소규모 비즈니스를 위한 효과적인 10가지 회계 모범 사례

정확한 회계 관행은 재정 상황을 파악하는 데 도움을 주며, 사업 대출 신청, 세금 신고 및 새로운 투자자 유치에 필수적입니다. 본 블로그에서는 재정을 효과적으로 관리하고 사업을 더욱 성공적으로 이끌 수 있는 최고의 회계 모범 사례를 소개합니다.

부기란 무엇인가요?

부기(장부 관리)란 사업체의 모든 재무 거래를 기록하는 관행입니다. 구매, 투자, 매출 등 다양한 거래는 일반 장부(보통 물리적 장부나 디지털 스프레드시트 형태)에 기록됩니다. 또한 정보 처리를 위해 부속 장부에 기록되기도 합니다.

부기는 회계와 일부 겹치는 부분이 있지만, 회계사는 부기 장부 관리자보다 훨씬 더 분석적인 역할을 수행합니다. 회계사는 종종 장부 관리자가 기록한 데이터를 사용하여 수학적 계산을 수행하고 트렌드를 추적합니다. 회계사가 되려면 학사 학위가 필요하거나 공인회계사(CPA) 자격증을 취득해야 하지만, 부기 장부 관리자는 고등학교 졸업장만 있으면 됩니다.

소규모 비즈니스를 위한 10가지 회계 모범 사례

1. 장부 관리 및 회계 시스템 신중히 고려하기
2. 개인 재정과 사업 재정 분리하기
3. 외상매출금 및 외상매입금 설정하기
4. 일반적으로 인정되는 회계 원칙(GAAP) 따르기
5. 같은 회계 시스템 유지하기
6. 일반 재무 보고서 유지하기
7. 현금흐름 관리에 특별히 주의하기
8. 분기별 리뷰 실시하기
9. 신용카드 및 은행 명세서로 장부 확인하기
10. 필요 시 전문가 고용하기

이 10가지 효과적인 장부 관리 관행은 재정을 파악하는 데 도움을 줄 뿐만 아니라, 사업의 재정 상황에 대한 귀중한 통찰력을 제공합니다.

1. 장부 관리 및 회계 시스템 신중히 고려하기

나중에 방식을 변경하는 것이 까다로울 수 있으므로, 장부 관리 및 회계 방법을 선택할 때 신중하게 생각해야 합니다. 다음과 같은 2가지 주요 옵션이 있습니다.

1. 수기 장부 관리. 손으로 기록하며 상대적으로 저렴하지만(업무 처리 시간이 있거나 처리할 직원이 있는 경우), 인적 오류가 발생할 수 있습니다.
2. 디지털 장부 관리. 컴퓨터에서 소프트웨어를 사용하여 처리합니다. 때로는 비용이 많이 들 수 있으며, 소프트웨어 사용법을 배우는 데 시간이 더 걸릴 수 있습니다. 그러나 일단 익혀두면 많은 시간을 절약할 수 있습니다.

2. 개인 재정과 사업 재정 분리하기

소규모 사업자는 사업 자금과 개인 계좌와 분리하는 데 특별히 주의해야 합니다. 이를 소홀히 하면 재무 데이터가 부정확해져 대출자와 잠재 투자자의 협력을 끌어내기가 힘들 수 있습니다. 사업용과 개인용으로 별도의 은행 계좌를 개설하는 것이 좋습니다. 또한, 사업자용 신용 점수를 별도로 설정하여 개인 재무 상태가 사업으로 인해 부정적인 영향을 받지 않도록 할 수 있습니다.

3. 외상매출금 및 외상매입금 설정하기

장부 관리자는 사업의 단기 채무 및 채권을 추적해야 합니다. 이를 위해 다음의 2개의 계좌에 정보를 기록합니다.

1. 외상매출금. 제공한 서비스나 판매한 상품에 대한 모든 미수금을 기록합니다.
2. 외상매입금. 공과금, 공급업체 대금 등 단기적으로 지불해야 하는 금액을 기록합니다.

소규모 비즈니스는 모든 송장과 청구서를 신중하게 추적하여 이 계좌를 설정할 수 있습니다. 장부 관리자는 모든 미지급 송장을 외상매출금에 기록하고, 모든 미지급 청구서는 외상매입금에 기록해야 합니다.

