İşiniz İçin Profesyonel E-Posta Adresi Oluşturma Tüyoları

Hepimizin, e-posta kutularında rahatsız edici bir kullanıcı adı var (örneğin, muhabbetkusu91, danscikiz, bbbbballer23). Teknolojik bir geçiş ritüeli olarak, bu şirin ya da aşırı ciddi takma adlar, internette nasıl bir insan olduğumuzun anlamanın bir parçasıydı.

İş hayatında, iyi seçilmiş bir e-posta adresi profesyonel bir imaj yaratmaya, olumlu bir izlenim bırakmaya ve bir mesajın gözden kaçma riskini azaltmaya yardımcı olabilir. Muhabbet kuşları her zaman sevginizi kazanacak, ancak modern profesyonel iletişimler, buna uygun bir e-posta adresi gerektiriyor. Günümüz dijital çağında, kendinizi doğru bir şekilde yansıtmak ve işiniz için net, özlü e-posta adreslerine sahip olmak önemlidir.

E-posta adresinin bileşenleri

• Yerel kısım
• @
• Alan adı

Her e-posta adresi benzersiz olsa da hepsi temel bir e-posta adresi formatını takip eder:

Yerel kısım

E-posta adresinizin "yerel kısmı" kullanıcı adınızdır. Harfler, sayılar ve alfanümerik karakterden oluşabilir.

@

“@” sembolü, tüm e-posta adreslerinin vazgeçilmez bir parçasıdır. İlk olarak 1971 yılında e-posta öncüsü Ray Tomlinson tarafından, alıcının adı ile bilgisayarını ayırmak için kullanılmıştır. Günümüzde ise, bir kullanıcı adını mail sağlayıcısından veya özel alan adından ayırır.

Alan adı

E-posta alan adınız, maillerinizin gönderileceği web sunucusunu belirtir. Örneğin, kişisel bir Gmail hesabı için alan adı gmail.com'dur; profesyonel bir alan adı genellikle bir şirket adı veya kişisel markalar ya da portföy web siteleri için kendi adınızdır.

Profesyonel bir e-posta adresi oluşturma ipuçları

• Basit ve akılda kalıcı bir adres kullanın
• Unvanınızı değil, adınızı kullanın
• Noktalama işaretlerini fazla kullanmayın
• Ana ve ikincil gelen kutularını ayırın
• Web alanınızı bağlayın
• Genel gelen kutusunu genel amaçla kullanın

Bir e-posta adresi oluşturmak oldukça basit görünse de halihazırda var olan e-posta sayısını düşündüğünüzde -2023 itibarıyla yaklaşık 7.9 milyar- işler biraz karmaşıklaşır. Anahtar, kalan seçeneklerle kendinizi olabildiğince net bir şekilde sunmanın bir yolunu bulmaktır.

Unutulmaması gerekenler:

Basit ve akılda kalıcı bir adres kullanın

İş e-posta adreslerinin yüksek sesle iletilmesi kolay olmalıdır. Bir toplantıdayken veya bir ağ etkinliğine katılırken, birinin doğru bir şekilde yazabilmesi ve gerektiğinde sizinle iletişime geçebilmesi için e-posta adresinizin net olması gerekir.

Unvanınızı değil, adınızı kullanın

İş unvanları gelir ve gider -hatta aynı organizasyon içinde bile- bu nedenle iş e-posta adresinde yer almamalıdır. İş unvanınızı, şirket bilgilerinizi, profesyonel yeterliliklerinizi ve/veya diplomalarınızı iş e-posta imzanızda saklayın.

İsterseniz e-posta adresinize görevinizi de dahil edebilirsiniz, ancak zamanla bunun güncel veya doğru görünmediğine karar verebilirsiniz. Bu strateji, “janeyazar@alanadi.com” veya “jdoe.hukuk@alanadi.com” gibi, beceri setinin ticari olduğu danışmanlar veya serbest çalışan profesyoneller için en anlamlıdır.

Noktalama işaretlerini fazla kullanmayın

İsimleri ve baş harfleri ayırmak için noktalar ve alt çizgiler kullanmak, yazım hatalarını önleyebilir ve adresinizi daha okunaklı hale getirebilir, ancak bunları çok fazla kullanmak ters etki yapabilir. Tek bir kural belirleyin ve adresinizde buna sadık kalın.

Ana ve ikincil gelen kutularını ayırın

Organizasyon ve gizlilik nedenleriyle, kişisel ve profesyonel kullanım için aynı e-posta adresini kullanmak iyi bir fikir değildir. İşlerinizi ayırmak için iki (veya daha fazla) e-posta hesabı oluşturun: bir ana iş e-posta adresi ve kişisel postalarınız için ayrı bir gelen kutusu.

