주문 관리 시스템이란? 소프트웨어 및 특징(2025)

많은 기업, 특히 빠르게 성장하는 판매업체에게는 여러 판매 채널과 배송 장소에서 주문을 관리하고 처리하는 것이 쉽지 않을 수 있습니다. 주문 접수부터 배송까지의 과정에는 재고 가시성, 주문 프로필, 반품 등 수많은 과제가 따릅니다.

이러한 문제를 해결하는 한 가지 해결책은 무엇일까요? 창고별로 재고 수준을 추적하고, 멀티판매 채널의 주문 데이터를 통합하고, 배송을 효율화하고, 제품을 신속히 배송하고, 반품 및 교환을 관리하며, 보고를 중앙화화는 주문 관리 시스템(OMS)이 바로 그 해답입니다.

본 가이드에서는 주문 처리 시스템이 처리해야 하는 작업부터 중앙화된 대시보드의 이점에 이르는 다양한 세부 사항을 다룹니다. 또한 여러분에게 필요한 OMS 유형이 어떤 것인지 판단하는 데 도움을 되는 정보를 제공합니다.

주문 관리 시스템이란?

주문 관리 시스템(OMS)은 전자상거래에서 판매, 주문, 재고 및 이행을 추적하는 데 사용되는 디지털 도구입니다. OMS는 주문 수령부터 배송까지의 주문 처리 주기를 간소화하여 정확성과 효율성을 보장합니다. OMS는 고객 만족과 운영 효율성을 유지하는 데 필수입니다. 오늘날 주문 관리는 비즈니스 운영의 거의 모든 측면에 영향을 미치는 다차원 시스템을 요구합니다. 

예를 들어, 주요 전자상거래 플랫폼인 Shopify는 서비스의 일환으로 자체 주문 관리 시스템(OMS)을 제공합니다. Shopify의 시스템을 통해 전자상거래 기업은 매장 내 구매, 온라인 스토어 판매, 기타 마켓플레이스 등 멀티채널 주문을 처리하고 단일 플랫폼에서 모든 주문을 관리할 수 있습니다.

주문 관리 시스템 기능

주문 관리 시스템은 주문 입력부터 주문 처리까지 전체 프로세스를 효율화하는 종합 솔루션입니다. Shopify 같은 일부 시스템은 다중 창고 및 위치 간 주문 처리를 조정하기 위해 분산형 주문 관리 기능을 제공합니다.

주요 기능으로는 다음과 같은 내용이 있습니다.

• 주문 관리 대시보드: 주문 관리를 위한 중앙 집중형 허브. 주문을 분류, 정렬, 검색, 태그 지정 및 메모 추가할 수 있습니다. 배송 상태를 추적하여 실패하거나 지연된 배송에 대한 후속 조치를 쉽게 수행할 수 있습니다. 배송 목적지, 주문 처리 상태, 제품 SKU 등 다양한 기준에 따라 모든 주문을 한눈에 확인하고 정리할 수 있는 맞춤형 인터페이스를 통해 가시성과 우선순위 지정을 개선할 수 있습니다.
• 스마트 주문 경로 할당: 다양한 기준을 기반으로 주문을 최적의 주문 처리 위치에 지정합니다. 자체 시설이나 제3자 물류 제공업체와 협력하여 주문을 더 효율적으로 처리합니다.
• 자동화: Shopify Flow를 사용하여 배송, 재고, 반품 프로세스를 자동화하고 간소화합니다. 반복적인 작업을 자동화하여 수동 개입을 줄이고, 오류 발생을 최소화하며, 시간을 절약합니다.
• 대량 작업: 한 곳에서 송 라벨, 포장 목록, 양식을 다량으로 생성, 구매, 인쇄할 수 있습니다. 배송, 요청, 취소에 대한 대량 작업을 수행하여 처리 속도를 높입니다.
• 주문 수정 기능: 배송 전 주문을 수정하여 고객 경험을 개선하고 오류를 줄입니다. 주문 처리 프로세스에 지장을 주지 않으면서, 요청 및 변경 사항을 유연하게 적용할 수 있습니다.
• 초안 주문 생성: 어디서나 주문을 생성하고 청구서를 발행하여 고객에게 이메일로 전송하고, 고객은 온라인 또는 오프라인에서 결제할 수 있습니다. 주문 생성 시 다양한 판매 시나리오에 대응할 수 있는 유연성을 제공합니다.
• 통합 재고 관리: 모든 주문 처리 위치와 판매 채널 간 재고 수준을 동기화하여 재고 부족이나 과잉을 예방합니다.
• 실시간 주문 분석: 모든 주문(접수, 처리 중, 배송 완료, 반품 등)에 대한 즉각적인 데이터를 제공합니다. 이러한 실시간 데이터를 활용해 정보에 기반한 의사결정을 내리고 개선 분야를 식별합니다.
• 제3자 물류 통합: 신뢰할 수 있는 시스템 및 통합 파트너가 개발하고 유지보수하는 수백 개의 사전 구축된 앱을 통해 주요 3PL 파트너 및 시스템과 통합합니다.  
• ERP 통합: 백오피스 시스템과 연결하여 포괄적인 재무 및 운영 감독을 제공합니다.  
• API를 통한 맞춤화: 맞춤형 워크플로를 구축하여 복잡하고 고유한 배송 프로세스를 모델링하고 자동화할 수 있는 주문 처리 API를 사용합니다.

