Sistema de gestión de inventarios: la guía definitiva

Independientemente del tamaño de tu negocio, todos los minoristas necesitan llevar un control de sus productos y asegurarse de que tienen suficiente stock para satisfacer la demanda de pedidos. El sistema de gestión de inventarios (o SGI) es una herramienta que ayuda exactamente a esto, te permite organizar y gestionar tus productos a lo largo de la cadena de suministro.

Tu software de gestión de inventarios debe mantener tus niveles de stock y facilitar el envío de productos a los clientes. Las plataformas modernas reducen los procesos manuales, ahorrando tiempo y disminuyendo el riesgo de errores humanos. También se integran con otros sistemas minoristas, ya sea con la administración de tu tienda Shopify o con tu programa de contabilidad preferido.

A medida que tu negocio crece, no querrás gestionar pedidos con un montón de hojas de cálculo y aplicaciones improvisadas. En su lugar, utiliza uno de estos sistemas de gestión de inventarios de primera clase, que mantienen todos tus datos de ventas en un solo lugar.

¿En qué consiste un sistema de gestión de inventarios?

Un sistema de gestión de inventarios ofrece a los comerciantes una forma integrada de monitorizar y mantenerse informados sobre su stock.

Estos programas realizan un seguimiento al inventario, los pedidos y el cumplimiento entre una tienda, sus clientes y sus proveedores.

Las empresas de comercio electrónico de alto volumen utilizan sistemas digitales de gestión de inventarios (SGI) para evitar rupturas de stock, sobreventa y optimizar el cumplimiento para los tiempos de entrega más cortos posibles.

Centralizar los datos de inventario también es útil para las empresas que venden a través de múltiples canales (tanto online como offline).

Las marcas que utilizan múltiples almacenes o tienen demandas de kitting, donde los pedidos contienen artículos procedentes de diferentes ubicaciones, pueden aprovechar un SGI para mantenerse organizadas.

¿Qué buscar en un software de gestión de inventarios?

La mayoría de los sistemas de gestión de inventarios líderes incluyen estas 7 funcionalidades:

1. Monitorización de inventario

Los sistemas de gestión de inventarios aseguran que haya suficiente stock para satisfacer los pedidos de los clientes. Un SGI alertará a los gestores cuando los niveles de stock sean bajos y automatizará los pedidos a mayoristas antes de que un producto se agote.

2. Control de inventario

Las medidas de control de inventario ayudan a optimizar el espacio de almacenamiento y asignar recursos financieros a tu stock.

3. Sincronización de las ventas multicanal

Los SGI sincronizan la entrada de datos de inventario a través de múltiples canales de venta, para que no necesites estimar los niveles de stock.

4. Informes y análisis completos

Las herramientas avanzadas de estadísticas, informes y analíticas destacan qué productos tienen el mayor y menor volumen de ventas. Estos conocimientos basados en datos pueden influir en futuros pedidos de stock.

5. Previsión de volumen

Utilizando datos históricos, los SGI pueden hacer pronósticos y previsiones precisas sobre el volumen de ventas probable durante un período específico.

6. Generación de órdenes de compra

Los SGI te permiten generar y enviar órdenes de compra a los proveedores, con ciertos sistemas que ofrecen capacidades automatizadas para la creación y envío de órdenes de compra como un POS.

7. Sincronización entre múltiples almacenes

Sincronizar los datos de inventario en todos los almacenes del minorista asegura que los niveles de stock se mantengan precisos.

6 mejores sistemas de gestión de inventarios en 2025

1. Stocky
2. NetSuite: Software de gestión de inventario
3. ShipHero
4. Thrive by Shopventory
5. Katana
6. Cin7 Core

Elegir un sistema de gestión de inventarios puede parecer abrumador. Con tantas opciones disponibles, ¿cómo seleccionas una con las funcionalidades adecuadas para tu negocio?

Para ayudarte a encontrar una solución, el Programa de Partners de Shopify Plus ha evaluado a estos proveedores de SGI, así que considera esta lista de seis plataformas como un punto de partida en el que puedes confiar:

1. Stocky

Ideal para usuarios de Shopify POS y para quienes utilizan un SGI por primera vez.

Stocky es el sistema de gestión de inventarios de Shopify, lo que lo convierte en la opción ideal para los comerciantes que utilizan Shopify POS. Si vendes en persona, Stocky actuará como tu SGI, manejando el control de inventarios para que puedas concentrarte en las ventas.

