Recordverkopen zijn het doel van elke periode met feestdagen. Maar zelfs als de bestellingen binnenstromen, moet je nog steeds zorgen voor een goed georganiseerd verzend- en afhandelingsproces.
Gelukkig is dat een luxeprobleem — en wij helpen je erbij. In deze gids vind je onmisbare verzendtips om tijdens de feestdagen een soepele, klantgerichte verzend ervaring neer te zetten.
10 handige tips voor verzending rond de feestdagen
- Breng je verzend- en leveringsproces in kaart
- Zorg voor verzend- en verpakkingsmaterialen
- Ken en bereid je voor op de deadlines voor de feestdagen
- Stel je verzend- en levering strategie vast voordat het seizoen start
- Label producten duidelijk en nauwkeurig
- Maak verzenddata, prijzen en leveringsopties duidelijk voor klanten
- Bereid je voor op retouren
- Laat klanten hun order status volgen
- Bereid je voor om de verwachtingen van klanten te managen
- De meest voorkomende oorzaak van vertragingen rond de feestdagen
1. Breng je verzend- en leveringsproces in kaart
Het is belangrijk dat je precies weet hoe je verzend- en leveringsproces eruit ziet — en een globaal idee in je hoofd is niet genoeg. Idealiter leg je dit proces ergens vast in je backoffice, zodat het hele team erbij kan als dat nodig is.
Zelfs als je je verzendstrategie zorgvuldig hebt uitgewerkt,is het slim om te controleren of die nog goed aansluit op de drukte tijdens de feestdagen. De situatie kan snel veranderen.
Wil je inzicht krijgen in je huidige proces? Let dan eens goed op de volgende bestellingen die je verstuurt, of vraag je team om input als zij verantwoordelijk zijn voor de afhandeling. Schrijf elke stap uit en geef een schatting van hoe lang die duurt.
Dit kan er als volgt uitzien:
- Bekijk alle open bestellingen op één plek vanuit het Bestellingen tabblad in Shopify. (1 minuut)
- Organiseer bestellingen op basis van leveringsgebied en -methode, zoals lokale levering of afhalen in de winkel. (2 minuten)
- Kies de benodigde voorraad voor elke bestelling op basis van de leveringsmethode. (3 minuten)
- Print pakbonnen in bulk of gebruik de Shopify mobiele app om de producten voor elke bestelling te bekijken. (2 minuten)
- Haal de juiste verpakkingen en eventuele extra's, zoals merkmaterialen, kortingsbonnen of gratis testers. (1 minuut)
- Bulk print verzendlabels in de Shopify-admin voor de bestellingen die je gaat afhandelen. (1 minuut)
- Stel een “assemblagelijn” in voor je pakbonnen, voorraad, verpakkingen, extra's en verzendlabels. (2 minuten)
- Verpak elke bestelling met de pakbon, voorraad en extra's. Seal en label vervolgens elk pakket. (5 minuten)
- Bevestig een verzendlabel aan elk pakket. (2 minuten)
Terwijl je het proces uitschrijft, let dan op knelpunten of tijdverspilling. Zijn er stappen die je sneller of efficiënter kunt maken? Een minuut besparen per bestelling lijkt weinig, maar bij 10 bestellingen per dag levert dat al snel extra tijd op.
Verstuur je dagelijks meerdere bestellingen? Dan is het misschien tijd om je fulfilment uit te besteden. Door je voorraad naar het Shopify Fulfillment Network te sturen, worden je orders automatisch gepickt, verpakt en verzonden. Zo houd je meer tijd over om aan je bedrijf te bouwen. Leer meer over het Shopify Fulfillment Network.
Het Shopify Fulfillment Network beheert je verzendstrategie op drie belangrijke gebieden.
Bespaar tijd door verzendlabels in bulk te kopen en te printen
Om tijd te besparen bij het verwerken van bestellingen, kun je in Shopify meerdere verzendlabels tegelijk kopen en printen. Zo kun je efficiënter werken én profiteren van lagere, vooraf onderhandelde verzendtarieven bij bekende vervoerders wanneer je via Shopify verzendt.