주문 관리 시스템은 어떤 일을 하나요?

OMS는 채널별 재고 수준을 추적하고, 주문 처리를 자동화하고, 반품 및 교환(역물류)를 처리하고, 고객 정보를 관리하며, 주문 및 재무 데이터를 통합합니다. 간단히 말해, OMS는 고객이 구매한 제품을 고객에게 정확히 배송되도록 보장하고, 배송 완료 시에 이를 고객과 판매자 모두가 확인할 수 있게 해주는 시스템입니다.

채널별 재고 수준 추적하기

현대 비즈니스의 장점은 브랜드가 다양한 채널을 통해 고객에게 도달할 수 있다는 점입니다. 고객은 매장에서 판매 시점(POS) 소프트웨어를 통해 제품을 구매하거나, 브랜드의 직접 소비자에게 판매하는 전자상거래 스토어, 온라인 마켓플레이스 또는 소셜 미디어 채널을 통해 구매할 수 있으며, 온라인과 오프라인을 결합한 온라인 구매 후 매장에서 픽업(BOPIS)과 같은 배송 옵션을 활용할 수도 있습니다.

OMS는 소매업체가 물품을 배송하는 여러 위치에서 재고를 관리하고 동기화하는 데 도움을 줍니다. 이는 오프라인 소매점이나 온라인 주문을 위한 주문 처리 센터 또는 창고에서 이루어질 수 있습니다. 이는 향후 2년 동안 재고 관리 프로세스에 투자할 계획이 있는 전자상거래 브랜드를 위해 설계된 도구입니다.

이를 통해 다음을 수행할 수 있습니다.

• 모든 소매점과 주문 처리 위치에서 재고 수준 업데이트하기
• 소매점과 주문 처리 위치 간에 재고 이동하기
• 재고에 SKU가 부족할 때 자동으로 알림을 받고 재고 보충하기
• 지역 또는 판매 채널별로 어떤 SKU가 가장 잘 팔리는지 파악하기

Shopify와 같은 OMS 솔루션은 다중 위치 재고 관리 기능을 제공하여, 기업이 최대 1,000개에 이르는 창고, 물류 센터, 매장의 재고를 효율적으로 추적할 수 있도록 지원합니다. 이러한 시스템은 공급업체를 위한 구매 주문(PO)을 생성하고, 위치 간 재고 이전을 처리할 수 있으며, 전체 재고 수준과 이동 현황을 종합적으로 모니터링할 수 있는 기능도 제공합니다.

주문 처리 프로세스 자동화하기

오늘날의 OMS는 전체 공급망을 상호 연결된 생태계로 간주하여, 판매자가 주문부터 배송까지 내부 프로세스를 자동화할 수 있도록 합니다.

주문 처리, 픽킹 및 배송 프로세스를 가능한 한 짧은 시간 안에 진행하기 위해, 전자상거래 판매자는 OMS를 통해 다음 작업을 수행할 수 있습니다.