También puedes usar Stocky para crear y gestionar órdenes de compra para reabastecer tu inventario antes de que se agote. Ofrece una variedad de análisis consistentes que te ayudarán a entender qué SKU está teniendo un buen rendimiento y proporcionan otros conocimientos para aportar información a tu estrategia de ventas. Además, Stocky gestionará el inventario a través de canales de ventas en línea como Amazon y eBay.

Para las empresas que no están listas para invertir en un SGI externo, pero quieren dejar de actualizar manualmente el stock en una hoja de cálculo, Stocky es una solución ideal.

Funcionalidades de Stocky

• Crea y gestiona órdenes de compra desde un solo lugar
• Previsión de demanda simplificada basada en la tasa de ventas
• Capacidad de transferencia de inventario fácil
• Informes y análisis detallados

2. NetSuite: Software de gestión de inventario

Ideal para grandes empresas que operan en múltiples almacenes.

NetSuite: Software de gestión de inventario es parte de la suite de gestión empresarial ERP de Oracle. Es un sistema multicanal que muestra una visión en tiempo real de tu inventario a través de múltiples ubicaciones. Monitorizando y cumpliendo pedidos a través de tiendas minoristas, tiendas emergentes, 3PL, almacenes y más, cubre toda la operación.

Puedes realizar un seguimiento a tus actividades a través de cada parte de un pedido en detalle granular para ver dónde podrían ocurrir ineficiencias. O puedes obtener una visión más amplia y monitorizar el inventario basado en la planificación de la demanda y previsiones de ventas. NetSuite está disponible para clientes con una tarifa de licencia anual y un cargo único de configuración.

Funcionalidades del software de gestión de inventario de NetSuite

• Se integra con Shopify a través de la aplicación NetSuite ERP Connector.
• Visibilidad de inventario en tiempo real a través de almacenes, tiendas minoristas y 3PL.
• Asigna automáticamente tareas de conteo de inventario al personal de planta para mejorar la precisión del inventario.
• Gestiona el inventario utilizando seguimiento por lotes y números de serie.

3. ShipHero

Ideal para negocios en crecimiento y marcas de alto volumen.

ShipHero es un sistema de gestión de inventarios multicanal que asegura que tu inventario esté siempre sincronizado. Al proporcionar información en tiempo real sobre los niveles de stock, agotamientos y reabastecimientos, garantiza que no te sorprendan durante los períodos de alta demanda.

El lado de SGI de ShipHero funciona junto a su software de gestión de almacenes, ofreciendo asignación de pedidos entre múltiples almacenes, seguimiento de lotes, códigos de expiración, y más. Una variedad de funciones de automatización facilita la vida de quienes gestionan tareas recurrentes.

Por su consistente conjunto de funcionalidades, ShipHero tiene un coste mensual considerable. El plan estándar para marcas comienza en $1.995 al mes (unos 1.700 €).

Funcionalidades de ShipHero

• Integración con Shopify.
• Selección de pedidos desde el móvil, comparación de tarifas de transportistas en tiempo real y envío masivo.
• Paneles de control personalizados con informes como eficiencia de preparadores, coste de los productos vendidos (COGS) y ventas por SKU.
• Reconocimiento de códigos de barras, escaneo de tickets y RFID.
• Gestión multicanal.

4. Thrive by Shopventory

Ideal para marcas de retail, alimentos y ropa que venden en línea y en tienda.

Thrive by Shopventory es un sistema de gestión de inventarios centralizado basado en la nube que te permite gestionar y sincronizar múltiples tiendas y ubicaciones. Los datos se actualizan en tiempo real y tu inventario puede integrarse con sistemas de POS y comercio electrónico.

Cuenta con sólidas funciones de automatización, incluyendo órdenes de compra (para que sepas cuándo los artículos de inventario alcanzan niveles mínimos/máximos) y balanceo de inventario entre ubicaciones. 

También tiene aplicaciones nativas para iOS y Android, ofreciendo la función de escaneo de códigos de barras para que puedas verificar el inventario disponible en tu dispositivo móvil.

Thrive by Shopventory destaca en cuanto a datos de inventario precisos, entre las que se encuentran un conjunto rico de herramientas de informes, que te ayuda a entender qué está sucediendo con tu stock a lo largo de la cadena de suministro. 

Por ejemplo, puedes ver cuántos artículos tienes en las estanterías, una comparativa de tus resultados de este Black Friday con el del año pasado, o lo rentable que es una determinada gama de productos.

Funcionalidades de Shopventory

• Informes por ubicación y canal.
• Órdenes de compra automatizadas.
• Facturación directa a clientes.
• Inventarios simplificados.
• Se integra con Shopify, Shopify POS, Square, Clover y Google Shopping.

5. Katana

Ideal para pequeños fabricantes que venden sus propios productos terminados.