Begin op de pagina Bestellingen en selecteer de bestellingen die je wilt afhandelen. Klik vervolgens op Verzendlabels maken. Je ziet dan een overzicht van alle verzendopties, prijzen en details voor de geselecteerde bestellingen. Hier kun je de benodigde informatie invullen en direct verzendlabels aanschaffen en printen.
Lees meer over het printen in bulk in Shopify
Stel Lokale Levering of Lokale Afhaalpunten in voor lokale klanten
Opties zoals lokale levering en lokale afhaalpunten stellen je in staat om verbinding te maken met je lokale markt, waardoor je meer controle hebt en minder afhankelijk bent van externe partijen.
Shopify Lokale Levering instellen is makkelijk. Met de bijbehorende Shopify Lokale Levering-app kun je geoptimaliseerde routes plannen en delen om leveringen soepeler te laten verlopen. Wanneer het tijd is om te bezorgen, kunnen bezorgers de app ook gebruiken op iOS of Android om routebeschrijvingen te bekijken en meldingen en updates over de leverstatus te ontvangen.
Bied je liever een afhaalmogelijkheid aan? Dan kun je klanten laten kiezen voor afhalen aan de deur of bij een lokaal afhaalpunt. Dit is een handige manier voor klanten om verzendkosten te vermijden én hun bestelling sneller in huis te hebben. Denk hierbij aan afhalen in de winkel, aan de straatkant of een andere locatie die jij bepaalt.
Overweeg routering van bestellingen om de levertijden te versnellen
Het routeren van bestellingen houdt in dat je regels instelt om zendingen automatisch naar het dichtstbijzijnde fulfilmentcentrum te leiden. Dit betekent dat bestellingen worden verwerkt en verzonden vanuit het dichtstbijzijnde magazijn, waardoor de levertijd en kosten worden verminderd.
2. Zorg voor verzend- en verpakkingsmaterialen
Nu is het tijd om te controleren of je genoeg verzend- en verpakkingsmaterialen in huis hebt om het aantal verwachte bestellingen tijdens de feestdagen aan te kunnen. Het laatste wat je wilt, is ontdekken dat je halverwege je openstaande orders zonder plaketiketten zit. Vul je voorraad aan als je met een desktopprinter werkt, of upgrade nu alvast naar een thermische printer om problemen later te voorkomen. Bestel je verpakkingsmaterialen ook ruim van tevoren — Nederlandse ondernemers kunnen zich bijvoorbeeld voorbereiden door verpakkingen aan te vragen bij PostNL.
Overweeg ook om extra services aan te bieden, zoals cadeauverpakking. Dit kan klanten stimuleren om meer te besteden tijdens de feestdagen, maar het is belangrijk om van tevoren te zorgen dat je hier voldoende materialen voor hebt.
Shopify-ondernemers kunnen een cadeauverpakking aan hun winkelwagentje toevoegen of een app zoals Gift Wrap Plus gebruiken.
3. Ken en bereid je voor op de deadlines voor de feestdagen
Vervoerders publiceren elk jaar nieuwe verzend deadlines voor de feestdagen om ervoor te zorgen dat pakketten op tijd aankomen. Veel vervoerders maken hun schema’s geleidelijk bekend, maar houd er rekening mee dat leveringen tijdens de feestdagen vertraging kunnen oplopen — door drukte in de e-commerce en mogelijke verstoringen in de supply chain.
Zorg dus dat je op de hoogte bent van de deadlines van je vervoerders en neem deze mee in de levertijden die je communiceert aan klanten.
4. Stel je verzend- en levering strategie vast voordat het seizoen start
De volgende stap is het bepalen van de klantgerichte details, en nog specifieker: wat ga je rekenen voor verzending? De drie meest voorkomende opties zijn gratis verzending, verzendkosten met een vast tarief en verzending tegen exacte kosten. Hieronder vind je enkele tips om te bepalen wat het beste past bij jouw winkel.
