ไอเดียอีเมลธุรกิจ และเทคนิคตั้งชื่ออีเมลให้ได้อย่างโปร

หลายคนคงเคยมีชื่ออีเมลน่าขายหน้าแอบซ่อนอยู่ในอินบ็อกซ์ ไม่ว่าจะเป็น parakeetlover91, InwZa007 หรือ pikachu_999 เป็นเหมือนธรรมเนียมปฏิบัติอย่างหนึ่งของโลกเทคโนโลยีที่ทุกคนต้องผ่าน ช่วงเวลาที่เราเลือกชื่ออีเมลขี้เล่นหรือจริงจังเกินไป เป็นส่วนหนึ่งของการเรียนรู้วิธีการใช้ชีวิตบนโลกออนไลน์

แต่ถ้าเป็นเรื่องธุรกิจ การมีอีเมลที่เลือกมาอย่างดีสามารถช่วยเสริมภาพลักษณ์ให้ดูเป็นมืออาชีพ สร้างความประทับใจ และลดโอกาสที่จะพลาดข้อความสำคัญได้ อีเมล Parakeetlover91 จะอยู่ในใจคุณเสมอ แต่ถ้าอยากให้การสื่อสารในยุคนี้ดูเป็นทางการและน่าเชื่อถือ อีเมลก็ควรสะท้อนความเป็นมืออาชีพไปด้วย ในยุคดิจิทัลแบบทุกวันนี้ การสร้างตัวตนออนไลน์ให้ชัดเจน และการมีอีเมลธุรกิจที่กระชับ ชัดเจน คือสิ่งสำคัญ

องค์ประกอบของที่อยู่อีเมล

• ชื่ออีเมล
• @
• โดเมน

แม้ว่าที่อยู่อีเมลแต่ละอันจะมีความเป็นเอกลักษณ์เฉพาะตัว ขึ้นอยู่กับไอเดียอีเมลธุรกิจของคุณ แต่ทุกที่อยู่อีเมลก็มีรูปแบบพื้นฐานที่เหมือนกัน ดังนี้

ชื่ออีเมล

“ชื่ออีเมล” หรือ Local-part ของอีเมล คือชื่อผู้ใช้นั่นเอง สามารถประกอบด้วยตัวอักษร ตัวเลข และตัวอักษรพิมพ์อื่นๆ ได้เกือบทั้งหมด

@

สัญลักษณ์ “@” เป็นส่วนสำคัญของที่อยู่อีเมลทุกอัน ถูกใช้ครั้งแรกในปี 1971 โดย Ray Tomlinson ผู้บุกเบิกวงการอีเมล เพื่อแบ่งชื่อผู้รับและเครื่องของผู้รับออกจากกัน ทุกวันนี้ “@” ใช้แยกชื่อผู้ใช้ออกจากผู้ให้บริการอีเมลหรือโดเมนแบบกำหนดเอง

โดเมน

โดเมนของอีเมลคือเซิร์ฟเวอร์ปลายทางที่อีเมลจะถูกส่งไปถึง ตัวอย่างเช่น ถ้าเป็นบัญชี Gmail ส่วนตัว โดเมนก็คือ gmail.com แต่ถ้าเป็นอีเมลสำหรับธุรกิจ โดเมนก็มักจะเป็นชื่อบริษัท หรือถ้าเป็นแบรนด์ส่วนตัวหรือเว็บไซต์พอร์ตโฟลิโอ ก็อาจใช้เป็นชื่อของคุณเอง

เคล็ดลับไอเดียอีเมลธุรกิจที่ทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพ

• ทำให้เรียบง่ายและจำง่าย
• ใช้ชื่อของคุณ ไม่ใช่ตำแหน่ง
• ใช้เครื่องหมายวรรคตอนให้น้อยที่สุด
• แยกกล่องจดหมายหลักและกล่องจดหมายรอง
• เชื่อมต่อกับโดเมนเว็บไซต์ของคุณ
• ให้อีเมลทั่วไปเป็นอีเมลทั่วไป

การสร้างที่อยู่อีเมลดูเหมือนจะเป็นเรื่องง่าย แต่ถ้าคิดถึงจำนวนอีเมลที่มีอยู่แล้วในโลก ซึ่งมีอยู่ประมาณ 7.9 พันล้านบัญชีในปี 2023 การสร้างที่อยู่อีเมลก็ดูจะไม่ได้ง่ายขนาดนั้น แต่สิ่งสำคัญคือการหาวิธีนำเสนอตัวเองให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะทำได้ ด้วยตัวเลือกที่ยังเหลืออยู่

และนี่คือทฤษฎีไอเดียอีเมลธุรกิจที่คุณต้องจำให้ขึ้นใจ

ทำให้เรียบง่ายและจำง่าย

ที่อยู่อีเมลธุรกิจควรจะพูดออกเสียงได้ง่ายและจำได้ง่ายด้วย ถ้าคุณอยู่ในการประชุมหรือไปร่วมงานเน็ตเวิร์กกิ้ง อีเมลของคุณควรจะชัดเจนพอให้คนที่ได้ยินสามารถจดตามได้ถูกต้อง และถ้าเขาอยากติดต่อกลับมาหาคุณภายหลังก็ต้องทำได้โดยไม่สับสน