• 배송지나 결제 통화에 관계없이 결제 수락하기
• 판매 관리 창고, 소매 위치 또는 3PL를 포함한 최적의 배송 처리 위치로 연결하기
• 주문을 내부에서 처리할 경우 자동으로 배송 라벨 및 포장 슬립 인쇄하기
• 연결된 배송 제공업체와 함께 주문 처리 및 배송 상태 추적하기

OMS는 주문 처리 경로를 최적의 위치로 보내야 합니다. 이는 고객 주문이 창고와 가까운 경우에만 해당하는 것이 아니라, 동일한 목적지 시장 내에서 주문 우선순위를 정하거나 우선 위치를 정하는 데에도 적용될 수 있습니다.

역물류 처리하기

주문 처리 시스템을 이용하여 고객을 불편하게 하지 않고, 모든 관련자가 번거로움 없는 반품 처리를 수행할 수 있습니다. 또한 온라인 스토어에서 자체적인 반품 기능을 지원하여 고객이 번거롭게 전화나 이메일로 담당자에게 연락하지 않아도 가장 편한 때에 반품 절차를 시작할 수 있습니다.

고객에 제품을 반품해야 하는 경우, 반품 라벨을 자동으로 인쇄할 수 있습니다. 반품 주소는 고객의 위치에 따라 달라지며, 이를 통해 반품을 최대한 빠르게 접수하고 환불 처리할 수 있습니다. 또한 고객은 온라인으로 반품 진행 상황을 추적할 수 있습니다.

뿐만 아니라, 고객 서비스 팀은 고객이 반품한 제품에 대한 정보를 즉시 확인할 수 있으며, 모든 고객이 구매한 제품이나 구매 방법, 장소 등에 관계없이 동일한 수준의 서비스를 받을 수 있습니다.

고객 정보 관리하기

주문 처리 시스템(OMS)은 고객 관계 관리(CRM) 플랫폼 역할을 할 수 있습니다. 이를 통해 판매자는 고객에 대한 모든 정보, 이전 주문, 생애 가치 및 위치를 파악할 수 있습니다.

OMS는 판매자에게 고객 데이터에 대한 통찰력을 제공하므로, 추가 구매를 유도하는 고도로 맞춤화된 메시지를 작성하는 데 도움이 됩니다.

예를 들어, 전자상거래 브랜드는 OMS에서 데이터를 추출하여 다음과 같은 고객 세그먼트를 생성할 수 있습니다.

• 유럽에 있는 고객
• AOV가 5만 원 이상인 고가치 고객
• 한 개의 제품을 구매한 후 웹사이트에 다시 방문하지 않은 고객

브랜드는 각 고객 세그먼트에 대해 다른 마케팅 전략을 구사합니다. 예를 들어, 유럽에 있는 고객은 미국 고객과 동일한 일반 마케팅 이메일을 받지 않습니다. 가격이 비싼 제품은 구매 가능성이 높은 고가치 고객에게 추천됩니다. 또한 한 번만 구매한 고객에게는 인기 제품이 이메일 상단에 노출됩니다.

이전 구매 내역을 반영하고 추가 가치를 제공하는 이메일 개인화가 10~15% 더 높은 전환율을 보인다는 것이 입증되었습니다. 이는 OMS를 통해 자동으로 생성되는 고객 보고서를 활용해 손쉽게 구현할 수 있습니다.

주문 및 재무 데이터 통합하기

모든 주문 데이터를 단일 중앙 시스템에서 확인할 수 있는 것은 좋지만, 전자상거래 비즈니스를 운영하는 데 필수적인 부분은 실제로 수익을 내고 있는지 판단하는 것입니다. 이러한 분석이 가능해야 어디서 어떻게 수익을 내고 있는지를 파악하여 더 많은 수익을 창출할 수 있습니다.

대부분의 OMS는 다른 백오피스 기능, 특히 재무 소프트웨어와 통합할 수 있는 기능을 갖추고 있습니다. OMS는 회계 소프트웨어에서 정보를 가져와 재고 및 판매 데이터를 통합할 수 있습니다. 이를 통해, 수동으로 데이터를 입력하지 않고도 미지급금과 미수금에 대한 통찰력을 얻을 수 있으며, 청구서 및 구매 주문서 생성을 자동화할 수 있습니다.

우수한 주문 관리 시스템의 이점

우수한 주문 관리 시스템은 다음과 같은 이점을 제공합니다.