Gratis verzending
Onverwachte verzendkosten zijn de nummer één reden waarom mensen hun winkelwagentjes verlaten. Gratis verzending aanbieden kan zorgen voor een hogere conversieratio, maar is niet altijd voordelig, zelfs niet met gereduceerde verzendtarieven via vervoerders, en kan ten koste gaan van je marges. Bereken daarom goed wat je moet dekken, inclusief de kosten voor het verzenden van je zwaarste artikelen naar de verst gelegen locaties.
Overweeg om een kortingscode voor gratis verzending naar je huidige klanten te sturen om herhaalaankopen aan te moedigen, of bied gratis verzending aan boven een bepaalde orderwaarde om je gemiddelde orderwaarde te verhogen. Let op de verzend deadlines: als je alleen gratis standaard verzending aanbiedt, zorg er dan voor dat je de verwachte levertijden duidelijk communiceert.
Voordelen:
- Verhoogt het aantal bestellingen en conversies
- Voldoet aan de verwachtingen van klanten
- Verhoogt de klantloyaliteit
- Geeft een concurrentievoordeel
Nadelen:
- Je moet mogelijk je prijzen verhogen om de verzendkosten te compenseren
- Goedkopere verzendopties zijn vaak langzamer
Verzending met een vast tarief
Als je een deel van de verzendkosten wilt dekken, maar verrassingen bij het afrekenen wilt vermijden, dan is een vast tarief een goede oplossing. Je stelt een prijs in die meestal je verzendkosten dekt, en in sommige gevallen ook voor duurdere verzendingen of grotere artikelen.
Verzending met een vast tarief leidt vaak tot een hogere conversie dan tarieven die per vervoerder worden berekend. Klanten weten vooraf precies wat de verzendkosten zijn, en jij kunt alsnog het grootste deel van de kosten terugverdienen.
Voordelen:
- Geen verrassingen bij het afrekenen
- Consistente prijzen
- Duidelijkheid en transparantie over verzendkosten
Nadelen:
- Je moet mogelijk een deel van de kosten zelf betalen
- Kan duur zijn bij het verzenden van grotere, zwaardere artikelen
- Klanten betalen mogelijk niet de laagste prijs
Verzending tegen exacte kosten
Verzending tegen exacte kosten stelt klanten in staat om precies te zien wat het kost om hun bestelling te verzenden en dit te betalen wanneer ze afrekenen. Ze krijgen dezelfde korting bij andere vervoerders die beschikbaar zijn voor jou als Shopify-ondernemer wanneer je je bestellingen met Shopify Shipping afhandelt (niet beschikbaar in Nederland).
Voordelen:
- Ook geschikt voor zwaardere artikelen die meer kosten om te verzenden
- Transparantie over verzendkosten
- De klant betaalt het exacte bedrag om hun producten te verzenden
Nadelen:
- Kan klanten afschrikken om grotere artikelen te kopen
- Extra tools moeten implementeren bij het afrekenen om verzendkosten te berekenen
Breng bestellingen naar je lokale klanten
Voor klanten in de buurt kun je extra opties bieden om hun bestellingen te ontvangen. Dit versnelt de levertijd en zorgt voor een betere ervaring, terwijl je met gratis of goedkope lokale bezorg- en afhaalopties meer verkopen in de buurt kunt stimuleren.
Klanten kunnen verzendkosten vermijden door hun bestelling op te halen in de winkel, aan de straatkant of op een andere door jou gekozen locatie.
Voordelen:
- Vermijd vertragingen
- Lagere kosten
- Handig en flexibel
Nadelen:
- Potentiële verwarring over bezorg-/afhaallocaties
- Een extra stap voor klanten om door te gaan
Internationale verzending
Internationaal verzenden kan deuren openen naar nieuwe markten, maar vereist wel dat je op de hoogte bent van douane en belastingregels in elk land waar je verkoopt. Misschien verzend je nu nog niet internationaal omdat het ingewikkeld lijkt, maar het hoeft niet moeilijk te zijn.
