Voorraadbeheer voor kringloopwinkels: de 6 beste softwareprogramma’s

Of je nu een nieuwe kringloopwinkel opent of meerdere winkels beheert, één ding is zeker: het beheren van je voorraad is een uitdaging. Je ontvangt donaties gedurende de week op willekeurige momenten, en met slechts één exemplaar van elk item is het lastig om precies te weten wat je in de winkel hebt.

Voorraadbeheer-software voor kringloopwinkels verlicht deze last. Het slaat al je voorraadgegevens op, zoals producthoeveelheden, prijzen en doorverkooppercentages, zodat je geen uren hoeft te besteden aan het doorzoeken van producten op de winkelvloer.

Maar niet alle tools voor voorraadbeheer zijn gelijk. Er zijn essentiële functies die kringloopwinkels nodig hebben maar die andere detailhandelaren niet gebruiken, waardoor het moeilijk is om de juiste software  te vinden. Dit artikel helpt je in ieder geval op weg, met 6 softwareprogramma’s voor voorraadbeheer in kringloopwinkels.

De beste software voor voorraadbeheer in kringloopwinkels

1. Shopify POS

Shopify POS heeft alles wat je nodig hebt om een kringloopwinkel te beheren. In de kern is het een point of sale (POS) systeem waarmee je bestellingen kunt afrekenen, kortingen kunt toepassen en betalingen van je klanten in de winkel kunt aannemen.

Shopify POS heeft ook tools voor voorraadbeheer om de voorraad over meerdere verkoopkanalen te beheren, inclusief je online winkel. Als je bijvoorbeeld vintage kleding in je kringloopwinkel verkoopt, kun je realtime productgegevens tonen op je online winkel, zoals beschikbaarheid, prijs en productbeschrijving, en inspelen op omnichannel shoppers.

“We hadden een onhandige online ervaring en het beheer van de voorraad was een nachtmerrie,” zegt Mandalyn Renicker, eigenaar van Offbeat Bikes. “Ik controleerde en werkte de voorraadnummers constant handmatig bij, wat echt vervelend en tijdrovend was. We moesten alles naar één geïntegreerd platform verplaatsen, en Shopify voelde als de logische oplossing.”

De beste functies zijn onder andere:

• Multi-store voorraad tracking.
• Stocky, een app voor voorraadbeheer die kan helpen bij voorraadopnames en rapportages
• Voorraadwaarschuwingen om je te waarschuwen wanneer artikelen niet meer beschikbaar zijn
• Collecties en varianten om de voorraad te organiseren
• E-commerce platform om de voorraad tussen je fysieke en online winkels te synchroniseren
• Mobiele hardware, inclusief POS Go, om overal in de winkel toegang te krijgen tot voorraadgegevens
• E-mail winkelwagentjes naar klanten in de winkel die liever online afrekenen.
• Gedetailleerde realtime voorraadrapporten om je bestsellers te identificeren (zodat je meer kunt inkopen)
• Integraties met meer dan 100 apps, waaronder teamplanning, marketingtools en boekhoudsoftware, van de Shopify App Store

Voordelen:

• Gratis proefperiode beschikbaar
• Lite-plan is zeer goedkoop
• Beoordeeld met 4.4 uit 5 sterren op G2
• Online winkel, point of sale en voorraadbeheer alles in één
• Gebruiksvriendelijke interface waarmee je personeel eenvoudig op kan trainen
• 24/7 klantenservice beschikbaar

Nadelen:

• POS-systeem vereist een stabiele internetverbinding
• De enorme hoeveelheid functies kan overweldigend zijn voor kleinere kringloopwinkeleigenaren

Prijs: Shopify POS Lite kost € 5 per maand en geeft je één POS-login, wat ideaal is voor kleinere winkels. Voor onbeperkte logins en verlaagde betalingsverwerkingskosten begint Shopify POS Retail bij € 89 per maand.

2. Lightspeed Retail

Het POS-systeem van Lightspeed biedt voorraadbeheer, rapportage en betalingsverwerking in één. Het biedt 24/7 klantenservice als je vragen hebt, plus functies om de voorraad van al je verkoopkanalen te combineren.

