för företagsmail bör vara lätta att kommunicera muntligt. Om du har ett möte eller deltar i ett nätverksevenemang, bör din e-post vara tillräckligt tydlig för att någon ska kunna skriva ner den korrekt och följa upp med dig om det behövs.
Använd ditt namn, inte din titel
Jobbtitlar kommer och går – även inom samma organisation – vilket innebär att de inte har något att göra i en adress i ett företagsmail. Spara din jobbtitel, företagsinformation, professionella meriter och/eller examina för din e-postsignatur istället.
Även om du kan inkludera din jobbfunktion i din e-postadress om du vill, kan du upptäcka att det känns föråldrat eller felaktigt längre fram. Det fungerar bäst för konsulter eller egenföretagare vars kompetens är deras yrke, som ”janeförfattare@domän.com” eller ”jdoe.juridik@domän.com”.
Använd interpunktion sparsamt
Att använda punkter och understreck för att separera namn och initialer kan förhindra stavfel och göra din adress lättare att läsa, men att använda för många kan ha motsatt effekt. Sträva efter en enhetlig standard och håll dig till den genom hela din adress.
Upprätthåll primära och sekundära inkorgar
Av organisatoriska och integritetsskäl är det inte en bra idé att använda samma e-postadress för personligt och professionellt bruk. Håll saker åtskilda med två (eller fler) e-postkonton: en primär företagsmail och en separat inkorg för din personliga post.
Anslut din webbdomän
De flesta webbplatspaket kommer med några gratis e-postkonton kopplade till ditt företag och din anpassade domän. Att använda din egen domän – istället för en som @gmail.com eller @yahoo.com – kan vara mer professionellt och hjälpa till med varumärkesigenkänning. När dina adresser är inställda, anslut dem till din föredragna e-postleverantör (Gmail, Outlook eller annan e-postapp), samt till eventuella CRM och marknadsföringsprogram som Hubspot eller Klaviyo.
Håll generiska inkorgar generiska
För meddelanden som inte är avsedda för en specifik person kan du skapa en generell kontaktmail, som är tillgänglig för flera anställda eller flera avdelningar. Du kan sedan rikta inkommande meddelanden från potentiella kunder eller kundförfrågningar till rätt teammedlemmar.
Enkelhet och förutsägbarhet är en nyckelkomponent i en generisk e-postadress; idén är att göra det så enkelt som möjligt för någon att kontakta dig. Tänk på ”marknadsföring@dindomän.com” eller ”kontakt@dindomän.com.” Du kan upptäcka att en enkel generisk e-postinkorg för försäljning genererar fler leads än en med ett smart, men mindre intuitivt, användarnamn.
Idéer för professionella e-postadresser
Många företag, även inom kreativa eller mindre formella branscher, har en etablerad namngivningsstandard för företagsmail, men att skapa en professionell e-post för dig själv kan kräva lite extra experimenterande – särskilt om ditt namn är relativt vanligt och en associerad e-postadress redan är upptagen.
Här är några idéer för professionella företagsmail för att skapa e-postadresser för dig eller ditt team, tillsammans med några exempel på hur du kan strukturera ditt användarnamn:
Fullständigt namn
Till att börja med, se om du kan använda ditt fullständiga namn (janedoe@domän.com). Om du använder ett mellannamn eller en mellaninitial, försök inkludera det (janexdoe@domän.com). Eller så kan du använda interpunktion för att särskilja dig och för läsbarhet (jane.doe@domän.com, jane.x.doe@domän.com).
Delnamn
Alternativt kan du välja att bara lyfta fram ditt efternamn och ange ditt förnamn med en initial. Det bevarar viss användarens integritet och erbjuder fler variationer. Små företag med bara några teammedlemmar kan välja att visa endast användarens förnamn (jane@domän.com), medan större företag kan dra nytta av att strukturera lokaldelen kring en kombination av för- och efternamn, som första initialen plus mellaninitialen och efternamnet (jxdoe@domän.com).
Teaminkorgar
Som grundare eller teamledare som sätter upp företagets centrala inkorgar för ditt företag finns det några gemensamma konton du kan inkludera, beroende på dina affärsbehov. Generiska e-postinkorgar sparar tid genom att möjliggöra samarbete när man övervakar och svarar på inkommande e-post.
- Frilansbidrag: Om du förlitar dig på frilansare och samhällsbidrag, överväg att använda branschrelaterade nyckelord, som ”pitches@domän.com” eller ”submissions@domän.com.”
- Rekrytering: För snabbt växande varumärken eller rekryteringsteam är ”karriärer@domän.com” eller ”jobb@domän.com” ett enkelt, intuitivt sätt att spåra jobbansökningar eller inkommande intresse.
- Allmän kontakt: För generiska försäljningsinkorgar, håll det enkelt, som ”förfrågningar@domän.com” eller ”försäljning@domän.com.”
- Kundservice: ”Hjälp@domän.com” är en vanlig e-postadress för kundservice, medan ”returer@domän.com” fungerar för en generisk e-postinkorg för returer.
Vanliga frågor om företagsmail
Vad är en bra adress för företagsmail?
En bra, professionell e-postadress eliminerar förvirring och bekräftar din identitet för avsändaren. I vissa fall, som i kundorienterade positioner, kan en e-postadress återspegla användarens avdelning, som kundservice eller försäljning.
Vad är den mest professionella e-postadressen?
Den mest professionella e-postadressen är en av några variationer av ditt fullständiga eller delnamn, med begränsad interpunktion (punkter eller understreck) och utan siffror. Även om det ibland är oundvikligt att använda en gratis domän som Gmail eller Yahoo, bidrar användningen av en anpassad domän med företagsnamnet till en mer professionell image.
Vilka är oprofessionella företagsmail?
Oprofessionella företagsmail är de som refererar till externa intressen, skämt och smeknamn, eller som har strängar av siffror kopplade till ditt namn.