Met Shopify Shipping kun je al gebruik maken van verschillende vervoerders. Hiermee krijg je toegang tot snelle, wereldwijde diensten, onderhandelde verzendtarieven en verzending naar meer dan 220 landen en gebieden. Koop je je internationale verzendlabels via Shopify, dan worden de douanedocumenten automatisch voor je gegenereerd.
Let op: Shopify Shipping is niet beschikbaar in Nederland
Voordelen:
- Breid je bereik uit naar andere markten
- Verkoop meer producten
- Verkrijg een concurrentievoordeel
Nadelen:
- Douane en belastingregels kunnen complex zijn
- Mogelijke vertragingen die buiten jouw macht liggen
- Retouren kunnen moeilijker zijn
5. Label producten duidelijk en nauwkeurig
Je verzendlabels zijn de sleutel tot een succesvolle verzendstrategie. Ze bevatten alle informatie die een vervoerder nodig heeft om ervoor te zorgen dat de producten op tijd en binnen budget op hun eindbestemming aankomen. Versnel dit proces door ervoor te zorgen dat je producten en pakketten duidelijk en nauwkeurig zijn gelabeld met de juiste informatie. Minimaal moeten je labels de postcode, het land, het volgnummer, de verzenddatum, het adres en het gewicht bevatten.
Het toevoegen van een nauwkeurig gewicht aan elk van je producten helpt klanten om tijdens het afrekenen een correcte verzendprijs te zien. Dat is niet alleen prettig voor hen, maar ook voor jou: je kunt sneller de juiste verzendlabels printen, omdat je het gewicht tijdens het afhandelen niet hoeft aan te passen of te corrigeren.
Moet je erachter komen hoeveel elk product weegt? Bestel dan een postweegschaal.
6. Maak verzenddata, prijzen en leveringsopties duidelijk voor klanten
We weten dat onverwachte verzendkosten je conversieratio's kunnen schaden, maar “Hoeveel gaat het kosten?” is niet de enige dringende vraag die je klanten hebben over verzending tijdens het drukke feestseizoen. Even belangrijk is “Komt mijn bestelling op tijd aan?”
Wees niet bang om deze vragen uitgebreid te beantwoorden. Duidelijke communicatie over verzendinformatie is essentieel voor klanten die overwegen om bij je te kopen.
💡TIP: Het weergeven van verzendtijden bij het afrekenen kan de conversie van winkelwagentjes verhogen, duidelijkheid bieden en het vertrouwen van klanten versterken. Lees hoe je verzendtijden rechtstreeks vanuit je Shopify-admin toevoegt.
Een goed voorbeeld is deze e-mail van Portrait Coffee waarin klanten duidelijk worden herinnerd aan de laatste dag waarop ze kunnen bestellen om hun pakket op tijd te ontvangen voor de feestdagen.
Portrait Coffee herinnert shoppers aan hun laatste dag om te bestellen voor de feestdagen door te linken catalogus.
Manieren om verzendinformatie en deadlines te communiceren
Naast e-mail zijn er meerdere manieren om deze informatie onder de aandacht te brengen tijdens de periode rond de feestdagen:
- Voeg een banner toe. Laat verzendkosten, -opties en deadlines zien op een banner in je webshop.
- Gebruik een pop-up. Laat klanten weten wanneer je verzenddeadline is door middel van een pop-up.
- Voeg een homepage-afbeelding toe. Of een blok dat al je verzendinformatie duidelijk communiceert.
- Deel op sociale media. Laat je volgers weten wat je uiterlijke verzenddata zijn op social media.
- Stuur een e-mail herinnering. Laat abonnees weten wanneer ze moeten bestellen.
- Werk je FAQ-pagina bij. Beantwoord de meest voorkomende vragen omtrent verzending op één plek.
Naast je website, productpagina’s en checkout-pagina is het belangrijk om klanten verschillende manieren te bieden om hun vragen te beantwoorden. Denk aan e-mail of social media, live chat, een verzendbeleid pagina en een helpcentrum of FAQ.
