포장 명세서 사용 방법

빠르고 효율적인 배송은 전자상거래 스토어에 필수적입니다. 포장 과정을 개선하고 고객 서비스를 향상시키는 간단한 방법 중 하나는 각 주문에 포장 명세서를 추가하는 것입니다.

포장 명세서를 만드는 건 몇 분밖에 걸리지 않지만, 제품을 제대로 배송할 수 있어 시간과 노력을 절약할 수 있습니다. 포장 명세서를 포함해야 하는 시점에 대해 더 알아보고, 포장 명세서 작성을 시작해 보세요.

포장 명세서란 무엇인가요?

포장 명세서는 패키지에 포함된 제품에 대한 세부 정보를 담고 있는 문서입니다. 포장 명세서는 판매자와 고객 모두에게 유용합니다. 고객은 포장 명세서를 통해 주문한 제품을 빠르게 확인할 수 있으며, 판매자는 배송 과정을 간소화할 수 있습니다.

포장 명세서는 두 가지 주요 기능을 가지고 있습니다. 첫째, 주문을 포장하는 사람이 체크리스트로 활용하여 고객이 주문한 모든 제품이 포함되었는지 확인할 수 있도록 돕습니다. 둘째, 주문이 배송된 후 고객은 포장 명세서를 사용하여 누락된 제품을 확인하고 없는 제품이 있다면 반품 또는 교환을 접수할 수 있습니다.

디지털 포장 명세서란 무엇인가요?

일부 기업은 종이 낭비를 줄이기 위해 디지털 포장 명세서를 선택합니다. 디지털 포장 명세서는 인쇄된 포장 명세서와 동일한 정보를 포함하지만 이메일이나 링크를 통해 전송됩니다.

지속 가능한 포장 회사 Arka의 파트너십 책임자인 Britt Martin은 디지털 포장 명세서가 “낭비를 최소화할 뿐만 아니라 고객이 거래 기록에 접근하고 관리할 수 있는 능력을 향상시킵니다.”라고 말합니다. 디지털 포장 명세서를 전송하면 모든 배송 주문과 그 내용을 나중에 쉽게 검색할 수 있습니다.

포장 명세서와 배송 라벨의 차이점은 무엇인가요?

두 가지 모두 배송 과정을 간소화하는 데 도움을 주지만, 포장 명세서와 배송 라벨 사이에는 몇 가지 주요 차이점이 있습니다.

첫째, 포장 명세서는 패키지 내부에 들어가고, 배송 라벨은 외부에 부착됩니다. 포장 명세서는 판매자와 고객에게 유용하지만, 배송 라벨은 주로 배송업체의 편의를 위해 사용됩니다. 배송업체는 이를 통해 패키지를 어떤 한 장소에서 다른 장소로 운송합니다.

포장 명세서와 배송 라벨 모두 배송 및 수령 주소와 같은 정보를 포함하지만, 포장 명세서는 패키지의 내용에 대한 정보도 포함되어 있고, 이는 일반적으로 배송 라벨에서는 찾을 수 없는 정보입니다.

배송 라벨에는 보통 바코드가 있어 배송업체가 패키지에 대한 정보를 신속하게 확인할 수 있습니다.

포장 명세서는 영수증인가요?

포장 명세서는 영수증과 다르지만 일부 동일한 정보를 포함하고 있습니다. 영수증은 고객이 대가를 지불하고 제품이나 서비스를 받았음을 확인하는 법적 문서와 같습니다.

포장 명세서는 판매자가 배송 전에 작성하기 때문에 고객이 패키지를 받았다는 것을 확인하지 않습니다.

누가 포장 명세서를 보내나요?

실제 제품을 판매하는 전자상거래 기업은 주문 처리 프로세스의 하나로 포장 명세서를 보냅니다. 예를 들어 전자상거래 패션 소매업체와 같이 반품률이 높은 기업이나 대량 도매 주문을 처리하는 기업은 포장 명세서를 보낼 가능성이 더 높습니다.

여러 창고에서 제품을 판매하거나 여러 당사자가 주문 이행에 관여하는 기업은 모든 작업을 내부에서 처리하는 기업보다 포장 명세서를 보낼 가능성이 더 높습니다. 그러나 모든 전자상거래 기업은 배송 및 이행을 위해 포장 명세서를 사용하면 그 이점을 누릴 수 있습니다.

모든 패키지가 포장 명세서를 필요로 하는 것은 아닙니다. 포장 명세서는 배송 및 반품 과정을 고객과 판매자 모두에게 더 쉽게 만드는 경우에만 사용해야 합니다. 여러 제품이 별도로 배송되는 경우와 같이 포장 명세서가 특히 유용한 경우가 있습니다.

포장 명세서 사용 이점

• 포장 오류 감소
• 반품 간소화
• 고객 서비스 개선
• 안전한 배송 보장

대부분의 패키지가 포장 명세서를 필요로 하지 않는데, 왜 사용해야 할까요? 몇 가지 분명한 장점이 있습니다.