ใช้ชื่อของคุณ ไม่ใช่ตำแหน่ง

ตำแหน่งงานมีขึ้นมีลง เปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา แม้แต่ภายในองค์กรเดียวกัน เพราะฉะนั้นที่อยู่อีเมลธุรกิจไม่ควรจะมีตำแหน่งงานอยู่ในนั้น เก็บข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงาน ชื่อบริษัท วุฒิการศึกษา หรือคุณวุฒิอื่นๆ ไว้ในลายเซ็นอีเมลจะดีกว่า

แต่ถ้าคุณอยากจะใส่หน้าที่งานลงไปในที่อยู่อีเมลก็สามารถทำได้ ไม่มีผิดหรือถูก แต่อาจจะพบว่ามันดูตกยุคหรือไม่ตรงกับสิ่งที่คุณทำอยู่ในอนาคตก็ได้ วิธีนี้จะเหมาะกับคนที่ทำงานเป็นที่ปรึกษา หรือทำอาชีพอิสระที่ทักษะหรือความเชี่ยวชาญของตัวเองคือสิ่งที่ขายได้ เช่น “janethewriter@domain.com” หรือ “jdoe.legal@domain.com”

ใช้เครื่องหมายวรรคตอนให้น้อยที่สุด

การใช้จุดหรือขีดล่างเพื่อแยกชื่อและตัวย่อสามารถช่วยลดข้อผิดพลาดในการสะกดและทำให้อีเมลอ่านง่ายขึ้น แต่ถ้าใช้มากเกินไปก็จะกลายเป็นตรงกันข้าม คำแนะนำคือ ให้เลือกใช้แค่รูปแบบเดียวและใช้ให้เหมือนกันตลอดทั้งที่อยู่อีเมล

แยกกล่องจดหมายหลักและกล่องจดหมายรอง

เพื่อความเป็นระเบียบและความเป็นส่วนตัว การใช้ที่อยู่อีเมลเดียวกันทั้งสำหรับเรื่องส่วนตัวและเรื่องงานไม่ใช่ไอเดียที่ดีเท่าไร ควรแยกให้ชัดเจนโดยมีอย่างน้อยสองบัญชี คืออีเมลธุรกิจหลักสำหรับติดต่อเรื่องงาน และอีกกล่องสำหรับอีเมลส่วนตัว 

เชื่อมต่อกับโดเมนเว็บไซต์ของคุณ

เว็บไซต์ส่วนใหญ่มักจะแถมบัญชีอีเมลธุรกิจฟรีให้สองสามบัญชีที่เชื่อมกับโดเมนของคุณเอง การใช้อีเมลที่เป็นโดเมนของตัวเอง แทนที่จะใช้อีเมลทั่วไปอย่าง @gmail.com หรือ @yahoo.com จะช่วยให้ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นและยังช่วยสร้างการจดจำแบรนด์ได้ดีกว่าด้วย เมื่อคุณตั้งค่าอีเมลเรียบร้อยแล้ว อย่าลืมเชื่อมต่อบัญชีอีเมลนั้นกับผู้ให้บริการอีเมลที่คุณใช้เป็นประจำ เช่น Gmail Outlook หรือแอปอีเมลอื่นๆ รวมถึงเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์ CRM และการตลาดอย่าง Hubspot หรือ Klaviyo ด้วย จะได้ทำงานและสื่อสารกับลูกค้าได้อย่างราบรื่น

ให้อีเมลทั่วไปเป็นอีเมลทั่วไป

สำหรับข้อความที่ไม่ได้ตั้งใจส่งถึงใครคนใดคนหนึ่งโดยเฉพาะ คุณสามารถตั้งค่าอีเมลติดต่อแบบทั่วไป ที่พนักงานหลายคนหรือหลายแผนกสามารถเข้าถึงได้ วิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถส่งต่อข้อความที่เข้ามาจากลูกค้าหรือผู้ที่สนใจ ไปยังทีมงานที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็วและตรงจุด

ความเรียบง่ายและความคาดเดาได้เป็นหัวใจสำคัญของการตั้งชื่ออีเมลทั่วไป เพราะเป้าหมายคือการทำให้คนติดต่อคุณได้ง่ายที่สุด ตัวอย่างเช่น “marketing@yourdomain.com” หรือ “contactus@yourdomain.com” อะไรแบบนี้ก็จะดูตรงไปตรงมาและมืออาชีพกว่าการใช้ชื่อที่เล่นคำหรือแปลกเกินไป นอกจากนี้ คุณอาจจะพบว่าแค่มีอีเมลสำหรับฝ่ายขายแบบง่ายๆ ชัดๆ ก็เป็นไอเดียอีเมลธุรกิจที่ดี เพราะสามารถสร้างโอกาสในการได้ลูกค้าใหม่ๆ มากกว่าการใช้อีเมลที่ชื่อฟังดูเก๋แต่ไม่สื่อความหมายก็เป็นได้