Maak een pagina met verzendbeleid
Veel klanten bekijken de verzend- of FAQ-pagina van een winkel als ze vragen hebben over verzending. Door daar de juiste informatie te geven, bespaar je tijd voor zowel je klanten als je supportteam. Het opzetten van zo’n pagina is eenvoudig. Maak een nieuwe pagina aan in je webshop, voeg een link toe in de footer en zorg dat je de volgende onderwerpen behandelt:
- Het volgen van zendingen
- Verzendopties en levertijden
- Retouren en terugbetalingen
- Douane en beschikbaarheid van internationale verzending
- Verloren of beschadigde pakketten
De details zullen afhangen van je bedrijf, je producten en je marges, maar het hebben van één centrale locatie om je klanten naar te verwijzen is de eerste stap in het proactief beheren en voorkomen van terugkerende vragen over verzending.
7. Bereid je voor op retouren
Rond en na de feestdagen kunnen ondernemers rekenen op de meeste retouren, namelijk in december, januari en februari. Dit komt door de toename in bestellingen rondom de feestdagen. Het gemiddelde retourpercentage tijdens de feestdagen is doorgaans 30%, wat een stijging van 10% is vergeleken met de rest van het jaar.
Er zijn drie manieren om de kosten van retourlabels af te handelen:
- Je klant betaalt de kosten van retourverzending
- Jij betaalt de kosten van retourverzending
- Een combinatie van beide
Welke strategie het best bij je past, hangt af van je marges en je verwachte retourpercentage. Maar houd er rekening mee dat het aantal retouren rond de feestdagen flink oploopt. Wat je ook kiest: communiceer je retourbeleid duidelijk — net zo helder als je verzendkosten. Dat voorkomt vragen en schept de juiste verwachtingen.
Je bestaande verzendbeleid pagina is de ideale plek om dit te doen. Beantwoord daar in elk geval deze twee vragen:
Wat kost het om een artikel te retourneren?
Gratis retourzending wordt steeds vaker als standaard gezien. Ook al is dat niet voor elk bedrijf haalbaar, het helpt om transparant te zijn over je retourvoorwaarden — of je nu een vast tarief, exacte kosten of gratis retour aanbiedt.
Bied je retouren, ruilen of beide aan?
Deze vraag van tevoren beantwoorden voorkomt teleurstelling later, zelfs als je niet van plan bent om een van beide opties aan te bieden. Zo weten klanten in ieder geval van tevoren.
Hier zijn een paar vervoerders die je in staat stellen om retour verzendlabels aan je klanten aan te bieden:
8. Laat klanten hun order status volgen
Na een aankoop willen klanten weten wanneer hun bestelling aankomt. Onderzoek toont aan dat klanten zich veel bezighouden met het volgen van een Track & Trace. Daarom is het essentieel om verzendinformatie zo vroeg mogelijk beschikbaar te maken voor elke bestelling.
Hoe beter je deze trackingopties communiceert, hoe minder vragen je ontvangt van bezorgde klanten. Door aan elke afgehandelde bestelling een trackingnummer toe te voegen, voorkom je veel e-mails. Je kunt ook ePacket-tracking aanbieden, zodat klanten zelf de status van hun bestelling kunnen volgen.
Je kunt ook een orderstatuspagina toevoegen aan je webshop. Nadat je een trackingnummer hebt toegevoegd, kunnen je klanten verzendupdates bekijken vanaf hun orderpagina.
9. Bereid je voor om de verwachtingen van klanten te managen
Het managen van klantverwachtingen is een belangrijk onderdeel van het verzendproces. Klanten willen zich gerustgesteld voelen, vooral als ze een groot bedrag hebben uitgegeven. Zorg daarom voor duidelijke en tijdige communicatie tijdens het hele verzendproces. Dit helpt niet alleen om huidige klanten tevreden te houden, maar vergroot ook de kans dat ze bij je terugkomen.
Hier zijn enkele methoden die je kunt inzetten om de verwachtingen van klanten te managen:
- Duidelijke communicatie. Blijf in contact met klanten gedurende het verzendproces.