• 주문 정확도 향상: 주문 처리 과정을 자동화하여 배송 오류와 비용이 발생하는 반품과 같은 사람의 실수를 줄일 수 있습니다.
• 더 빠른 피킹, 포장, 배송: 재고가 있는 최적의 주문 처리 센터를 식별하여 프로세스를 간소화해 더욱 빠른 배송을 가능하게 합니다.
• 배송 비용 절감: 전 세계 주요 배송업체와 통합되어 사전 협상된 할인 요금을 제공하며, 라벨 인쇄를 간소화합니다.
• 채널 관리 중앙화: 모든 채널의 주문을 단일 대시보드에 통합하여 누락되거나 중복된 주문을 최소화하고 고객 서비스 응답 시간을 개선합니다.
• 고객 기대 충족: 주문 업데이트를 위한 자체 추적 페이지를 제공하여 배송 진행 상황의 투명성을 높이고 소통 부족으로 인한 부정적인 리뷰를 방지합니다.
• 재고 부족 방지 및 재고 예측: 판매 트렌드와 인기 제품에 대한 종합적인 데이터를 제공하여 과잉 재고나 재고 부족을 예방하는 정확한 재고 예측을 가능하게 합니다.

OMS는 가장 효율적인 주문 처리 방법을 선택하는 과정을 자동화하여 배송 속도와 고객 만족도를 높입니다.
Revelation Machinery 대표이사 및 CEO, Tanner Arnold

OMS의 문제점

모든 장점에도 불구하고, 주문 관리 시스템은 단점도 있습니다. 소매업체가 직면하는 일반적인 3가지 문제점은 다음과 같습니다.

• 통합: 기존 시스템과의 통합이 복잡하여 데이터 불일치와 지연 등과 같은 문제가 발생할 수 있습니다.
• 확장성: 기본 시스템은 비즈니스 성장에 제대로 대응하지 못할 수 있으며, 증가하는 주문량과 해외 거래 처리를 위해 더 강력한 솔루션이 필요할 수 있습니다.
• 맞춤화: 특정 비즈니스 프로세스에 맞추기가 어려울 수 있으며, 이는 효율성 저하로 이어질 수 있습니다. 예를 들어, 맞춤형 가구 제조업체는 복잡한 맞춤형 주문을 처리하기에 적합하지 않은 시스템으로 인해 어려움을 겪을 수 있습니다.

최고의 전자상거래 OMS 소프트웨어 및

새로운 OMS를 찾고 있거나 기존 OMS를 교체하려는 경우, 비즈니스에 주문 관리 시스템을 구현할 준비가 되었다면 고려할 만한 훌륭한 옵션 4가지가 있습니다.

Shopify

Shopify는 확장 가능한 브랜드를 위한 올인원 전자상거래 플랫폼입니다. 당사의 플랫폼은 자체 주문 관리 시스템을 제공하여 기업이 매장, 온라인 스토어 또는 기타 판매 채널 및 마켓플레이스에서 주문을 처리할 수 있도록 합니다. 또한 단일 중앙 대시보드에서 주문을 추적, 관리 및 이행할 수 있습니다. Shopify는 또한 판매자가 설정한 주문 라우팅 규칙에 따라 주문을 가장 적합한 주문 처리 위치로 자동으로 라우팅합니다.

Shopify의 OMS는 다음과 같은 기능을 제공합니다.

•     USPS, UPS, DHL 등 주요 배송업체와의 통합
•     배송 요금 할인(소매 요금 대비 최대 88% 절감)
•     모든 판매 채널에서 실시간 재고 업데이트
•     지역 배송 및 매장 내 픽업 옵션 지원
•     최대 1,000개의 주문 처리 위치 관리 기능
•     반품 및 교환 관리 솔루션

성공 사례 중 하나는 Shopify의 자체 OMS를 활용해 배송 처리를 혁신한 Snarky Tea입니다.

Jenni-Lyn Williams가 설립한 Snarky Tea는 소규모 기업으로 시작하여 수백 가지 제품을 갖춘 직접 소비자 판매자 기업으로 성장했습니다. Vogue, Oscars, Shark Tank 등에서 빠른 성장과 홍보로 인해 재고, 배송, 배송 관리 효율성을 유지하는 데 어려움을 겪었습니다.