Dat gezegd hebbende, zijn sommige van deze functies niet van toepassing op eigenaren van kringloopwinkels, zoals de mogelijkheid om verbinding te maken met leveranciers en inkooporders te beheren vanuit de retailsoftware. 

De beste functies zijn onder andere:

• Voorraadwaarschuwingen om voorraadtekorten te voorkomen
• Tools voor het tellen van voorraad om de nauwkeurigheid bij het optellen van voorraad te verbeteren
• Prijsupdates om de doorverkoopprijs van een artikel over alle verkoopkanalen met 1 klik te wijzigen
• Multi-channel tools voor voorraadbeheer
• SKU- en serienummer-ondersteuning om voorraad eenvoudig te lokaliseren

Voordelen:

• Personalisatie mogelijk
• Uitgebreide functies voor voorraadbeheer in een POS-systeem
• 24/7 klantenservice beschikbaar

Nadelen:

• Niet alle functies zijn nuttig voor eigenaren van kringloopwinkels
• Het kan duur zijn voor kleinere kringloopwinkels
• G2-beoordeling is de laagste van alle kringloopwinkel IMS'en op deze lijst (behalve ThriftCart; deze score is niet beschikbaar)

Prijs: Het basisplan van Lightspeed Retail begint bij € 89 per maand.

3. ThriftCart

ThriftCart is een POS-systeem dat alle functies bevat die je nodig hebt om een efficiënte kringloopwinkel te runnen, zoals de mogelijkheid om donaties te verwerken of ophaalschema's in te plannen.

De beste functies zijn onder andere:

• ‘Roundup’ donaties om de winst te maximaliseren
• Ophaalschema's om een handige tijd te regelen voor het ophalen van gedoneerde voorraad
• Realtime voorraadrapportage
• Integraties met POS-hardware zoals bonprinters en kaartterminals

Voordelen:

• Heel gebruiksvriendelijk
• Specifiek gebouwd voor kringloopwinkels
• Versnelt de tijd die je besteedt aan het verwerken van donaties
• Integreert met POS-hardware zoals bonprinters en kaartterminals
• Behulpzame klantenservice

Nadelen:

• Geen G2-beoordeling beschikbaar
• E-commerce ondersteuning en websitebouwer zijn zeer beperkt
• Prijs is niet openbaar beschikbaar

Prijs: ThriftCart deelt zijn prijs niet openbaar. Je moet contact opnemen met hun verkoopteam voor een op maat gemaakte offerte.

4. KORONA POS

KORONA’s voorraadbeheersysteem maakt deel uit van hun POS-software. Het belooft vaste tarieven zonder je aan een contract te binden en een geld-terug-garantie van 60 dagen, waardoor het een goede optie is voor nieuwere kringloopwinkels die verschillende systemen willen uitproberen voordat ze zich aan een IMS verbinden.

De beste functies zijn onder andere:

• Plaats donaties in prijscategorieën
• CRM-integraties om klantgegevens bij te houden
• Mobiele app om binnenkomende voorraad onderweg te documenteren
• Zelfbedienings-kiosken met behulp van RFID-technologie
• Integreert met alle grote betalingsverwerkers

Voordelen:

• Gratis proefperiode beschikbaar
• 60 dagen geld-terug-garantie
• Beoordeeld met 4.8 uit 5 sterren op G2
• Ondersteuning voor meerdere winkellocaties

Nadelen:

• Geen native betalingsverwerkingsdienst
• Integreert alleen met Woocommerce voor e-commerce voorraadtracking
• Basisplan bevat geen belangrijke functies voor voorraadbeheer

Prijs: KORONA’s Core-abonnement begint bij € 59 per maand. Voor voorraadtellingen en realtime tracking heb je hun Retail-abonnement nodig, dat begint bij € 69 per maand.

5. Loyverse POS

Loyverse is een POS-systeem dat vooral bekend staat om gratis te zijn. Als je deze optie overweegt voor het voorraadbeheer van je kringloopwinkel, is het echter niet gratis. Geavanceerde functies voor voorraadbeheer zijn alleen in een betaald abonnement inbegrepen.