4. 일반적으로 인정되는 회계 원칙(GAAP) 준수하기

한국에서는 회계 업무 표준화를 위해 일반적으로 인정되는 회계 원칙(GAAP)을 채택하고 있습니다. 공공 기업은 법적으로 GAAP를 사용해야 하며, 사기업은 이를 준수하는 것이 강제적인 의무는 아니지만, 외부 회계사와의 업무 시에 혼란을 최소화하기 위해 이를 따르는 경우가 많습니다.

사업을 국제적으로 확장할 계획이라면, 전 세계 회계사들을 위한 지침 원칙을 제공하는 국제회계기준(IFRS)을 따르는 것도 고려해 볼 수 있습니다. 이 기준은 법적 구속력은 없지만, 국제 고객과의 원활한 소통을 원하는 업체에 유용할 수 있습니다.

5. 같은 회계 시스템 유지하기

어떤 장부 관리 시스템을 사용할지 결정했으면, 그 시스템을 유지해야 합니다. GAAP 원칙을 사용할 경우, 그 시스템을 일관되게 사용하고 필요하지 않는 한 변경하지 않도록 합니다. 사용하는 장부 관리 소프트웨어나 업무를 담당하는 장부 관리자도 마찬가지입니다. 여러분에게 맞는 것을 선택하고 지속적으로 사용하면 복잡성을 줄이고 기록의 정확성을 유지하는 데 도움이 됩니다. 새로운 장부 관리자를 고용하거나 새로운 회계 소프트웨어를 찾을 때는 기록을 신중하게 전환하고 오류가 발생하지 않도록 시간을 들여 꼼꼼하게 확인해야 합니다.

6. 일반 재무 보고서 유지하기

대부분의 사업체는 다음과 같은 최소 3가지 주요 재무 보고서를 유지합니다.

1. 손익계산서. 특정 기간(보통 1년 또는 1분기) 동안 사업의 모든 수익원, 비용 및 이익을 보여주는 문서입니다.
2. 재무상태표. 특정 시점의 회사 자산과 부채를 보여주는 문서입니다.
3. 현금흐름표. 현금흐름표는 일정 기간 동안 회사의 현금 유입과 유출에 대한 정보를 제공합니다.

이 3가지 보고서를 통해 회계사와 잠재 투자자는 해당 사업체의 재무 상황을 더욱 명확하게 파악할 수 있습니다.

7. 현금흐름 관리에 특별히 주의하기

위의 3가지 재무 보고서 중에서 현금흐름표는 모든 현금 지출 및 수입을 상세히 설명하므로 특히 중요합니다. 이를 통해 특정 사업 비용과 수익원이 회사의 재정 상태에 미치는 영향을 이해할 수 있습니다. 현금흐름을 분석하면 특정 고객이 결제 대금을 늦게 지불하거나, 일부 공급업체가 과도한 요금을 청구하는 것을 발견할 수 있습니다. 이러한 정보를 통해 특정 고객 및 공급업체와의 거래를 중단하거나 가격 책정 전략을 조정하는 데 참고할 수 있습니다.

8. 분기별 리뷰 실시하기

분기별 리뷰에서는 회계 전문가가 장부 관리자가 기록한 모든 재무 데이터를 검토하고 사업 성장, 비용 절감, 대출 및 기타 재무 문제에 대한 조언과 권장 사항 등을 제공합니다. 이 시간을 활용하여 사업의 미래를 위한 전략을 세우고 계획할 수도 있습니다.

9. 신용카드 및 은행 명세서로 장부 확인하기

매달 은행 및 신용카드 명세서와 기록된 거래를 재확인하는 것은 장부 오류의 위험을 최소화하는 좋은 방법입니다. 그러나 은행 및 신용카드 명세서가 좋은 장부 관리를 대체할 수 없다는 점을 기억하는 것이 중요합니다. 은행이나 카드사도 실수할 수 있으므로 송장과 영수증을 보관하고 기록해 두는 것이 중요합니다.

10. 필요시 전문가 고용하기

장부 관리는 많은 시간과 노력이 드는 작업일 수 있으며, 특히 이미 바쁜 소규모 사업자에게는 더욱 부담스러울 수 있습니다. 하지만 거래 기록을 소홀히 관리하면 장부 관리 업무가 계속 쌓이고, 결국 기록 관리가 매우 어려워질 수 있습니다. 만약 장부 관리 업무가 뒤처지거나 감당할 수 없는 상황이라면, 전문 장부 관리 인력을 고용하여 기록을 최신 상태로 유지하는 것이 좋습니다.