Shopify의 주문 관리 솔루션을 통합하여 Snarky Tea는 다음과 같은 성과를 달성했습니다.

•     할인 요금을 통해 월 $25,000(약 3,400만 원)의 배송 비용 절감
•     생산 시설과 주문 처리 센터 전반에 걸친 정확한 재고 추적
•     자동화된 라벨 인쇄와 USPS 배송 목록을 활용한 원활한 주문 배송
•     배치 인쇄 시 오류 감소로 고객 만족도 향상
•     수동 작업 및 다중 시스템 점검이 감소하여 연간 360시간 절감

*환율 기준은 2025년 7월

Jenni-Lyn은 Shopify의 OMS를 게임 체인저라고 표현하며 다음과 같이 말합니다. “Shopify 생태계 내에서 더 많은 일을 처리할 수 있을수록 더 좋습니다. 불필요한 번거로움을 줄여주고, 체계적으로 운영하는 데 큰 도움이 됩니다.”

ShipHero

ShipHero는 성장하는 전자상거래 브랜드를 위한 또 다른 주문 관리 솔루션입니다. 클라우드에서 구축된 이 플랫폼은 기업이 재고를 보다 쉽게 관리하고 주문 프로세스를 간소화하며 오류를 줄이고 전반적인 운영 효율성을 높이는 데 도움을 줍니다.

사용자 친화적인 인터페이스로 잘 알려져 있으며, 전자상거래 기업의 규모에 관계없이 고유한 요구에 맞게 워크플로를 맞춤화할 수 있는 인터페이스입니다. 또한, ShipHero는 여러 판매 채널을 관리하고, 주문 라우팅을 최적화하며, 작업을 자동화하는 강력한 도구 모음을 제공합니다. 이를 통해 기업은 다른 프로젝트에 더 많은 시간과 자원을 할애할 수 있습니다.

ChannelApe IOMS

ChannelApe IOMS는 전략적 재고 운영을 위한 강력한 플랫폼으로, 기업이 판매, 주문 처리, 재무 및 고객 서비스를 통합하는 데 도움을 줍니다. 이 플랫폼은 기업의 “운영 미션 컨트롤”로 불리며, 비즈니스 성과를 종합적으로 살펴볼 수 있도록 실시간으로 지표를 통합하는 유용한 대시보드를 제공합니다.

특히 ChannelApe는 기업이 공급망에 대한 가시성을 높이는 데 도움을 주어 운영을 확장하고 실수를 줄일 수 있도록 합니다. 또한, 기업은 보류, 경로 설정, 편집, 사기 방지 등과 같은 고급 재고 및 주문 관리 도구를 활용할 수 있습니다.

Manhattan Associates

Manhattan Associates는 공급망 및 옴니채널 상거래 소프트웨어 제공업체입니다. 이들은 기업이 공급망 운영, 재고 관리 및 주문 처리 프로세스에서 최대한의 효율성을 얻도록 지원하는 솔루션을 제공합니다.

특히 통합 상거래의 개념에 주목하고 있는 이 업체의 클라우드 기반 솔루션은 기업이 여러 상거래 분야에서 성공할 수 있도록 돕는 데 초점을 맞추고 있습니다. 이는 인력 유지, 클라우드 기술 혁신, 매장을 통한 주문 처리, 운송 및 유통, 수익성 있는 주문 처리 및 재고 예측 등을 포함합니다. 이 업체는 공급망 기술 분야의 전문성으로 잘 알려져 있으며, 기업의 특정 요구에 맞춘 맞춤형 솔루션을 제공할 수 있습니다.

주문 처리 시스템 선택 방법

적절한 주문 관리 시스템을 선택하려면 많은 요소로 고려해야 합니다. 이는 시스템이 자동화할 수 있는 워크플로와 기존 플랫폼과의 통합 가능성 모두 해당합니다.

다음은 OMS를 선택하는 단계별 프로세스입니다. 여기에는 최종 후보 목록에 포함된 시스템이 갖춰야 할 기능들도 포함되어 있습니다.