De beste functies zijn onder andere:

• Labelprinting
• Eenvoudige aanpassingen van voorraadniveaus
• Gedetailleerde voorraadtelling om verloren of overtollige voorraad te zien
• Voorraadhistorie om te zien wie een product heeft gedoneerd en wanneer
• Waarderapporten om een totale retailwaarde en potentiële winst op voorraad te geven

Voordelen:

• Laag maandabonnement
• Beoordeeld met 4.7 uit 5 sterren op G2
• Helpcentrum heeft video's en handleidingen in 17 verschillende talen
• Verander je mobiele telefoon in een POS-systeem, geen extra hardware vereist

Nadelen:

• Gratis plan bevat geen voorraad-tools
• Gebrek aan professionele hardware kan je kringloopwinkel minder professioneel laten lijken

Prijs: Gratis plan beschikbaar, maar om de geavanceerde functies voor voorraadbeheer te gebruiken moet je betalen. Dit begint bij € 25 per maand.

6. POS Nation

POS Nation biedt zowel POS-software als hardware om je kringloopwinkel te runnen. De POS-oplossing bevat functies voor voorraadbeheer zoals mix- en matchprijzen, voorraadwaarschuwingen en realtime tellingen. Er is geen limiet aan het aantal artikelen dat je kunt toevoegen.

De beste functies zijn onder andere:

• Onbeperkte SKU-tracking
• Hardware, waaronder touch-pc's, bonprinters en barcode-scanners
• Mix- en matchprijzen om klanten te stimuleren meer uit te geven
• Voorraadwaarschuwingen wanneer je veiligheidsvoorraad onder een bepaalde drempel valt
• Realtime voorraadtellingen en statistieken

Voordelen:

• Aanpasbaar
• Ondersteuning voor meerdere winkels
• Beoordeeld met 4.7 uit 5 op G2
• Hardware, software en betalingsverwerking gecombineerd
• 30 dagen geld-terug-garantie

Nadelen:

• Duur voor kleinere kringloopwinkels
• Afhankelijk van een sterke internetverbinding
• Interface kan in het begin moeilijk te navigeren zijn

Prijs: Het goedkoopste abonnement van POS Nation kost $ 149 (€ 127) per maand. Voor extra tools en de mogelijkheid om de voorraad over meerdere winkels te beheren, moet je hun prijscalculator gebruiken voor een op maat gemaakte offerte.

Unieke uitdagingen bij voorraadbeheer in kringloopwinkels

Hoge voorraadrotatie

Het is zeldzaam dat kringloopwinkels meerdere hoeveelheden van hetzelfde product verkopen. Artikelen komen vaak van donaties, wat betekent dat de voorraadrotatie hoog is. Artikelen worden vaak net zo snel verkocht als dat ze worden gedoneerd.

Hoge rotatie vereist dat je tijd besteedt aan het aanvullen van de voorraad, het prijzen van nieuwe goederen en het organiseren van ontvangst van voorraad, wat arbeidsintensief en tijdrovend kan zijn. Kwaliteitscontrole wordt ook een probleem als je geen systemen en processen hebt om de voorraad goed te keuren voordat deze te koop wordt aangeboden.

Laag winstpercentage

Ondanks dat kringloopwinkels voorraad gratis verkrijgen, is het niet altijd winstgevend. Sommige shoppers beschouwen kringloopwinkels als een goedkope hobby, iets om te doen als ze vrije tijd hebben, of als een manier om goedkope nieuwe kleding te krijgen. Anderen kopen in kringloopwinkels als een manier om goedkope voorraad te kopen die ze zelf kunnen hergebruiken of doorverkopen. Hoe dan ook, mensen zijn op zoek naar koopjes.

Vergeet niet dat het geld dat overblijft na de verkoop van een item nog geen pure winst is. Je hebt andere bedrijfskosten te dekken bij het runnen van een winkel, zoals huur, nutsvoorzieningen en salarissen van personeel. Zorg ervoor dat de verkoopprijs van je kringloopwinkel-voorraad een deel van deze vaste kosten dekt om winstgevend te blijven.