포장 오류 감소

전자상거래 기업이 포장 명세서를 사용하는 주된 이유는 포장 및 배송 오류를 줄이기 위해서입니다. 인쇄된 포장 명세서는 주문을 포장할 때 체크리스트 역할을 하며, 특히 여러 창고에서 제품이 포함된 주문이나 여러 번의 배송으로 발송되는 주문에 유용합니다.

여러 주문을 동시에 포장하는 경우, 포장 명세서를 통해 패키지를 배송 라벨과 쉽게 일치시킬 수 있습니다. 포장 명세서에는 고객의 주소가 포함되어 있기 때문입니다.

반품 간소화

포장 명세서는 고객이 반품, 교환을 쉽게 할 수 있도록 도와줍니다. 고객은 반품하는 데 필요한 SKU 또는 품목 번호와 같은 모든 정보를 포함하고 있습니다. 물론, 고객은 주문 확인서를 확인할 수 있지만, 인쇄된 포장 명세서는 특히 많은 패키지를 받거나 주문 확인 이메일을 실수로 삭제한 경우 고객에게 더 쉽게 다가갈 수 있게 합니다.

💡더 알아보기: 반품 정책 작성 방법

고객 서비스 개선

포장 명세서는 고객에게 제공할 수 있는 추가 서비스로, 고객이 주문한 모든 제품을 빠르고 쉽게 확인할 수 있도록 도와줍니다. 또한, 맞춤형 브랜드나 손 글씨로 작성한 감사 노트와 같은 작은 요소를 추가할 기회입니다.

Britt은 “포장 명세서와 같은 작은 요소조차도 브랜드 정체성을 강화할 수 있는 기회를 제공합니다.”라고 말합니다.

안전한 배송 보장

배송 라벨이 손상된 경우 포장 명세서는 유용할 수 있습니다. 배송업체가 라벨을 읽을 수 없는 경우, 패키지를 열어 고객의 주소, 반송 주소 및 양측의 연락처 정보를 확인할 수 있습니다.

포장 명세서에 포함해야 할 내용

모든 포장 명세서에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 주문 번호 및 주문 날짜

• 주문에 포함된 모든 제품의 품목별 목록과 수량, SKU 번호, UPC 번호 및/또는 제품 번호

• 고객의 연락처 정보: 고객 이름, 배송 주소, 청구 주소, 전화번호 및/또는 이메일 주소

• 판매자의 연락처 정보: 회사 이름, 반송 주소, 웹사이트, 전화번호 및/또는 이메일 주소

• 배송업체 및 배송 방법

주문에 따라 다음과 같은 내용을 포함할 수도 있습니다.

• 간단한 제품 설명

• 창고 내 각 제품의 위치

• 각 패키지의 무게와 부피 및 총배송 무게

• 주문에 포함된 패키지 또는 팔레트 수

• 제품 반품 방법 및 주문에 문제가 있을 경우의 처리 방법에 대한 지침

• 고객의 요청 사항: 선물 포장, 포장 축소 요청

포장 명세서를 어떻게 만들 수 있나요?

1. 템플릿 선택하기
2. 템플릿 맞춤 설정하기
3. 템플릿 작성하기
4. 포장 명세서 인쇄하기

Shopify를 사용하는 경우, Shopify 관리자의 주문 페이지에서 포장 명세서를 포장 명세서를 작성할 수 있습니다. Shopify를 사용하지 않아도 포장 명세서를 만드는 건 그렇게 어렵지 않습니다. 다음을 참고하여 포장 명세서를 만들어 보세요.

1. 템플릿 선택하기

포장 명세서를 만드는 가장 쉬운 방법은 필요한 모든 필드가 포함된 무료 포장 명세서 템플릿으로 시작하는 것입니다. 포장 명세서 템플릿을 찾아서 다운로드하면 처음부터 시작할 필요가 없습니다. 사용 방법에 대한 지침이 포함되어 있으며, 비즈니스 요구 사항에 맞게 맞춤 설정할 수 있습니다.

2. 템플릿 맞춤 설정하기

로고, 브랜드 색상, 회사 이름 및 모든 주문에 대해 동일하게 유지할 정보(예: 반송 주소 또는 감사 메시지)를 추가하여 템플릿을 맞춤 설정하세요. 이제 모든 미래 주문에 사용할 수 있는 맞춤형 템플릿이 준비되었습니다.

3. 템플릿 작성하기

맞춤형 템플릿이 준비되었으니, 각 주문의 세부 정보를 입력하면 됩니다. 주문 번호, 배송 주소 및 제품 목록을 포함하세요.

4. 포장 명세서 인쇄하기

인쇄된 포장 명세서를 주문을 포장할 때 체크리스트로 사용하고, 고객의 참조를 위해 패키지에 포함하세요.