1. 목표 및 우선순위 정의하기

새로운 형태의 소프트웨어에 대한 투자와 마찬가지로, OMS를 찾는 첫 번째 단계는 어떤 목적으로 사용할지 이해하는 것입니다. 내부 이해관계자와 회의를 열어 필수 기능과 있으면 선택 기능을 모두 파악하세요.

이 논의 과정에서 확장성과 미래 지향성을 반드시 고려하세요. 비즈니스 확장 계획은 의사 결정에 중요한 역할을 합니다. 비즈니스가 성장함에 따라 함께 성장할 수 있는 OMS를 선택하는 것이 이상적입니다.

2. 제안 요청서(RFP) 작성하기

주문 관리 솔루션 공급업체는 여러분의 선택을 돕기 위해 제안 요청서를 제출합니다. 이러한 제안서의 목표는 여러분의 비즈니스와 공급업체가 구현하려는 시스템의 기술적 요구사항과 한계점을 명확히 공유하는 것입니다.

제안 요청서에는 OMS의 기능에 대한 여러분의 기대사항을 구체적으로 넣어야 합니다. 공급업체가 여러분에게 적합한 맞춤형 제안을 할 수 있도록 아래 정보를 제공하세요.

• 월별 주문 처리량
• SKU 수량
• 사용 중인 기존 소프트웨어 또는 하드웨어
• 시스템 도입 및 구현 일정
• 교육 및 지원에 대한 세부정보

3. 옵션 평가하기

처음 여러분에게 접촉한 업체의 솔루션이 여러분에게 완벽하게 적합할 가능성은 낮습니다. 따라서 4~6곳 정도의 잠재적인 공급업체 목록을 작성하고, 각 업체에 데모나 체험판을 요청하여 실제로 솔루션을 경험해보는 것이 좋습니다.

이 과정에서 다음의 체크리스트를 기준 삼아 각 OMS 공급업체를 평가해 보세요.

• 구매 주문 생성과 같은 수동 프로세스가 필요 없는 워크플로 자동화 기능이 있나요?
• 멀티채널, 다국 통화, 다지역 판매를 통합 관리할 수 있나요?
• 여러 위치의 물류 창고를 지원하나요?
• 실시간 재고 업데이트를 제공하나요?
• 문제를 더 효과적으로 파악하고 변화에 대비할 수 있도록 보고서 및 예측 기능을 제공하나요?
• 여러분의 속도에 맞춰 혁신할 수 있도록 API에 접근할 수 있나요?
• 회계, 창고 관리, 주문 처리, 3PL 등 광범위한 공급망 생태계에 대한 자체 및 제3자 통합을 지원하나요?
• 플랫폼이 정체되어 있지 않고 지속적으로 새로운 기능이 추가되고 있나요?

100% 적합한 공급업체를 찾기는 어려울 수 있습니다. 최종 선택은 여러 가지 타협 기준에 따라 달라지기 마련입니다.

기능과 기능만을 솔루션 선택 기준을 삼지 말고, 비즈니스 관계의 전체를 고려해야 합니다. 다음과 같은 질문을 생각해 보세요. 공급업체의 팀이 도움이 되나요? 그들은 해당 분야의 전문가인가요? 그리고 그들은 고객에게 확장 및 성장 옵션을 제공하기 위해 플랫폼을 지속적으로 발전시키려고 노력하나요?

여러분의 비즈니스에 적합한 OMS는 가능한 한 많은 기준을 충족해야 합니다.

비즈니스에 적합한 OMS 찾기

새로운 OMS를 선택하는 것은 가볍게 결정할 일이 아닙니다. 적합한 OMS를 활용해야 시간과 비용을 절약하고, 고객이 계속 여러분의 비즈니스를 찾도록 더 나은 경험을 제공할 수 있습니다.

OMS 목록을 작성하고, 각 시스템이 팀 전체에게 필요한 필수 기능을 갖추고 있는지 평가하세요. 또한 공급업체에 OMS 구현에 대한 조언을 요청하세요.

OMS에 처음 적응하려면 시간이 조금 걸릴 수도 있습니다. 하지만 모든 주문 관련 데이터를 단일 플랫폼에서 처리하고, 주문 처리를 자동화하며, 고객에게 실시간 배송 업데이트를 제공하는 중앙화된 플랫폼을 통해 얻는 이점을 금방 발견하게 됩니다.