Donaties en sourcing

Kringloopwinkels zijn afhankelijk van donaties als een manier om goedkope voorraad te verkrijgen. Maar de bruikbaarheid van gedoneerde goederen kan sterk variëren. Mensen kunnen ongewenste zomerse artikelen aan het einde van het seizoen inleveren, waardoor je zomervoorraad ineens zes maanden moet opslaan totdat mensen klaar zijn om deze het volgende jaar te kopen.

Kwaliteitscontrole kan ook een probleem worden bij het beheren van de voorraad van je kringloopwinkel. Je kunt artikelen ontvangen die vuil of beschadigd zijn, wat ofwel moet worden schoongemaakt of weggegooid; twee taken waar je geen winst op zult maken.

Functies om naar te zoeken in voorraadsoftware voor kringloopwinkels

Als je niet zeker weet welk voorraadbeheersysteem je voor je kringloopwinkel moet gebruiken, vind je hieronder een handige checklist die ervoor zorgt dat je geselecteerde software toekomstbestendig is:

• Gebruiksvriendelijke interface. Hoe makkelijk is het om een specifiek item te vinden, de voorraadaantallen te wijzigen en bestellingen af te rekenen? Gebruiksvriendelijke interfaces zijn efficiënter. Je kunt basistaken in een fractie van de tijd voltooien die het op een complexer systeem zou kosten.
• Realtime voorraadtracking. Houd je voorraadgegevens up-to-date met realtime tracking over alle verkoopkanalen. Als iemand naar een product online kijkt en later naar de winkel komt om het te kopen, wil je niet dat het een verspilde reis is omdat het item de dag ervoor is verkocht.
• Donatie tracking mogelijkheden. Stroomlijn hoe je voorraad binnenhaalt en goedkeurt met functies voor donatie tracking. Je kunt zien wie elk product heeft gedoneerd, wanneer, het lid van het personeel dat het heeft goedgekeurd, en of het voldoet aan je kwaliteitscriteria voordat je het product te koop aanbiedt.
• Voorraad-categorisatie. Categorieën maken het makkelijker voor klanten om artikelen te kopen die ze zoeken, en voor verkoopteams om artikelen op je POS-systeem af te rekenen. Zoek naar software voor voorraadbeheer die je in staat stelt om aangepaste categorieën te maken en producten aan hen toe te wijzen.
• Barcode-scanning en tagging. Kringloopwinkels hebben zelden twee exemplaren van hetzelfde item, dus het kan moeilijk zijn om te weten hoe je het product in je IMS hebt getagd. Zoek naar software die barcodes ondersteunt, inclusief scanhardware en labelprinting, om artikelen makkelijk te lokaliseren in je voorraadbeheer en POS-systeem.
• Verkoop- en voorraadrapportage. Verkooprapporten vertellen je welke voorraad wel en niet verkoopt, zodat je slimmer kunt beslissen bij het accepteren van donaties. Voorraadrapporten tonen ook de omloopsnelheid, voorraadwaarderingen en krimprapporten om het grotere plaatje te zien.
• Multi-channel integratie. Als je ook een item verkoopt via Instagram, Facebook, pop-up winkels en je online winkel, zoek dan naar tools die de voorraadgegevens van de kringloopwinkel uit alle verkoopkanalen kunnen samenvoegen.
• Mobiele toegankelijkheid. Klanten kunnen vragen of je een bepaald product op voorraad hebt zonder naar de kassa te gaan. Een voorraadbeheersysteem dat integreert met mobiele hardware, zoals POS Go, kan hen een direct antwoord geven.
• Schaalbaarheid. Het laatste wat je wilt doen is al je voorraadgegevens naar een nieuw systeem verplaatsen als je het oude bent ontgroeid. Kies een IMS dat alle functies biedt die je in de toekomst nodig zou kunnen hebben, ook al heb je ze nu nog niet nodig.