Katana es un sistema de gestión de inventarios diseñado para gestionar el proceso de fabricación junto con el cumplimiento. Eso significa que puedes usarlo para gestionar materias primas durante la producción hasta llegar al producto final, y luego hasta el cumplimiento al cliente.

Es un extenso software de ERP (planificación de recursos empresariales) que maneja toda la línea de producción.

El software de Katana incluso gestiona funciones operativas en planta, como la planificación de tareas y gestión de información, es decir, todas las funcionalidades que necesitas para la excelencia en la fabricación. 

Detrás de todo esto hay un potente sistema de planificación que ayuda a maximizar la eficiencia y la rentabilidad a lo largo de la cadena de producción.

Funcionalidades de Katana

• Paneles para la planificación visual de la producción.
• Datos en tiempo real para gestionar inventario.
• Aplicación de control de operaciones en planta para crear y configurar operadores de planta de producción.
• Sincronización de inventario entre Shopify y Katana.

6. Cin7 Core

Ideal para marcas de comercio electrónico en crecimiento que desean escalar sus operaciones.

Cin7 Core, anteriormente DEAR, es un sistema de gestión de inventario que hace accesibles funcionalidades de nivel empresarial a pequeñas empresas.

Combina múltiples paneles para cubrir diferentes aspectos de tu negocio, desde inventario y fabricación hasta integración de ventas e informes. La plataforma está diseñada para automatizar tareas que consumen tiempo, como el seguimiento de pedidos de clientes desde el presupuesto hasta el cumplimiento, proporcionando una visión clara de lo que está sucediendo en todos tus canales de venta.

Para la aplicación de Cin7 Core en Shopify, los planes estándar comienzan en $349 al mes (unos 298 €). Esto te da acceso a la gestión de pedidos multicanal, todas las funcionalidades operativas básicas, una aplicación de gestión de almacenes e informes completos. Integraciones oficiales con Xero, Amazon y QuickBooks están disponibles.

Funcionalidades de Cin7 Core

• Seguimiento detallado de ventas e inventario.
• Permite a los clientes gestionar sus pedidos a través de un portal de marca.
• Funcionalidad contable nativa, o integración con QuickBooks o Xero.
• Más de 70 informes personalizables para ventas, compras y datos de inventario.

Cómo encontrar el mejor sistema de gestión de inventarios

¿Tienes dificultades para elegir una plataforma de gestión de inventarios? Aquí tienes algunos consejos para encontrar el software de gestión de inventario adecuado para tu empresa.

Identifica necesidades y funcionalidades

Comienza identificando los requisitos que debe tener tu sistema de gestión de inventarios. ¿Tienes una pequeña tienda online que necesita seguimiento de envíos, o un negocio más grande que busca sincronización multicanal?

Una vez que hayas establecido tus necesidades, emparéjalas con funcionalidades de SGI como actualizaciones en tiempo real, soporte multicanal, pronóstico de demanda e integración de POS en tienda.

Por ejemplo: La minorista de Shopify Jen Greenlees, propietaria de la tienda de ropa infantil Sydney So Sweet, encontró su SGI buscando una característica específica: compatibilidad con iPad.

“Lo más importante era que el proceso de preparación y envío pudieran hacerse desde iPads, y que la pantalla incluyera la imagen del catálogo del artículo que se estaba enviando”, dice Jen. “Esta característica reduce nuestra tasa de errores en los pedidos a casi cero”.

“Como pequeña empresa de comercio electrónico, la impresión que un cliente recibe al abrir su primer pedido de nuestra parte es lo más importante, por lo que es crítico asegurarse de que los pedidos se envíen correctamente”.

Define tu presupuesto

Los costes del software de gestión de inventario pueden variar enormemente. Los precios generalmente se basan en la cantidad de pedidos que un SGI puede procesar. Recuerda incluir todos los costes potenciales al presupuestar para un nuevo software, incluyendo:

• Instalación
• Costes de configuración
• Capacitación del personal
• Migración desde otros sistemas
• Hardware para almacenes y tiendas

Considera el crecimiento de tu negocio al hacer tu presupuesto. Por ejemplo, puede que no necesites funcionlalidades de control de inventario en este momento, pero invertir en un SGI que optimice el inventario a través de distintos mercados asegurará que tengas suficiente stock cuando las ventas despeguen.

Crucialmente, eso significa una experiencia y una satisfacción del cliente consistentes en un momento en que tu marca está ganando confianza y credibilidad.

Busca integraciones

Tu nuevo sistema debe complementar o reemplazar tu stack tecnológico y ser personalizable con tu configuración. Verifica las capacidades de integración sin problemas con tu plataforma de comercio electrónico.