องค์ประกอบไอเดียอีเมลธุรกิจแบบโปร

• ชื่อเต็ม
• ชื่อย่อหรือบางส่วนของชื่อ
• กล่องอีเมลสำหรับทีม

หลายบริษัท ไม่ว่าจะอยู่ในสายงานสร้างสรรค์หรือเป็นสายงานที่ไม่เป็นทางการมากนัก ก็มักจะมีไอเดียอีเมลธุรกิจที่ชัดเจนอยู่แล้ว แต่ถ้าคุณต้องการสร้างอีเมลธุรกิจสำหรับตัวเอง อาจต้องใช้เวลาในการลองผิดลองถูกอยู่บ้าง โดยเฉพาะถ้าคุณมีชื่อที่ค่อนข้างทั่วไปและที่อยู่อีเมลที่ต้องการถูกคนอื่นใช้ไปแล้ว

มาดูไอเดียอีเมลธุรกิจแบบมืออาชีพที่คุณสามารถนำไปใช้สร้างอีเมลสำหรับตัวเองหรือทีมงาน พร้อมตัวอย่างโครงสร้างชื่ออีเมลที่อาจเหมาะกับคุณกันเลย

ชื่อเต็ม

ไอเดียอีเมลธุรกิจแรก เริ่มต้นลองดูว่าคุณสามารถใช้ชื่อเต็มของตัวเองได้ไหม เช่น janedoe@domain.com ถ้าชื่อเต็มของคุณมีคนใช้ไปแล้ว อาจลองใส่ชื่อตรงกลางหรืออักษรย่อของชื่อตรงกลางลงไปด้วย เช่น janexdoe@domain.com หรือจะใช้เครื่องหมายวรรคตอนช่วยแบ่งเพื่อให้อ่านง่ายและไม่ซ้ำกับคนอื่นก็ได้ เช่น jane.doe@domain.com หรือ jane.x.doe@domain.com

ชื่อย่อหรือบางส่วนของชื่อ

อีกหนึ่งไอเดียอีเมลธุรกิจที่เป็นทางเลือก คือการใช้แค่บางส่วนของชื่อ เช่น ใช้นามสกุลเต็มและใช้อักษรย่อของชื่อจริง วิธีนี้ช่วยเพิ่มความเป็นส่วนตัวและยังมีตัวเลือกให้เลือกใช้มากขึ้น บริษัทขนาดเล็กที่มีทีมงานไม่กี่คนอาจเลือกใช้แค่ชื่อจริงอย่างเดียว เช่น jane@domain.com ก็เพียงพอแล้ว แต่ถ้าเป็นบริษัทขนาดใหญ่ การตั้งชื่ออีเมลโดยใช้การผสมชื่อจริงและนามสกุล เช่น อักษรย่อของชื่อจริง บวกกับอักษรย่อของชื่อกลาง และตามด้วยนามสกุล ก็ช่วยให้แยกแยะผู้ใช้งานได้ดีขึ้น ตัวอย่างเช่น jxdoe@domain.com

กล่องอีเมลสำหรับทีม

ถ้าคุณเป็นผู้ก่อตั้งหรือหัวหน้าทีมที่กำลังตั้งค่ากล่องอีเมลหลักให้กับบริษัทของคุณ มีอีเมลแบบแชร์ที่คุณอาจต้องใช้ขึ้นอยู่กับความต้องการของธุรกิจ ไอเดียอีเมลธุรกิจแบบกล่องทั่วไปเหล่านี้ช่วยประหยัดเวลาและเปิดโอกาสให้ทีมงานสามารถช่วยกันตรวจสอบ และตอบกลับอีเมลที่เข้ามาได้ง่ายขึ้น

• การรับงานจากฟรีแลนซ์: ถ้าคุณพึ่งพาฟรีแลนซ์ อาจเลือกใช้อีเมลที่มีคำที่เกี่ยวข้องกับสายงาน เช่น “pitches@domain.com” หรือ “submissions@domain.com” เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการ

• การสรรหาบุคลากร: สำหรับแบรนด์ที่เติบโตอย่างรวดเร็วหรือทีมที่กำลังเปิดรับสมัครงาน การใช้อีเมลอย่าง “careers@domain.com” หรือ “jobs@domain.com” ช่วยให้ติดตามใบสมัครและความสนใจจากผู้สมัครได้อย่างเป็นระบบ

• การติดต่อทั่วไป: สำหรับกล่องอีเมลฝ่ายขายหรือสอบถามข้อมูลทั่วไป ควรตั้งชื่อให้เรียบง่าย เช่น “inquiries@domain.com” หรือ “sales@domain.com” เพื่อให้คนภายนอกติดต่อได้สะดวก

• บริการลูกค้า: อีเมลอย่าง “help@domain.com” เป็นตัวเลือกที่ใช้กันทั่วไปสำหรับงานบริการลูกค้า ส่วน “returns@domain.com” ก็เหมาะสำหรับจัดการเรื่องการคืนสินค้าโดยเฉพาะ