Hoe beheer je de voorraad van een kringloopwinkel?

Voer regelmatig voorraadcontroles uit

Een voorraadcontrole verifieert of de gegevens die in je kringloopwinkel IMS zijn opgeslagen nauwkeurig en up-to-date zijn. Het kan helpen om onvolledigheden op te sporen en te zien of er artikelen ontbreken, wat kan wijzen op grotere problemen zoals winkeldiefstal.

Er zijn verschillende manieren om een voorraadcontrole uit te voeren. De meest populaire methoden zijn:

• Volledige cyclustelling. Tel ieder item in je kringloopwinkel, inclusief de voorraad op de winkelvloer en in je magazijn. Barcode-scanners, vooral die integreren met je IMS, helpen om de nauwkeurigheid te verbeteren.
• Deeltelling. Als je geen tijd hebt om al je voorraad te tellen, of je het liever in meer beheersbare delen doet, segmenteer je je kringloopwinkelvoorraad (zoals t-shirts of accessoires) en registreer je de beschikbare producten voor verkoop.

Als je je voorraad hebt geteld met een van deze methoden, voeg je de gegevens toe aan je voorraadbeheersysteem voor de kringloopwinkel. Onderzoek eventuele verschillen tussen de geregistreerde en werkelijke hoeveelheden. Dit kan betekenen dat je de voorraad opnieuw moet tellen of mogelijke diefstal moet evalueren. Dit kan je helpen om te voorkomen dat je artikelen die niet op voorraad zijn adverteert en om voorraadkrimp te minimaliseren.

Gebruik dynamische prijsmodellen

Als eigenaar van een kringloopwinkel kan het moeilijk zijn om te bepalen wat een item waard is. Daarom is vaste prijsstelling, waarbij het item dezelfde verkoopprijs heeft totdat het is verkocht, niet altijd de beste keuze.

Dynamische prijsstelling betekent echter dat de verkoopprijs kan fluctueren, afhankelijk van:

• Het seizoen
• Klantvraag
• Veranderingen in aanbod
• Voorraadniveaus
• Hoe lang het op de plank heeft gelegen
• Marktomstandigheden

Je doet wat onderzoek en ontdekt dat vergelijkbare items voor ongeveer € 40 op eBay worden verkocht. Je voorraadbeheersysteem laat ook zien dat mensen zelden meer dan € 30 aan een enkel item in je kringloopwinkel uitgeven. Dynamische prijsstelling stelt je in staat om de prijs te verlagen naar ongeveer €34: iets meer dan de gemiddelde shopper uitgeeft, maar nog steeds een betere deal dan ze op eBay zouden vinden.

Organiseer promoties en verkopen

Het mooie aan kringloopwinkelvoorraad is dat je break-evenpunt laag is. Je hebt het product waarschijnlijk gratis gekregen via een donatie, wat je veel ruimte geeft om te experimenteren met verkopen en promoties. Deze aanbiedingen geven mensen een sterke prikkel om je producten te kopen en meer in de winkel uit te geven.

Voorbeelden van populaire aanbiedingen die je in je kringloopwinkel kunt organiseren zijn onder andere:

• Koop er één, krijg er één gratis
• € 5 korting op aankopen voor nieuwe klanten
• Tijdgebonden kortingen, zoals “alleen dit weekend 25% korting!”
• Voorwaardelijke aanbiedingen, zoals € 5 korting op elke bestelling boven de € 50
• Een percentage korting voor terugkerende klanten dat toeneemt naarmate ze meer uitgeven
• Bundelkortingen, zoals een t-shirt en handtas voor € 50 (in plaats van € 65 apart gekocht)

Vergeet niet dat je andere kosten hebt die verband houden met je kringloopwinkel, zoals salarissen, huur, nutsvoorzieningen en de kosten van je POS-systeem. Zorg ervoor dat je altijd een deel van deze vaste kosten kunt dekken wanneer je overweegt om kortingen te geven.