Para los minoristas con ubicaciones físicas, verifica que un sistema de gestión de inventarios se sincronice con tu POS. De esa manera, cada vez que vendas un artículo en la tienda, tu sistema de gestión de inventarios actualizará automáticamente los niveles de stock en tiempo real.

Si planeas expandir tu sistema para tus almacenes, comprueba si tu sistema de gestión de inventarios se integrará con un sistema de gestión de almacenes.

No olvides la usabilidad

Un sistema con funcionalidades avanzadas es genial, pero no, si es demasiado complejo para tu equipo. Opta por una solución que sea fácil de usar y simplifique tus operaciones. Considera el coste y el tiempo que necesitarás para capacitarte a ti y a tus empleados.

Beneficios de usar un sistema de gestión de inventarios

Para dirigir un negocio minorista rentable y eficiente, necesitas tener productos en stock cuando los clientes desean comprarlos.

Sin embargo, entre el orden en tu inventario, las ventas, el envío y el almacenamiento, tu cadena de suministro puede volverse complicada de gestionar.

Los sistemas de inventario efectivos automatizan y manejan los aspectos complejos de la gestión de inventarios para que puedas concentrar toda tu energía en las ventas.

Aquí están los cuatro principales beneficios de usar un sistema de gestión de inventarios:

1. Reducción de ventas perdidas

Las roturas de stock provocan una pérdida directa del 40 % de la venta potencial. No tener suficiente inventario para satisfacer la demanda de los clientes da como resultado que tu negocio deje de vender.

Afortunadamente, los sistemas de inventario actuales utilizan etiquetas RFID para reducir la rotura de stock de un 16,5 a un 9,8 %, lo que implica una mejora del 40,6 %.

En lugar de adivinar tus niveles de stock, sabrás en tiempo real exactamente cuánto inventario tienes disponible para vender. Un sistema de gestión de inventarios perpetuo actualiza los niveles de inventario cuando un producto es comprado, vendido o devuelto.

2. Reducción de pérdidas

Un sistema de gestión de inventarios automatizado te brinda actualizaciones en tiempo real sobre dónde se encuentra tu stock. Esta visibilidad es esencial si almacenas inventario en múltiples ubicaciones, como diferentes almacenes o tiendas físicas. Si vendes a través de varios canales, tu sistema también monitoriza esto.

Sin sistemas de seguimiento exhaustivos, es fácil que el inventario pase desapercibido. Por ejemplo, el stock dañado puede no ser registrado adecuadamente, o el inventario puede perderse en grandes almacenes.

Saber la ubicación exacta de tu inventario, incluso si almacenas productos en diferentes ubicaciones, ya sea a nivel nacional o internacional, ayuda a reducir el tiempo necesario para rastrear artículos individuales a lo largo de tu cadena de suministro.

3. Reducción de costes de almacén

El almacenamiento en almacenes representa costes operativos significativos para los minoristas. Pero un SGI puede ayudarte a reducir estos costes.

Los informes precisos del software de gestión de inventarios muestran qué productos tienen el mayor y menor volumen de ventas. Al ordenar menos SKU con bajo volumen de ventas, liberarás más espacio en tu almacén. Puedes utilizar este espacio para almacenar inventario que tenga un mayor volumen de ventas, aprovechando mejor tu espacio de almacenamiento.

Alternativamente, los informes de tu sistema de gestión de inventarios pueden mostrar que al almacenar menos productos con bajo volumen de ventas, puedes reducir el tamaño de tu almacén y disminuir tus costes.

4. Gestión de socios logísticos de terceros

Las fluctuaciones en la demanda, la estacionalidad, la logística de la cadena de suministro y el ciclo de vida natural de un producto pueden hacer que la gestión del inventario parezca un objetivo en movimiento. Cuando trabajas con una empresa de logística de terceros, esas fluctuaciones pueden dificultar la comunicación de las necesidades de inventario durante las temporadas de ventas.

Con un sistema centralizado, todos pueden acceder a la misma información, manteniendo las comunicaciones entre comerciantes y 3PL claras y organizadas.

Encuentra un sistema de gestión de inventarios para potenciar tu crecimiento

Un buen sistema de gestión de inventarios hace más que prevenir roturas de stock: optimiza el cumplimiento para ahorrarte tiempo a ti (y a tus clientes).

Elegir el sistema de gestión de inventarios adecuado puede marcar la diferencia entre una base de clientes satisfecha y en crecimiento y una oficina trasera estresante que lucha por mantenerse al día con la demanda.