Web alanınızı bağlayın

Çoğu web sitesi paketi, özel alan adınıza bağlı birkaç ücretsiz iş e-posta hesabı ile birlikte gelir. @gmail.com veya @yahoo.com gibi bir alan adı yerine kendi alan adınızı kullanmak daha profesyonel olabilir ve marka tanınırlığına yardımcı olabilir. Adresleriniz kurulduktan sonra, bunları tercih ettiğiniz e-posta sağlayıcısına (Gmail, Outlook veya diğer mail uygulamaları) ve Hubspot veya Klaviyo gibi herhangi bir CRM ve pazarlama yazılımına bağlayın.

Genel gelen kutusunu genel amaçla kullanın

Belirli bir kişiye yönelik olmayan mesajlar için, birden fazla çalışan veya departman tarafından erişilebilen genel bir iletişim e-posta kutusu oluşturabilirsiniz. Gelen mesajları potansiyel müşterilerden veya müşteri taleplerinden uygun ekip üyesine yönlendirebilirsiniz.

Basitlik ve öngörülebilirlik, genel bir e-posta adresinin anahtarıdır; amaç, birinin sizinle iletişim kurmasını mümkün olduğunca kolay hale getirmektir. “marketing@alanadi.com” veya “contactus@alanadi.com” gibi düşünün. Bir genel satış e-posta kutusunun, daha zekice ama daha az kullanıcı dostu bir kullanıcı adıyla daha fazla potansiyel müşteri ürettiğini görebilirsiniz.

Profesyonel e-posta adresi fikirleri

• Tam ad
• Kısmi ad
• Ekip gelen kutuları

Yaratıcı veya geçici endüstrilerde bile pek çok şirket yerleşik bir e-posta adlandırma kuralına sahiptir, ancak kendiniz için profesyonel bir e-posta oluşturmak biraz daha fazla deneme gerektirebilir, özellikle de adınız nispeten yaygınsa ve ilişkili bir e-posta adresi zaten alınmışsa.

İşte sizin veya ekibinizin e-posta adresleri oluştururken kullanabileceği bazı profesyonel e-posta adresi fikirleri ve kullanıcı adınızı nasıl yapılandırabileceğinize dair birkaç örnek:

Tam ad

Öncelikle, tam adınızı kullanmak yeterli olur mu (janedoe@alanadi.com)? Eğer bir orta ad veya orta harf kullanıyorsanız, bunu da dahil etmeyi deneyin (janexdoe@alanadi.com). Ya da kendinizi ayırt etmek ve okunabilirlik için noktalama işaretleri kullanabilirsiniz (jane.doe@alanadi.com, jane.x.doe@alanadi.com).

Kısmi ad

Alternatif olarak, yalnızca soyadınızı vurgulamayı ve adınızı bir harfle belirtmeyi seçebilirsiniz. Bu yöntem, kullanıcı gizliliğini korur ve daha fazla varyasyon sunar. Sadece birkaç ekip üyesi olan küçük şirketler, yalnızca kullanıcının adını gösterebilir (jane@alanadi.com), daha büyük şirketler ise yerel kısmı ad ve soyad kombinasyonu etrafında yapılandırmaktan fayda sağlayabilir, örneğin ilk harf artı orta harf ve soyadı (jxdoe@alanadi.com).

Ekip gelen kutuları

Bir kurucu veya ekip lideri olarak şirketinizin ana gelen kutularını kurarken, iş ihtiyaçlarınıza bağlı olarak dahil edebileceğiniz birkaç paylaşılan adres vardır. Genel e-posta kutusu adresleri, gelen e-postaları izlemek ve yanıtlamak için ekip işbirliğini kolaylaştırarak zaman kazandırır.

• Serbest çalışma başvuruları: Eğer serbest çalışanlara ve topluluk katkılarına güveniyorsanız, “pitches@alanadi.com” veya “submissions@alanadi.com” gibi sektörle ilgili anahtar kelimeler kullanmayı düşünebilirsiniz.

• İşe alım: Hızla büyüyen markalar veya işe alım ekipleri için “careers@alanadi.com” veya “jobs@alanadi.com” iş başvurularını veya gelen ilgiyi takip etmenin kolay, kullanıcı dostu bir yoludur.

• Genel iletişim: Genel satış e-posta kutusu adreslerini, “inquiries@alanadi.com” veya “sales@alanadi.com” gibi basit tutun.

• Müşteri hizmetleri: “Help@alanadi.com” yaygın bir müşteri hizmetleri e-posta adresidir, “returns@alanadi.com” ise genel bir iade e-posta kutusu için uygundur.