Organiseer de voorraad in je magazijn

Als je een kleine kringloopwinkel runt, kan beperkte opslagruimte een probleem worden. Het is niet ongebruikelijk dat magazijnen een ongeorganiseerde rommel worden, met goedgekeurde items naast gedoneerde voorraad die nog een kwaliteitscontrole moeten ondergaan. Het kost maar één fout om dit defecte product op de planken te zetten.

Implementeer strikte regels voor het beheer van je voorraad om te voorkomen dat rommel de winkelervaring van je klanten beïnvloedt. Dat kan betekenen:

• Een duidelijke, gelabelde sectie voor binnenkomende voorraad die nog niet is goedgekeurd
• Kwaliteitscontrole-instructies die aan de muur zijn geplakt naast een werkruimte voor eenvoudige referentie
• Plankunits die goedgekeurde voorraad categoriseren
• Kleurgecodeerde prijslabels om dure voorraad van goedkopere items te scheiden
• Een aangewezen sectie voor dode voorraad, apart van je goedgekeurde voorraad
• Wekelijkse taken toewijzen aan elk teamlid, zoals het uitvoeren van plankcontroles en voorraadtellingen

Wissel en vernieuw de voorraad van je kringloopwinkel

Niet-verkochte voorraad kan leiden tot verveling bij klanten en een daling van de verkopen. De ervaring moet elke keer leuk en spannend zijn wanneer iemand je kringloopwinkel bezoekt, dus wissel regelmatig je voorraad om en vernieuw deze om klanten aan te moedigen terug te komen.

Voorraadrotatie stelt je ook in staat om specifieke items te tonen wanneer ze in hoge vraag zijn. Het is bijvoorbeeld zeldzaam dat mensen in de zomer winterkleding kopen, dus verplaats jassen en sjaals terug naar je magazijn om ruimte te maken voor zomerjurken en t-shirts in je displays.

Betrek de lokale gemeenschap bij het verkrijgen van voorraad

Kringloopwinkels zijn sterk afhankelijk van hun lokale gemeenschap. De voorraad die je verkoopt is alleen zo goed als de voorraad die wordt gedoneerd.

Als je tekortschiet in voorraad of goederen van hogere kwaliteit nodig hebt, kun je:

• Inleverpunten plaatsen in scholen, supermarkten of op parkeerplaatsen
• Een fundraiser organiseren met andere winkels in je omgeving
• Een donatiecampagne doen door persaandacht te krijgen in je lokale krant
• Lokale detailhandelaren vragen om onverkochte of geretourneerde voorraad aan je kringloopwinkel te doneren
• Gemeenschaps-evenementen plannen, zoals technologieworkshops voor kinderen, waarbij klanten oude producten moeten doneren om deel te nemen

Gebruik software voor voorraadbeheer

Voorraadbeheer is tijdrovend en vervelend. Wanneer je software gebruikt om voorraadtaken uit te voeren, verklein je echter de kans op menselijke fouten die je gegevens kunnen verstoren. Het bespaart ook tijd: software-toepassingen kunnen taken veel sneller uitvoeren dan mensen.

Dat kan betekenen:

• POS-systemen om verkopen te volgen en betalingen te verwerken
• Analytics-apps om waardevolle inzichten te krijgen over hoe je kringloopwinkel presteert en weloverwogen beslissingen te nemen over welke items prioriteit hebben
• Voorraadwaarschuwingen en veiligheidsdrempels om voorraadtekorten te voorkomen (bijvoorbeeld met Stocky)
• Barcodesystemen om snel productgegevens te vinden en artikelen aan de kassa af te rekenen

Beheer de voorraad van je kringloopwinkel als een professional

Voorraad is moeilijk om onder de knie te krijgen wanneer je de eigenaar bent van een kringloopwinkel die snel voorraad ontvangt zonder een gegarandeerde vervanging. Wanneer je dit aspect echter beheerst, zal het beheer van je voorraad als een fluitje van een cent aanvoelen. Je zult tijd vrijmaken die je anders zou besteden aan het uitvoeren van voorraadopnames en het verwerken van donaties, waardoor je meer ruimte in je hoofd hebt om grotere projecten aan te pakken die je kringloopwinkel laten groeien.