- Wees transparant. Update klanten proactief over wijzigingen in hun bestellingen, of het nu gaat om een vertraging in de verzending of iets anders.
- Stel deadlines. Zorg ervoor dat klanten zich bewust zijn van je laatste verzenddatum als ze producten vóór de feestdagen willen ontvangen.
- Beantwoord veelgestelde vragen. Maak een speciale pagina op je site die veelgestelde vragen omtrent verzending behandelt.
- Bied een chatfunctie aan. Zet een chatbot in of regel extra ondersteunend personeel die met klanten kan communiceren en hen kan doorverwijzen naar verzend- en ordertracking informatie.
Apricoat’s chatbot beantwoordt klantvragen over verzendtijden en retourbeleid.
10. De meest voorkomende oorzaak van vertragingen rond de feestdagen
Soms gaan zelfs de beste plannen mis. Je kunt alles goed regelen en een sterke verzendstrategie opzetten, maar er blijven altijd factoren die je niet in de hand hebt, en die kunnen voor vertraging zorgen. Dit zijn de meest voorkomende oorzaken en wat je kunt doen om de impact te beperken:
Weersomstandigheden
Moeder Natuur houdt geen rekening met verzendingen van pakketjes (vooral in de winter). Slecht weer kan zendingen vertragen of, erger nog, volledig beschadigen. Vermijd slechte weersomstandigheden zoveel mogelijk door noodplannen op te stellen. Gebruik verschillende verzendmethodes en optimaliseer je routes om de meest risicovolle gebieden te vermijden.
Stijging in de vraag
Een stijging in de verkopen is uiteraard een goede zaak, maar het kan ook nadelen met zich meebrengen. Een piek in de bestellingen betekent dat je meer zendingen moet coördineren. Zorg voor voldoende verpakkingsmateriaal en wees flexibel met vervoerders. En misschien wel het belangrijkste: communiceer vroeg met je klanten als je vertragingen verwacht.
Personeelstekort
Supply chains ervaren nog steeds personeelstekorten. Hoewel dit grotendeels buiten je controle ligt, kun je de verwachtingen van klanten temperen door ze op de hoogte te houden. Informeer klanten proactief via e-mail of sms als er iets verandert, en blijf updates geven over hun bestelling.
Plan nu voor verzendsucces tijdens de feestdagen
Als klein bedrijf dat zich voorbereidt op de feestdagen, is het belangrijk om je logistiek goed op orde te hebben vóórdat het hoogseizoen begint. Dit zorgt voor een geweldige klantreis, en zal zeker helpen om de ervaring te stroomlijnen voor jou én iedereen die betrokken is bij het verwerken van verzendingen en bestellingen. Door nu te plannen, verklein je de kans op vertragingen, miscommunicatie of onverwachte problemen. En hoe soepeler alles verloopt, hoe groter de kans dat klanten tevreden zijn en later nog eens bij je terugkomen.
Veelgestelde vragen over verzending rond de feestdagen
Is verzending langzamer tijdens de feestdagen?
Ja, verzending is vaak langzamer tijdens de feestdagen doordat er in deze periode een hoger volume aan pakketten wordt verzonden.
Is verzending tijdens de feestdagen duurder?
Sommige vervoerders hanteren hogere tarieven tijdens het feestseizoen om de kosten van de toegenomen vraag te dekken. Dit verschilt per vervoerder, maar meestal stijgen de prijzen naarmate je dichter bij de verzend deadline komt.
Waarom zijn zendingen vertraagd?
Vertragingen kunnen verschillende oorzaken hebben. De meest voorkomende zijn slechte weersomstandigheden, een piek in de vraag en personeelstekorten. Ook kan het zijn dat een artikel niet op voorraad is of dat er problemen zijn in het productieproces.
Wanneer is de laatste dag om te verzenden voor de kerst?
De verzenddeadline hangt af van de vervoerder en de verzendoptie die je kiest. Controleer de website van je vervoerder voor de exacte cut-off data om er zeker van te zijn dat je bestellingen op tijd aankomen.
